Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Medarbetarna bidrar till bättre beslut

2014-10-23 Alla chefer och medarbetare har fått komma till tals, när Riksarkivet har tagit fram ett nytt samverkansavtal.

_MG_0537klar

Riksarkivets centrala samverkansgrupp har möte, med riksarkivarie Björn Jordell som ordförande. Foto: Micke Lundström.

Det är måndag eftermiddag i början av oktober 2014. Riksarkivets centrala samverkansgrupp ska snart avsluta ett möte som pågått sedan tidig förmiddag.

Diskussionerna inom gruppen flyter bra. Tillit är ett nyckelord och det är uppenbart att förtroendet är stort mellan parterna.

– Det gäller att få samma kultur som vi har här centralt, på andra ställen i landet, konstaterar Peter Jansson, Saco-S representant i arbetsgruppen.

Obekvämt arbetssätt

Det har dock inte alltid varit på samma sätt.

När Landsarkiven, som tidigare hade varit egna myndigheter, 2010 införlivades i myndigheten Riksarkivet krävde detta ett omfattande omorganisationsarbete – där samverkansfrågorna hamnade lite vid sidan av.

De fackliga företrädarna upplevde att besluten forcerades fram och att de inte fick vara med i diskussionerna inför beslut. Det gick så långt att de hotade att säga upp samverkansavtalet.

– Vi var helt enkelt inte bekväma med arbetssättet, säger Adam Rönnlund, Sekos representant i arbetsgruppen.

– Det var egentligen inte vi heller. Det är nog därför det blev så bra när vi prövade ett nytt arbetssätt, säger Lena Fröidstedt, HR-chef på Riksarkivet.

Samverkansgruppen införde dialogmöten utan dagordning och utan anteckningar, där man lyfte ett fåtal frågeställningar och diskuterade dessa öppet och fritt. Något som skapade stort förtroende inom gruppen.

Gemensamt beslutade parterna att ta fram samverkansavtalet på ett nytt sätt.

– Vi bestämde oss för att lyssna på vad folk verkligen ville, berättar Anna Forslund, ST-representant i arbetsgruppen.

Nytt samverkansavtal

Den centrala samverkansgruppen gav sig ut och besökte Riksarkivets tolv avdelningar, runt om i landet, för att träffa samtliga medarbetare. Medarbetarna fick svara på tre frågor: Vad är samverkan för dig? Vad får dig att känna dig delaktig? Vilket är det viktigaste mötet för dig?

Svaren lade grunden för ett nytt samverkansavtal, som blev klart i februari 2014 och trädde i kraft den 1 juli.

– Det nya avtalet följer beslutsordningen. Det är cheferna som fattar besluten och besluten gäller, men genom samverkan bidrar medarbetarna till att det blir bättre beslut, säger Lena Fröidstedt.

Hon betonar att samverkan måste vara en del av det vanliga arbetet, en metod för att utveckla verksamheten – inte någonting man sköter isolerat från det vanliga arbetet.

Ny samverkansturné

Efter att avtalet tagits fram har den centrala samverkansgruppen gett sig ut på en ny turné. Denna gång är det de lokala samverkansgrupperna på samtliga tolv avdelningar som får besök.

– Vi pratar om andemeningen i avtalet och hur vi arbetar med samverkan centralt, samt ger tips och idéer på hur man kan få till en bra samverkan, berättar Anna Forslund.

– Alternativet hade varit att bara lägga ut avtalet på intranätet, men det hade inte varit bra. Det är bra även för oss i den centrala samverkansgruppen att vi inventerar hur det ser ut runt om i landet, säger Adam Rönnlund.

Med samma partsgemensamma arbetssätt har Riksarkivet även tagit fram en ny värdegrund och påbörjat arbetet med en Medarbetar- och chefspolicy.

Stöd från Partsrådet

Riksarkivet har tagit hjälp av Partsrådet i samverkansarbetet. Rune Karlsson, projektledare för arbetsområdet Centrala parters stöd till lokal samverkan, har varit med på samverkansturnén ute i landet. Riksarkivet har även varit med i en seminarieserie och utbytt erfarenheter om samverkan och förändringsarbete med andra myndigheter.

Den centrala samverkansgruppen är överens om att det har betytt mycket att ha Partsrådets, och Rune Karlssons, stöd i samverkansarbetet.

– Rune ser verksamheten utifrån. Han ser samverkan som en funktion och kan analysera bättre vad det beror på, om det uppstår problem på någon arbetsplats. Jag tror inte att arbetet hade fått samma genomslag utan honom, säger Peter Jansson.

Publicerad: 2014-10-23

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.