~ Change management för lokala parter · Partsradet

Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Change management för lokala parter

2013-09-18 Den 27 och 28 augusti 2013 genomfördes den tredje delen av Partsrådets utvecklingsprogram inom området Förändring och utveckling, ett konstant tillstånd. Fokus denna gång låg på att undersöka hur lokala parter konkret kan arbeta med förändringsarbete.

8b94f2ac62852c2f4d8c4b6d1bae44bdaa396b1e

Hanna Geurtsen och Mikael Berg från Migrationsverket.

Förändringens innersta kärna
Under den första dagen berättade läkaren och psykiatern Bo Ahrenfelt om vad han kallade förändringens innersta kärna. En föreläsning som till stor del handlade om hur vi människor hanterar förändringar på en individuell nivå.
– Vi sitter fast i gamla mönster och väljer ofta förändringssätt efter minsta motståndets lag, sa han. Enkla instinktiva lösningar som innebär att vi egentligen inte behöver tänka nytt. Problemet, menade Bo Ahrenfelt, är att dessa lösningar inte alltid gynnar oss, eftersom vi inte nödvändigtvis fattar dem för att de är bra, utan för att de känns bra.
– Verklig förändring, förklarade han, inträffar när man bryter etablerade tankemönster och hittar nya sätt att se på problemet på.

Inga patenterade lösningar
Bo Ahrenfelt menade också att man måste vara lite försiktig inför en stor förändring, så att man inte applicerar redan färdiga lösningar på sin organisation.
– Det finns inga patenterade lösningar att driva en förändring på eftersom varje organisation är summan av dess medlemmar, sa han. Därför, förklarade han vidare, är det viktigt att lösningen anpassas till den egna situationen och sker i dialog med de medarbetare som utgör verksamheten.

Statlig change management
Under dag ett av seminariet berättade också utvecklingsprogrammets projektledare Alan Schürer om change management och varför det har blivit viktigare för statliga myndigheter att arbeta systematiskt med detta område.
– Det har alltid skett förändringar inom den statliga sektorn, men takten och storleken på dessa verkar nu ha ökat markant, sa han. För att även fortsättningsvis kunna göra ett bra arbete behöver därför våra myndigheter bli bättre på att arbeta konkret med kontinuerlig förändring och utveckling.Problematiskt nog, förklarade Alan Schürer vidare, saknas idag ofta den kunskap som behövs för att lyckas med ett sådant arbete.
– Det är vanligt att man inom organisationer som arbetar med förvaltning tror att man kan arbeta med förändring på samma sätt. Men det är en helt annan sak, som kräver helt andra erfarenheter.

Förklara varför
För att lyckas med ett förändringsarbete, menade Alan Schürer, behöver det finnas vardagsnära och konkreta verktyg och system som gör det möjligt för medarbetare att vara drivande och delaktiga. En annan förutsättning, förklarade han, är att dessa medarbetare förstår förändringens nödvändighet.
– Den som är bäst på att genomföra en förändring är i regel också den som är bäst på att förklara varför den måste ske. Fundera därför, innan ett förändringsarbete påbörjas, på hur förändringen ska kommuniceras till viktiga målgrupper, så att de förstår nyttan och nödvändigheten av den.

LEAN och medarbetardriven verksamhetsutveckling
Under seminariets andra dag berättade Hanna Geurtsen och Mikael Berg från Migrationsverket om hur de arbetat med LEAN som metod för att skapa förutsättningar för en medarbetardriven verksamhetsutveckling.
– Vårt övergripande mål, förklarade Mikael Berg, var att skapa en verksamhet med en effektiv e-förvaltning och förbättrad service, där respekt för människan och ständiga förbättringar genomsyrar allt det vi gör. För att lyckas med detta, berättade han, behövdes ett helt nytt förhållnings- och arbetssätt.
– När man som vår myndighet arbetar kundfokuserat kan inte förändringar komma uppifrån. Det fungerar helt enkelt inte. De måste istället komma från de personer som kan verksamheten bäst.

Ett kontinuerligt förbättrat flöde
Hanna Geurtsen berättade att Migrationsverket i Uppsala, utifrån medarbetares förslag och synpunkter, har skapat ett system för ärendehantering vilket kontorets anställda själva har möjlighet att förbättra och utveckla.
– Vi handlägger en stor mängd olika ärenden. Genom att ta fram standardiserade arbetsflöden och ge medarbetare de verktyg de behöver för att kontinuerligt kunna förbättra dessa flöden kan vi avlägsna onödiga flaskhalsar och korta väntetiden för våra sökande.

Viktiga lärdomar
Under sin föreläsning berättade Hanna Geurtsen att de i sitt arbete med medarbetardriven förändring gjort ett antal viktiga lärdomar. Bland annat att:
– Förändringar måste införas successivt och börja i liten skala för att de ska fungera.
– Förändringsarbetet måste utföras av de medarbetare som påverkas av förändringen.
– Chefens viktigaste uppgift är att se till att medarbetarna ständigt förbättrar verksamheten.
– En förändring måste få ta tid. Var uthållig och arbeta långsiktigt.
– Skapa vana. Gör förändringen till en naturlig del av det dagliga arbetet.

Deltagarnas eget förändringsarbete
Utöver föreläsningarna ägnades en stor del av de två dagarna åt de myndighetsspecifika förändringsprojekt som de elva deltagande organisationerna tagit med sig in i programmet. Denna gång låg fokus på att, i grupp och gemensamma diskussioner, arbeta fram de konkreta åtgärder som de olika parterna behöver genomföra för att kunna nå sina mål.

Publicerad: 2013-09-18

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.