~ ”Givande möten med andra myndigheter” · Partsradet

Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

”Givande möten med andra myndigheter”

2013-12-04 – Mötet med andra myndigheter skapade mervärde. Vi såg att det inte bara var vi som hade problem, sa Ann-Kristine Elfvendal på MSB, en av myndigheterna som har deltagit i Partsrådets utvecklingsprogram under 2013.

552140647caea529a31582344636da6aa94e40dc

Sven Löfdahl, till vänster, och Johan Huhtamaa berättade om arbetet med att ta fram ett samverkansavtal för den nya Folkhälsomyndigheten. Foto: Micke Lundström

Totalt har lokala parter från tolv myndigheter deltagit i arbetsområdet Förändring och utvecklings utvecklingsprogram under 2013. På seminariet Medarbetardrivet förändringsarbete delade fyra av myndigheterna med sig av sina erfarenheter av programmet och av det egna utvecklingsarbetet.

Ann-Kristine Elfvendal och Leif Fröhlén på MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, berättade om sina erfarenheter när tre myndigheter med skilda kulturer och förutsättningar slogs ihop till nuvarande MSB. När man våren 2010 skulle implementera samverkansavtalet för den nya myndigheten kallades de lokala parterna in för att stötta och styra upp samverkansarbetet.

– Det blev flera möten när vi gjorde vår mentala resa. Varför ska vi ha samverkan? Vad menar vi med samverkan? Hur ska vi genom samverkan kunna stödja verksamhetsutveckling? Det gjorde att vi fick samsyn, sa Ann-Kristine Elfvendal. Genom utvecklingsprogrammet fick parterna tid att mötas och att diskutera vad samverkan betyder, samt lära sig att använda samverkan och samverkansavtalet som en grund för ett kontinuerligt förändrings- och utvecklingsarbete.

Stödja identitetsskapandet
Tatjana Mineur, personalchef, och Christofer Cromnow, Saco-ordförande, på Länsstyrelsen i Södermanlands län, berättade om myndighetens identitetsskapande. Detta arbete startade efter en längre tid med otydlig målbild och tillfälliga organisatoriska lösningar: Förhållanden som hade skapat frustration och vilsenhet på myndigheten.

Syftet med de lokala parternas förändringsarbete var att stödja myndighetens strävan att skapa en tydligare och gemensam identitet på myndigheten. De lokala parterna har under resans gång fått i uppdrag av ledningen att i partssamverkan sätta samman en projektgrupp som ska arbeta med identitetsskapande, medarbetarskap, organisatoriskt kompetens, helhetssyn och service.

Genom utvecklingsprogrammet har de lokala parterna på Länsstyrelsen fått kunskap och teorier om förändringsarbete samt erfarenheter och insikter kring hur de kan stödja myndighetens utvecklingsarbete.

Tatjana Mineur betonade att arbetet visat att de lokala parterna kan bidra med kompetens kring systematiskt och kontinuerligt förändringsarbete samt att samverkan kan ge förutsättningar för att jobba mer kontinuerligt med utvecklingsfrågor.

Kort och koncist samverkansavtal
I januari 2014 bildas den nya Folkhälsomyndigheten, som är en sammanslagning av de nuvarande myndigheterna Smittskyddsinstitutet, SMI, och Folkhälsoinstitutet. Båda dessa myndigheter har medverkat i Partsrådets utvecklingsprogram.
Johan Huhtamaa, HR-chef, och Sven Löfdahl, Saco-ordförande, på SMI berättade om arbetet med att ta fram ett samverkansavtal för den nya myndigheten, där även delar av Socialstyrelsen kommer att ingå.

– Det har varit utmanande att slå ihop myndigheter med olika kulturer och på två orter, Östersund och Solna. Hur påverkar sammanslagningen myndigheternas verksamhet och oss som lokala parter? Frågade Johan Huhtamaa retoriskt.
Arbetet med det nya samverkansavtalet har skett stegvis. Under den första dagen av utvecklingsprogrammet arbetade myndigheterna var för sig, den andra dagen satte man sig i gemensamma diskussioner.

Det andra steget bestod av förankring i verksamheterna. Intervjuer med chefer och medarbetare har genomförts. Det tredje steget var att ta fram själva samverkansavtalet, som har blivit kort och koncist; knappt en sida långt. Det sista steget var att se samverkansarbetet och avtalet som en grund för ett kontinuerligt förändrings- och utvecklingsarbete på myndigheterna och ett verktyg för de lokala parterna att bidra till verksamhetsutvecklingen. Sven Löfdahl ser parternas arbetsprocess som en av framgångsfaktorerna.
– Vi lyckades med det vi ville. Vi är verkligen parter, eller kanske snarare partners, sa han.

Alla medarbetare involveras
Muriel Bjureberg, Saco-representant, och Torsten Svärd, ST, från Lantmäteriet berättade om projektet Medarbetarskap 2.0, där cirka 2000 medarbetare har involverats i att ta fram berättelser, dvs. jobbat med storytelling.

Målet med arbetet har varit att få medarbetarna att se Lantmäteriet som en myndighet och att varje medarbetare ska bidra till en förbättrad samarbetskultur. Förhoppningen är att detta ska öka glädjen bland medarbetarna, få dem att vilja ta mer ansvar och att hela organisationen ska bli bättre på återkoppling.

Lantmäteriet har i projektet använt sig av berättelser för att lyfta olika situationer där det finns utrymme för beröm eller förbättring. Alla medarbetare fick under en medarbetardag dela med sig av sina berättelser. 30 av totalt 170 berättelser kommer att lyftas i generaldirektörens veckobrev under tre års tid.

Muriel Bjureberg och Torsten Svärd menade att Partsrådet med sitt utvecklingsprogram har hjälpt de lokala parterna att få nya insikter kring förändringsarbete och hur de kan stödja utvecklingen och förändringar på sin myndighet. Detta har inneburit att de lokala parterna har kunnat hjälpa medarbetare på sin myndighet att bryta gamla mönster och tankesätt samt att arbeta mer systematiskt. Konkret har de lokala parterna hjälpt till att sålla bland alla berättelser och att ta fram material till arbetsplatsträffar.

Publicerad: 2013-12-04

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.