Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Ökad effektivitet i medarbetardrivet förändringsarbete

2013-12-04 När Migrationsverket initierade ett förändringsarbete – där man bland annat digitaliserar ärendehanteringen och utgår från en modell med flödesstyrning istället för resursstyrning – ökade effektiviteten på och måluppfyllelsen för de berörda enheterna kraftigt.
På Partsrådets seminarium Medarbetardrivet förändringsarbete berättade Mikael Berg och Hanna Geurtsen om hur man kan införa lean i praktiken – utifrån medarbetarnas operativa behov och förutsättningar.

398efe342b15f304aee7519d51117aa38ca79535

Hanna Geurtsen berättade om medarbetardrivet förändringsarbete på Migrationsverket. Foto: Micke Lundström

Utgångspunkten i Migrationsverkets förändringsarbete var att skapa värde för kunden – i det här fallet bland annat människor som söker arbetstillstånd i Sverige eller vill komma hit som gäststuderande. Ett av målen är att samtliga tillstånds- och medborgarskapsärenden på sikt ska handläggas elektroniskt.

För att lyckas med detta inför myndigheten bland annat ett standardiserat arbetssätt, med kontinuerliga förbättringar av standarden, utifrån medarbetarnas kunskap om verksamheten. Detta innebär att berörda medarbetare blir överens om hur arbetet (processen) ska utföras på myndigheten och att medarbetarna kontinuerligt vidareutvecklar processen genom att komma med förslag och synpunkter.

När det sker avvikelser, till exempel att ett ärende tar för lång tid, anordnar myndigheten workshops där medarbetarna kommer med förslag på hur man kan lösa problemet. Det finns även en digital förslagslåda för att hämta in medarbetarnas synpunkter och använda dem för att utveckla verksamheten.

Tydligare för medarbetarna
– Tidigare var det mycket så att vi sa till medarbetarna: ”Skruva i en skruv. Här är tre olika verktyg, välj själv vilket du vill använda”, sa Hanna Geurtsen, enhetschef på Migrationsverket.

Hon menade att standardiseringen har medfört att det har blivit mycket tydligare för medarbetarna hur de ska gå till väga för att lösa en uppgift.
Digitaliseringen har å sin sida medfört att handläggarna slipper tidskrävande moment som att skriva ut handlingar, kopiera, signera och arkivera.

Skicklighet genom träning
Andra viktiga delar i utvecklingsarbetet har varit teamarbete och lärande. Fokus ligger på skicklighet genom regelbunden träning snarare än kunskap enbart inhämtad genom utbildning. Som exempel på ett ”träningspass” nämnde Hanna Geurtsen och projektledaren Mikael Berg att man utgår från en avvikelse, ett ärende som har tagit extra lång tid, och diskuterar i teamet vad som har varit orsaken till detta.

Att förändringsarbetet har ökat effektiviteten visar sig bland annat i att antalet avslutade ärenden har ökat kraftigt samt att det är minskad variation i väntetid för de sökande.

Lärdomar och utmaningar
Migrationsverket genomför förändringen successivt. Hittills har 5–6 enheter av ca 20 inom verksamhetsområdet Besök, bosättning och medborgarskap (BBM) infört det nya arbetssättet.

En viktig lärdom, och tillika utmaning, är att det krävs ett aktivt ledarskap för att förhindra att förändringen resulterar i att medarbetarna åläggs allt fler arbetsuppgifter.

– Chefens roll är mer att vara möjliggörare än att peka med hela handen. Det är medarbetarna som driver förändringen. Cheferna ska se till att den går att genomföra, sa Mikael Berg.

Publicerad: 2013-12-04

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.