~ Offertförfrågan – Kommunikations-tjänster inklusive digitala tjänster åt Partsrådet · Partsradet

Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Offertförfrågan – Kommunikations-tjänster inklusive digitala tjänster åt Partsrådet

Partsrådet upphandlar nu ett samlat stöd för information och kommunikation om verksamheten från och med 1 maj 2017.

Om verksamheten
Partsrådet är en ideell förening som arbetar med frågor som parterna på det statliga avtalsområdet gemensamt kommer överens om. Fokus ligger på stöd till lokala parter för att förverkliga gemensamma frågor som fastställts i centrala kollektivavtal.

Verksamheten leds av en partsgemensam styrelse som har hand om mål- och inriktningsfrågor, budget samt uppföljning och utvärdering av verksamheten. Ett representantskap fattar vissa övergripande beslut och är forum för information om verksamheten samt en arena för dialog och omvärldsbevakning.

För varje avtalat arbetsområde finns en partssammansatt styrgrupp samt en eller flera operativt ansvariga personer. Aktuella områden från och med 2017 är Centrala parters stöd till lokal lönebildning, Centrala parters stöd till samverkan på lokal nivå,   Innovation och utveckling ur ett partsperspektiv samt Arbetsmiljö ur ett partsperspektiv.

Det utåtriktade arbetet kan bestå av seminarier, konferenser, utbildningar, särskilda program och framtagande av stödmaterial på hemsidan och på intranätet för deltagare, ofta i form av skräddarsydda verktyg. Information och dokumentation förekommer i anslutning till alla aktiviteter.

Mer utförlig information om verksamheten finns på rådets webbplats www.partsradet.se.

Uppdragets innehåll
En viktig del av Partsrådets verksamhet är att kommunicera verksamheten till lokala och centrala parter och andra intressenter. Partsrådet avser nu att upphandla en leverantör av sina samlade kommunikationstjänster inklusive digitala tjänster med ansvar att under Partsrådets kanslichef och i nära dialog med andra berörda, svara för följande:

Löpande arbetsuppgifter

  • Främst till Partsrådets hemsida redigera, layouta och publicera
    • artiklar
    • inbjudningar till seminarier och andra aktiviteter
    • nyhetsnotiser
    • notiser om filmer
    • material på Partsrådets lösenordsskyddade intranät med stöd till deltagare i Partsrådets aktiviteter i form av t.ex. kontaktuppgifter, presentationer, stöddokument, filmer, hemuppgifter, quiz och diskussionsforum kring olika ämnen.
  • Löpande uppdatera information, kontaktuppgifter m.m. på hemsidan.
  • Erbjuda språkligt stöd till aktiva i Partsrådet, i förekommande fall textredigera av aktiva i Partsrådet framtaget eget material.
  • Ansvara för kontakter med centrala och lokala parter i samband med intervjuer och godkännande av material.
  • Ansvara för programmering och utveckling av hemsidan inklusive intranätet och samordningen av Partsrådets webbplatser (publicerade i Word Press), i nuläget partsradet.se, www.hotpajobbet.se och www.bestavagen.partsradet.se.
  • Ansvara för digitala tjänster som prenumerations-, filmvisnings- och sökfunktioner osv. på hemsidan.
  • Löpande initiera förslag till information och artiklar.
  • Ge förslag till utveckling och förbättringar av hemsidan två gånger per år.
  • Regelbundet delta i Partsrådets kanslimöten, cirka sex kortare möten per år.

ARBETSUPPGIFTER EFTER AVROP
FREKVENTA

  • Skriva artiklar och referat, främst dokumentation av seminarier och konferenser, halv- respektive heldag, men även artiklar om Partsrådet.
  • Timkostnad för andra skribentuppdrag.
  • Ansvara för fotografering vid olika aktiviteter, halv- respektive heldag, och bildhanteringen på hemsidan och i andra publikationer.
  • Ansvara för filmning och videoproduktion vid olika aktiviteter, halv- respektive heldag, inklusive klippning, redigering och publicering.
  • Timkostnad för mindre programmeringsuppdrag inkl. kvalitetssäkring.

MINDRE FREKVENTA

  • Planera, skriva, fotografera, layouta och projektleda Partsrådets årliga verksamhetsberättelse utifrån Partsrådets grafiska profil.
  • Ansvara för pedagogiskt stöd och kunskap om lärande på webben vid paketering av verktyg t.ex. i olika utbildningsmoduler.
  • Ansvara för digitala tjänster i samband med teknisk utveckling och design av digitala verktyg.
  • I förekommande, numera sällsynta, fall formge och trycka skrifter och annat material.

ANDRA TJÄNSTER SOM EVENTUELLT ÄR AV INTRESSE OM KOMPTENS FINNS
Partsrådet arbetar idag med från kommunikationstjänsterna fristående konsultföretag när det gäller webbundersökningar och seminarieadministration. Det kan finnas effektivitetsvinster i att samordna dessa med kommunikationstjänsterna.

  • Planera, genomföra och utveckla Partsrådets webbenkät med gemensamma uppföljningsfrågor för seminarier och utbildningar inkl. frågekonstruktion, statistikinsamling och resultatsammanställning med Powerpointpresentation till såväl arbetsområdena som inför kansliets gemensamma uppföljning
  • Anmälningsfunktion, löpande digitalt nåbar information om anmälningsläge, sammanställning av deltagarförteckningar, produktion av namnbrickor och –skyltar, slutliga deltagarförteckningar samt vid behov stöd vid mottagandet av seminariedeltagarna på seminariedagen.

SÄRSKILDA KVALIFIKATIONSKRAV
Leverantören ska

  • Ha erfarenhet av svensk arbetsmarknad och dess parter.
  • Vara väl förtrogen med arbete där intresseorganisationer är inblandade och texter måste vara godkända före publicering.
  • Ha god stilistisk förmåga, förmåga att skriva enkelt och begripligt och att förmedla nyheter och information.
  • Ha mycket god lyhördhet och förmåga att i dialog med partsföreträdare skapa berättelser om Partsrådets och parternas verksamhet och aktiviteter till stöd för det lokala partsarbetet.
  • Ha mycket god lyhördhet och förmåga att i dialog med partsföreträdare stödja utvecklingen av Partsrådets digitala kommunikation och verktyg till stöd för det lokala partsarbetet.
  • Ha kollektivavtal om ni är fler än tio anställda.

OMFATTNING
Omfattningen av verksamheten varierar och det är därför viktigt att leveranserna av kommunikations- och digitala tjänster kan ske med relativt kort varsel. De flesta av Partsrådets utåtriktade aktiviteter är dock planerade i god tid. I genomsnitt kan insatserna nå en omfattning av 25 procent av heltid, men omfattningen kan vissa månader vara större, andra mindre.

För ett smidigt stöd till alla inblandade önskar Partsrådet en grundtjänst som innehåller ovanstående löpande arbetsuppgifter.

För att arbetsområdena ska kunna budgetera sitt behov av kommunikations- och digitala tjänster önskar Partsrådet fasta priser för de frekventa tjänster som nämns under Andra arbetsuppgifter.

För Partsrådet är det viktigt att leverantören tillhandahåller en person med samlat ansvar för tjänsterna åt oss och för att övergripande hantera kommunikationen med olika inblandade aktörer. Samverkan mellan kommunikativa och digitala tjänster måste fungera smidigt så att Partsrådets användargränssnitt blir enkelt och konsekvent och det kommunikativa uttrycket förstärks.

Uppdraget är tänkt att löpa på två år fr.o.m. den 1 maj 2017 t.o.m. den 30 april 2019 med möjlighet till förlängning två gånger med två år i taget.

KRAV PÅ OFFERTEN
Offerten ska innehålla följande:

  • Beskrivning av kapacitet för uppdraget.
  • Beskrivning av arbetsprocess för att utföra uppdraget.
  • Uppgifter om ställtider för olika delprodukter.
  • Grundpris och fastpris på nämnda frekventa tjänster för att utföra uppdraget inklusive moms.
  • Namn på och CV för kommunikationsansvarig person.
  • Namn på och CV för anlitade skribenter, layoutare, fotografer, digitalt ansvariga och programmerare aktuella att medverka i uppdraget.
  • Minst tre referenser med kontaktperson från liknande uppdrag de senaste fem åren.

Partsrådet önskar besked senast den 10 december 2016 om ni kommer att lämna offert eller inte. Offert ska vara Partsrådet tillhanda senast den 23 januari 2017.

Partsrådet är en ideell förening och omfattas inte av reglerna för offentlig upphandling. Partsrådet kommer att jämföra inkomna offerter och besluta om leverantör genom en samlad bedömning av offertgivarnas erbjudanden avseende tjänstens innehåll, kvalitet och pris. Kontakter med offertgivare kan komma att tas under hand för kompletterande information.

ÖVRIGT
Denna offertförfrågan riktas direkt till ett antal möjliga leverantörer samt publiceras på Partsrådets hemsida. Förfrågan skickas ut per e-post och Partsrådet vill ha offerten per e-post.

Frågor om uppdraget ställs direkt till kanslichefen.

Med vänliga hälsningar

Elisabet Sundén Ingeström
Kanslichef
Partsrådet
Telefon/mobil 08-402 28 38
E-post esi@partsradet.se

Publicerad: 2016-11-21

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.