Så sänkte Arbetsförmedlingen i Trollhättan sjuktalen

2018-04-12 När Britt-Inger Gravander tillträdde som chef för Arbetsförmedlingen i Trollhättan 2014 var uppdraget tydligt. Hon skulle få ner de höga sjuktalen på kontoret. På Partsrådets seminariedag om rehabilitering berättar hon hur hon lyckades med uppdraget – och samtidigt fick in stolthet och arbetsglädje på kontoret.

Britt-Inger Gravander har arbetat som chef i snart 30 år, varav i cirka 17 år på Arbetsförmedlingen. När hon 2014 blev erbjuden jobbet som chef för Arbetsförmedlingen i Trollhättan visste hon att det skulle bli tufft. Trollhättan var präglat av Saabs konkurs några år tidigare, pressen på Arbetsförmedlingen var stor och sjuktalet på kontoret nådde upp till närmare 10 procent.

Ett år senare var sjuktalet nere på drygt 2 procent.

Britt-Inger Gravander började direkt när hon tillträdde som chef att samla chefer, fackliga företrädare, skyddsombud och säkerhetsombud, för att tillsammans kartlägga vad det var som gjorde att medarbetarna var sjukskrivna. Hon hade själv i sitt tidigare arbete som HR-chef på Arbetsförmedlingen tagit fram en plan för tidiga insatser tillsammans med Previa, som man nu kunde utgå ifrån.

–Vi gjorde bedömningssamtal tillsammans med Previa och tog ett samlat grepp kring sjukfrånvaron, både den korta och den långa. Det var en styrka att ha samverkansgruppen i det arbetet, säger hon.

Verksamhetsutvecklare

Britt-Inger Gravander insåg tidigt att det behövdes verksamhetsutvecklare på kontoret. Den nya tjänsten annonserades ut internt och fick nio sökande. Dessa personer fick sedan i uppgift att bland annat vara samtalsledare i mindre grupper när de 120 medarbetarna på kontoret samlades på arbetsplatsträffar för att diskutera hur man kunde förändra arbetsorganisationen på kontoret.

Det fanns också fysiska hinder som Britt-Inger Gravander snabbt såg till att åtgärda. Det handlade bland annat om att dörrarna mellan kontorets fyra plan inte skulle vara låsta, att bygga en köksö utanför det trånga köket och att sätta upp en informationstavla där man informerade om olika slags förändringar.

Foto: Catharina Biesèrt

Foto: Catharina Biesèrt

–Vi tränade också på konstruktiv feedback. En medarbetare fick feedback kring något den hade gjort bra. Sedan fick den medarbetaren i uppgift att observera en annan kollega för att kunna säga något positivt om henne eller honom. Det höll vi på med i någon månad och fick under den tiden upp ögonen för att uppmärksamma varandra på ett positivt sätt.

Anpassade arbetsuppgifter

Arbetsförmedlingen gjorde också en anpassning av arbetsuppgifterna när någon kom tillbaka efter en sjukskrivning, som en del i rehabiliteringen.

–Det är viktigt att man känner sig behövd när man kommer tillbaka. Även om den som varit sjukskriven inte direkt kan ha kundkontakter kan hon eller han istället avlasta kolleger, säger Britt-Inger Gravander.

Arbetsförmedlingen i Trollhättan är ett stort kontor. För att underlätta för sjukskrivna att komma tillbaka till arbetet inledde man ett samarbete med andra, mindre kontor, som kunde ta emot de före detta sjukskrivna som extraresurs. Vissa upptäckte då att de trivdes bättre på ett mindre kontor, medan andra valde att återvända till Arbetsförmedlingen i Trollhättan efter rehabiliteringen.

Arbetsförmedlingen har samtidigt gjort en omfattande omorganisation, där alla medarbetare fick välja ut tre tjänster som de helst ville ha. När det omfattande pusslet med hjälp av verksamhetsutvecklarna var lagt visade det sig att de flesta hade fått sitt förstahandsval.

Foto: Catharina Biesèrt

Foto: Catharina Biesèrt

Hur gör man då för att få med sig alla medarbetare på en förändringsresa?

Britt-Inger Gravander berättar om hur Arbetsförmedlingen satte ihop en blandad grupp bestående av medarbetare som välkomnade förändringar och medarbetare som tyckte att förändring var jobbigt.

–När vi testade idéer på den gruppen och de var överens om att de var bra kände vi oss trygga. Efter det kunde vi presentera idéerna på personalmötena, berättar Britt-Inger Gravander.

Arbetsglädjearbete

Hon pratar om Arbetsförmedlingens arbete som ett ”systematiskt arbetsglädjearbete”.

Ett konkret sätt att öka arbetsglädjen har varit att låta tre av arbetsförmedlarna på kontoret få rollen som hälsoinspiratörer.

–En av hälsoinspiratörerna ger oss tips på bra kost och utmanar oss i olika tävlingar, till exempel en stegtävling i våra trappor. En håller tio minuter långa yogapass för medarbetarna medan en annan ger massage. Vi har ju en friskvårdstimme, man behöver inte vara utanför huset för att utnyttja den, säger Britt-Inger Gravander.

Hon ger följande tips för en lyckad förändringsresa:

  • Att som ledningsgrupp vara tydlig med förändringen och kommunicera samma budskap
  • Att man står upp för att man vill ha en förändring och är uthållig
  • Att man sätter ord på vart man är på väg och hur man kommer dit
  • Att kunderna och deras behov får styr arbetet
  • Att man fokuserar på det man kan påverka.