Mikael Rehnberg medverkar när Partsrådets nya tjänst Hållbar förändring lanseras den 12 mars i Stockholm. Vi ställde några snabba frågor till honom om arbetsmiljöaspekter vid förändringsarbete. 

Tre symboler  

Du brukar tala om kristallkula, förstoringsglas och backspegel när det kommer till arbetsmiljöperspektivet på förändring i organisationer. Berätta varför just de tre är viktiga att packa med inför förändringsresan.

– Den styrande föreskriften, den om systematiskt arbetsmiljöarbete, den säger att vi alltid ska identifiera risker i verksamheten som kan leda till ohälsa eller olycksfall och en dålig arbetsmiljö genom att undersöka, riskbedöma, åtgärda och så avslutningsvis kontrollera, säger Mikael Rehnberg. 

– Det här brukar man ju beskriva som en cirkel och mitten av den cirkeln har vi samverkan. Bakom var och en av de här länkarna i cirkeln finns en hel del paragrafer och lagtexter och det finns det givetvis även bakom samverkan, som är arbetsmiljöspråket för att samarbeta.

Men när i tid ska man göra det här varvet runt cirkeln? Det är där Mikael Rehnbergs symboler kommer in i bilden. 
–    Kristallkulan symboliserar riskbedömning i planeringsstadiet före en förändring i verksamheten, beskriver han. Det gäller alla slags förändringar, stora som små.

– Är det en stor förändring får man också plocka fram den stora kristallkulan. 

Enligt Mikael visar arbetsmiljöforskning att det är kristallkulan vi oftast missar och kanske allra mest vid mindre förändringar.

– Det är sällan som verksamheten bara pågår och så efter tio år sker det en förändring. Tittar vi i stället bakåt på en tioårsperiod har vi stegvis genomfört många mindre förändringar, säger Mikael Rehnberg.

– Det är allt från schemaomläggningar till nya it-system och det är därför som det är så viktigt att vi också plockar fram kristallkulorna och gör riskbedömningarna löpande.

Han lyfter fram de digitala förändringarna av arbetsmiljön som skett sedan 1990-talet som ett konkret exempel på något vi kunnat hantera betydligt bättre. 

Förstoringsglaset är här och nu

–    Den andra symbolen är förstoringsglaset och den ser jag att vi blivit mycket bättre på att använda. Det är alltså när vi tittar på arbetsmiljön här och nu, berättar Mikael.

– De mest klassiska är ju när vi ser på den fysiska arbetsmiljön på en skyddsrond. Vi ser en oljefläck på golvet eller uppmärksammar dålig ventilation. På den organisatoriska och sociala sidan är det medarbetarundersökningar och utvecklingssamtal, alltså tillfällen när vi tittar på arbetsbelastning, arbetstider och hur det funkar socialt här och nu. 

– Det har fortfarande inte hänt någonting, så tillsammans med kristallkulan är vi med förstoringsglaset fortfarande inne på förebyggande och proaktivt arbetsmiljöarbete.

I backspegeln är vi tvåa på bollen

–    Och den tredje symbolen är alltså backspegeln. Nu är vi tvåa på bollen. Vi är reaktiva. Nu har det hänt något. Det har varit en olycka eller någon har gått i väggen. Då ska vi ju se till att det här tillståndet inte förvärras för den som har drabbats eller att den inte råkar ut för det igen, men också säkerställa att det inte ska drabba någon annan.    

– Alla de här tre delarna har sina bakomliggande paragrafer och för alla tre, alltså kristallkula, förstoringsglas och backspegel, så ska vi ta varvet runt SAM-hjulet, beskriver Mikael.

Större kristallkulor är önskvärda

– Jämför vi storlekarna på de tre symbolerna är kristallkulan ofta den minsta i organisationer, menar Mikael Rehnberg.

– Jag skulle ju vilja att den var störst! Där är vi ju inte bara förebyggande utan nästan pro-proaktiva. Vi bedömer att om vi genomför vår förändring på det här sättet kan det leda till stress eller till risker i den fysiska arbetsmiljön och så täpper vi till riskerna redan innan vi börjar genomföra förändringen.  

– Kristallkulan är också det som kostar minst och vi undviker problem och ohälsa, menar Mikael. 

– Om vi istället hela tiden är tvåa på bollen och jobbar reaktivt med backspegeln så är det inte bara förknippat med stora problem utan även med enormt mycket större kostnader.

Mikael Rehnberg beskriver förändring som allt som inte är en naturlig del av den dagliga verksamheten. I en bra förändringsprocess har vi redan tidigt i processen skapat vår handlingsplan, som ska betraktas som ett levande dokument och något som vi hela tiden reviderar när information tillkommer.

– När vi har handlingsplanen kan vi göra löpande riskbedömningar och när vi går in i en förändringsfas får vi kanske vara beredda på att köra tätare med till exempel utvecklingssamtal och göra tätare skyddsronder än vi gjort tidigare.

Det gäller även efteråt menar Mikael.

– Om vi tänker på det här som en dans så brukar jag beskriva det som riverdance. Man ska steppa på rätt hårt genom hela processen. Och att verkligen ta till sig information genom hela den här processen både från fackligt förtroendevalda, skyddsombud och medarbetarna. Det är en absolut nödvändighet.

Samverkan är den stabiliserande länken

Det låter som att du ser vinster i att ta sig an förändringsarbete partsgemensamt. Vilka är vinsterna tycker du? 

– Jag skulle säga att det är något ännu större än att man vinner något. Det är en grundförutsättning för att överhuvudtaget lyckas med en förändring.

Mikael berättar att två tredjedelar av alla stora förändringar misslyckas.

– Tittar vi på den tredjedel som går bra har de lyckats samverka så att förändringsfaserna som ledning, mellanchefer, chefer och medarbetare befinner sig i är i synk och sammanpressade.

– Vi tänker oss att vi har SAM-hjulet som snurrar med under hela förändringsprocessen som ett kontinuerligt pågående arbete med att undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera. Mitt i cirkeln är samverkan. Det är själva samverkan som stabiliserar hela kedjan och processen, beskriver Mikael Rehnberg. 

– Samverkan kopplar ju både till att undersöka, till att identifiera risker och bedöma dem, till att komma fram med åtgärder och sätta en handlingsplan som revideras löpande och att hela tiden följa upp.

– Samverkan är den stabiliserande länken i hela det systematiska arbetsmiljöarbetet. 

Starkt socialt kapital en nyckelfaktor

–    När en organisation har ett starkt socialt kapital har man stärkt samarbete, ömsesidighet, tillit och respekt, menar Mikael Rehnberg.

– Som medarbetare upplever jag att det är högt i tak. Jag vet att jag är trygg och har en sådan tillit till organisationen att jag vet att jag kan peka på om det är en problemelefant i rummet.

– Begreppet socialt kapital är inte helt väsensskilt från psykologisk trygghet eller en resilient organisation, alltså en organisation som kan ta smällar utan att braka hela vägen ner i källaren och sedan studsa tillbaka.      

– Om vi lyckas med konststycket att stärka det sociala kapitalet, som för övrigt går att mäta, händer det något per automatik. Organisationer som är väl fungerande med ett starkt socialt kapital eller där en väl fungerande samverkan är på plats, är också bättre på att vid en ny förändring hantera den bättre. Det är självförstärkande.

– Organisationer borde, innan de går in i en förändring, riskbedöma om de är tillräckligt stabila att gå in i förändringsarbetet. Och om svaret är nja eller nej så satsa på en väldigt viktig del i förändringen: att stärka organisationens sociala kapital.

Till sist: vilken fråga skulle du vilja få från deltagarna den 12 mars?

– Hur kan man använda MTO (Människa, Teknik, Organisation)-tänket vid riskbedömningar inför ändrad verksamhet?