Hållbart arbetsliv

Fem myndigheter om nyttan med tjänsten Kollektiv förmåga

Foto: Catharina Bièsert.

den 11 maj 2022

Med ökad kunskapsintegration kan vi få bättre samarbete, resursutnyttjande och arbetsmiljö. Detta är kärnan i tjänsten Kollektiv förmåga. Här berättar företrädare från fem olika myndigheter om hur de upplever tjänsten, och vad de tror den kan bidra med i just deras organisation.

Vintern 2021/2022 pågår en andra omgång av Kollektiv förmåga, som ingår i Partsrådets arbetsområde Hållbart arbetsliv. Ett trettiotal personer från fem myndigheter tar del av digitala föreläsningar, gör hemuppgifter och ses i gemensamma workshoppar. Dessutom får varje myndighet handledning från de organisationsforskare som håller i tjänsten och arbetar med det digitala verktyget CIBoost. När de i mars träffades för sin fjärde gemensamma workshop – den första där de sågs fysiskt – passade vi på att fråga om några av deltagarnas upplevelser halvvägs in.

Anna Ekholm, chef stöd, utveckling och kommunikation, Fastighetsmäklarinspektionen
– Vi är en liten myndighet, med cirka 30 anställda. Det är värdefullt för oss att få lära av forskare och av andra myndigheter. Det som tas upp och det vi arbetar med handlar inte om att uppfinna hjulet, utan om att medvetandegöra. Jag är övertygad om att Fastighetsmäklarinspektionen kommer ha nytta av det vi lär oss nu. Jag hoppas att det kan bidra till att minska stress och öka coping, och att vi stärker vår förmåga att lyckas med vårt uppdrag.

– Min förhoppning är att vi kan integrera kollektiv intelligens i våra processer, och ambitionen är att alla på myndigheten ska gå igenom träningsprogrammet i CIBoost. Min målbild om två år är att alla på myndigheten vet vad kollektiv förmåga är, och kan svara på hur de använder den i sin arbetsvardag.

Ett stort antal personer som pratar om kollektiv förmåga i mindre grupper.

Lisa Orrenius, biträdande enhetschef, Folke Bernadotteakademien
– Vi har valt att fokusera på två av de fyra förmågorna inom kollektiv intelligens: reflektion och representation. Att detta är mest relevant för oss har vi fått syn på i det inledande arbetet i tjänsten. Vår myndighet är kunskapsintensiv och många jobbar i högt tempo, med fullt fokus på att göra. Genom att arbeta med de här två förmågorna hoppas jag att vi blir bättre på att ta tid till att säkerställa att vi arbetar med rätt sak.

– En enkel sak är att reflektera kring mötesagendan i början av ett möte. En vinnande strategi är nog att inte försöka göra för mycket från början, utan börja med små saker. Alla team på vår enhet kommer arbeta med CIBoost. Dessutom har vi bestämt att vi ska inrätta en ny tjänst, där en verksamhetsutvecklare bland annat kommer arbeta med att operationalisera de här frågorna.

Johanna Lindgren, miljödirektör, Länsstyrelsen Stockholm
– Vi som deltar i tjänsten jobbar med planarbete på olika sätt. Processerna kring detta innefattar flera olika områden och personer med helt olika kunskap. Vi måste hitta smarta sätt att integrera kunskap. Min förhoppning är att vi genom arbetet med Kollektiv förmåga ska bli effektivare, men också få in glädje i det stundtals ganska tunga arbetet.

– Jag har lyssnat på de digitala föreläsningarna när jag promenerar och fått många aha-upplevelser. Största poängen i hela tjänsten tycker jag är insikten om hur svårt samarbete faktiskt är, men att vi sällan pratar om hur vi ska göra det, eller att vi måste träna. Vi pratar mycket om ledarskap och medarbetarskap, men inte detta – vi bara förutsätts kunna samarbeta. Att få syn på detta tycker jag är den största poängen hittills.

En person som deltar i mötet via Zoom (syns i dator som står på ett bord).

Greta von Rosen, chefsjurist, Kulturrådet
– Jag är med för att jag ska göra en översyn av Kulturrådets handläggningsprocess avseende bidrag. Efter dagens workshop föll mycket på plats! Jag tror just nu att jag ska föreslå ganska stora förändringar avseende hur vi tillgängliggör våra interna styrdokument, och skapa en metodbank.

– Hela tjänsten är förankrad i forskning. Det gör att den tid man lägger ner känns motiverad, och det är en viktig aspekt för oss som myndighet – att det finns studier bakom det vi gör och tar del av. Utöver hållbarhet och bättre samarbete så är min förväntan och förhoppning att vi ska få till en bättre leverans, vilket för oss betyder bättre handläggning och beslutsfattande.

Annika Nilsbert, verksamhetsutvecklare, Energimarknadsinspektionen
– Vi får professionell handledning i att utveckla en strategi för kollektiv förmåga, utifrån just våra förutsättningar och vår verksamhet. Vi har fått flera aha-upplevelser, och lär oss massor om vår egen organisation. Vi gör spaningar på den verksamhet vi är i, och upptäcker organisationen ur nya perspektiv.

– Energimarknadsinspektionens ämnen står just nu högt på samhällsagendan; vår verksamhet blir alltmer komplex och antalet anställda har fördubblats på åtta år. Om vi får in kollektiv förmåga i vår arbetskultur tror jag att vi kommer få ihop uppdraget på ett ännu bättre sätt. De arbetssätt som vi lär oss nu främjar att vi når våra mål effektivare – ekonomiskt, personellt och arbetsmiljömässigt.

Tjänsten Kollektiv förmåga