Myndigheten har ett samverkansavtal sedan många år som tydliggör struktur, roller och arbetssätt för samverkan, och som har bidragit till tillit och respekt för parternas olika roller och åsikter. Det partsgemensamma samarbetet har satts på prov när tuffa och snabba beslut har fattats. Däremot har samverkansavtalet och det sätt parterna har valt att utveckla samverkan på varit en styrka i det partsgemensamma arbetet i kris. Att komma dit har tagit tid. Men tiden har varit väl investerad.

HR-chef Cathrin Dalmo och HR-strateg Sofia Landeklint berättar om hur det partsgemensamma arbetet har stärkt MSB genom den kris vi nu går igenom. Myndighetens tre fackliga ordföranden har bekräftat att de delar den bild som redogörs för i denna artikel. MSB:s beskrivning är ett av flera exempel på hur en god struktur, tydlighet i roller och arbetssätt och tillit till det partsgemensamma samarbetet bidrar till att myndigheter hanterar krisen på ett bra sätt. Styrgruppsledamöter i Partsrådets arbetsområde för samverkan ser just detta som en framgångsfaktor bland de myndigheter som de har kontakt med.

Hur fungerar samverkan?

– Varje avdelning bestämmer själva hur samverkan skall fungera och formerna för samverkan anpassas till varje avdelning, vilket också ska utvärderas och utvecklas varje år. Frågor löses där de hör hemma i organisationen. GD har en viktig roll i att säkra att frågor beslutas på rätt ställe.

– Idag fungerar samtalen och tilliten väldigt väl. Däremot har vi ju såklart meningsskiljaktigheter, men med ett respektfullt samtal i en kontinuerlig dialog. Vi har ständig dialog och samtalar hela tiden. Vi upplever att vi oftast har ett gemensamt mål. Fungerar inte dialogen mellan parterna så tar man upp det och då har man en diskussion om varför det inte fungerar och försöker komma framåt i det tillsammans.

Hur påverkas ni av coronakrisen på myndigheten?

– På HR-avdelningen har det varit mycket att göra gällande den interna kommunikationen under krisen. Vi har gått in i en särskild organisation och jobbar för att hålla social distans och möta oron. Krisen har påverkat hela organisationen mer eller mindre. De som har påverkats mindre har fått hjälpa till på andra håll där behoven är större. Vi har också behövt förstärka med rekryteringar. Krisen har ökat trycket i alla led. Som organisation är vi på MSB väldigt vana att arbeta med stora kriser och av tidigare pandemier såsom svininfluensan. Skillnaden med denna kris är att den också involverar och beröra oss alla som individer på ett annat sätt och den är oerhört långdragen.

Hur upplever ni att det partsgemensamma samverkansarbetet har påverkats av krisen? 

– I grund och botten har vi hittat former och strukturer, tydlighet i roller och vem som gör vad. Vi har redan innan krisen en god dialog som bygger på förtroende och tillit. Den bär oss även i den här situationen. I kris kan man behöva agera snabbt och tänka i steget. Facken är ofta cc:ade när vi skickar ut information till cheferna. Alla är införstådda med att det inte alltid går att informera långt innan när det behöver gå snabbt. Tack vare tilliten i vårt partsgemensamma arbete går det bra att ta snabba beslut.

Arbetar ni på andra sätt med samverkan under krisen? 

– Samverkan sker på samma sätt som tidigare med den skillnaden att vi ses oftare i nuläget. Vi har inga nya forum och strukturen är samma som alltid. Det ska om möjligt vara en sömlös övergång i verksamheten från normalläge till kris och ut ur kris. Samma sak gäller för samverkan.

Vad tycker ni är viktigast att tänka på kopplat till samverkan under kris? 

– Att bygga en struktur från början och ta sig tiden att komma överens om viktiga frågor. Ta tid att förstå varandra. Att bygga en struktur och ordning och reda. Att ha en god dialog som skapar förtroende och tillit. Det är ett jobb som ska göras när det inte är kristider.

– Det är dock viktigt att komma ihåg att facken och arbetsgivaren absolut inte tycker samma hela tiden. Men vi bidrar med våra olika aspekter i beslutsprocessen, vi har en förtroendefull dialog där vi lyssnar och försöker förstå varandra. Detta arbetssätt ger på riktigt bättre beslutsunderlag.

När Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, bildades år 2009 skapades ett samverkansavtal utifrån avtalet från en av de myndigheter som gick samman i MSB. Avtalet fungerade dock dåligt för den nya myndigheten och HR-chef Cathrin Dalmo fick därför i uppdrag att utveckla ett nytt samverkansavtal.Arbetsgivaren och facken gjorde ett grundligt arbete och samverkade fram ett nytt samverkansavtal, med stöd av Partsrådet.

MSB har valt att samköra samverkansarbetet med arbetsmiljöarbetet, därför är både skyddsombud och facken representerade i partssamverkan. Sedan ett år tillbaka har avtalet utvecklats ytterligare. Myndigheten har nu ett arbetssätt som ligger i linje med det centrala samverkansavtalet Samverkan för framtiden, även om det formellt utgår från avtalet från det tidigare ramavtalet Samverkan för utveckling.