Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Kommunikation och samverkan ett måste i komplexa organisationer

2010-02-05 Utvecklingen mot allt mer komplexa organisationer ställer ökade krav på samverkan och god kommunikation. Och visst går det att träna upp sin kommunikativa förmåga. På ett seminarium arrangerat den 3 november 2010 av arbetsområdet Stöd till lokal samverkan fick deltagarna en inblick i hur det går till och varför det är så nödvändigt.

ca20648923ade08b089551fc7a7a4e48b3a1815e

Deltagarna på seminariet fick flera tillfällen att diskutera och ge förslag på strategier för samverkan. Foto: Camilla Cherry

Birgitta Södergren, organisationsforskare vid Institutet för personal- och företagsutveckling (IPF) vid Uppsala universitet, har under flera år studerat organisationsförändringar samt kunskap och lärande i organisationer.

Hon konstaterar att mer än någonsin behövs tillit, samverkan och god kommunikation i högpresterande, komplexa organisationer.

– Att bra kommunikation är bra för verksamheten är bevisat av amerikanska forskare. En fortsättningsstudie utifrån deras resultat pågår nu i Sverige, berättade Birgitta Södergren.

Inledningsvis gav hon deltagarna på seminariet en kort men inspirerande kurs i kaosteori.

Nödvändig balans mellan kaos och struktur

De senaste tio åren har organisationsforskare tagit sig an tanken att vi kan likna samhället vid ett samspel mellan kaos och ordning. Detsamma gäller för organisationer. Men strävan efter ordning och struktur tar oftast överhanden på bekostnad av ett ibland nödvändigt, kreativt kaos, menar forskarna.

– Strukturer kan vara klargörande, men lika mycket kan de försvåra en utveckling, sa Birgitta Södergren.

Variation och oförutsägbarhet är nödvändigt för kreativitet och utveckling. För mycket ordning – då går vi överstyr. Utveckling och innovation sker i gränslandet mellan kaos och ordning.

Vad innebär detta för samverkan och ledarskap?

Relationen till medarbetare måste hela tiden förändras. Ibland måste det finnas givna ramar, ibland inte. I vilken grad man kan tillåta ett ”kreativt kaos” beror delvis vilken bransch det gäller och vad man vill uppnå. Vidare kan det behövas en lugnande struktur för att kunna släppa fram det kreativa kaoset.

Några slutsatser:

  • Strukturer kan bidra till ordning men också öka komplexiteten
  • Tillit är en nyckelfaktor. I komplexa miljöer behövs tillit och ett gott emotionellt klimat. Det minskar risken för låsning och ett alltför smalt fokus.
  • God kommunikation påverkar lärandeförmågan och kunskapsutbytet.
  •  Ett tvärprofessionellt utbyte (horisontell organisation) är viktig, liksom förmågan att agera i gränslandet mellan kaos och ordning.

Några kännetecken på god kommunikation

Organisationsforskningen har oftast studerat vad det är som gör att saker och ting inte fungerar. En ny grupp forskare gör tvärtom – de studerar vad som kännetecknar god kommunikation i högpresterande organisationer. Forskarna valde ut ett antal multiprofessionella företag med tre gemensamma kriterier: ekonomisk lönsamhet, nöjda kunder och ett gott rykte bland kollegor.

I en enkel modell kunde man sedan jämföra vad som kännetecknar en högpresterande organisation jämfört med en lågpresterande och en som ligger litet mitt emellan.

Det visade sig att medarbetarna i den högpresterande organisationen var bra på att uttrycka jag-budskap i diskussioner, man tog in kunskap och åsikter från andra, förmedlade gärna egna erfarenheter och förhöll sig intresserade och utforskande inför andra.

I den här typen av öppna organisationer förekommer sak-konflikter oftare än i andra, men sällan personkonflikter.

För den lågpresterande gruppen gäller motsatta förhållanden – man lyssnar inte på andra, avfärdar andras argument, är sällan öppen för yttre intryck och tar bara sats inför sitt eget inlägg i diskussioner. Förhållandet är vanligare i en toppstyrd organisation än i en öppen.

Självfallet kan en grupp förflytta sig från en position till en annan, beroende på situationen och frågan det gäller.

Ta hand om den osynliga kunskapen

Den mängd av kunnande som cirkulerar i en organisation utvecklas i praxis, i samtal och möten snarare än på papper, likt ett nätverk av tänkande.

– Ska ni främja lärande och kunskapsdelning, skapa ett bra sammanhang genom gruppen, förklarade Birgitta Södergren.

En viktig ingrediens är den osynliga kunskapen.

– Det är kunskaper som inte är konkreta, utan upplevs intuitivt. Ofta kan vi inte sätta ord på den dolda kunskapen. Men trots att den sällan belönas är den värd att ta vara på. Nya tankar och viktiga upptäckter föds i mötet mellan den formella och den osynliga kunskapen, vilket i sin tur kräver ett bra emotionellt klimat.

Sammanfattningsvis:

 

  •  kunskapsutveckling är interaktiv, samverkande
  •  osynlig kunskap är avgörande för innovationer och nytänkande
  • kunskap är situationsberoende. Vi lär lika mycket om sammanhanget, personerna och förutsättningarna som de fakta vi studerar
  • vår förståelse/attityder och våra känslor påverkar lärandet.

Publicerad: 2010-02-05

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.