Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Flexibla organisationer formar framtiden

2012-02-27 Snabba förändringar, globalisering och utvecklad service. Det kommer att prägla framtidens myndigheter, stadda i oavbruten omvandling.

68522d1c79ce3b2a74dcaad00dcf3fda4282b5d4

Hur ska myndigheter stärka beredskapen för allt snabbare förändringar? Det var temat för seminariets engagerade gruppdiskussioner.  Bild: Camilla Cherry

-Ni skulle kunna säga att ni arbetar inom statsförändringen istället för statsförvaltningen, sa IT- professorn och forskningschefen Bo Dahlbom.

Han var en av två huvudtalare på ett av de tre seminarier som anordnas av Partsrådet inom arbetsområdet Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd.

Partsgemensam agenda

Att få tänka högt tillsammans i gruppdiskussioner, nätverka, inspireras, lära mer och engageras var viktiga syften med dagen. Det poängterade Edel Karlsson Håål från Partsrådets styrelse, när hon under seminariet den 20 februari 2012 hälsade omkring 70 deltagarna välkomna:

-Att vi, parterna tillsammans, sätter en gemensam agenda, försöker skapa win-win lösningar och har verksamhetsfokus gör Partsrådet till en stark och unik kraft.

Seminariet genomfördes tre dagar i rad, Åsa Erba-Stenhammar från Partsrådets styrelse inledde den tredje seminariedagen.

Trender anger takten

För att illustrera tongivande trender i dagens omvärld tog Bo Dahlbom fasta på ett antal ord som sammanfattar vår tid och den närmaste framtiden, bland annat följande:

• Förändring – allt förändras i en allt snabbare takt. Dagens tekniska utveckling är bara ett exempel, där tekniska produkter nästan passerat sitt bäst före datum innan de kommit ut och ersatts av något annat.
• Tillväxt – något av ett mantra i vår tid. Det som tog ett år att producera för hundra år sedan tar i dag en vecka.
• Marknad – varför göra något själv som någon annan kan göra billigare och som man istället kan köpa?
• Globalisering, där plötsligen hela världen kan ses som en marknad, påverkar alla. Online – ett ord som berättar att tekniken går så snabbt att den tvingar oss att springa allt fortare.

Flexibel myndighetsutövning

Typiskt för framtidens myndigheter är alltså, förutom den snabba förändringstakten och globaliseringen, att servicen blir allt mer automatiserad och tjänsteutövningen mer systematiserad.

-I dag har vi 21 länsstyrelser som gör samma saker runt om i landet. I framtiden kanske det räcker med en. Myndighetsutövningen blir mer flexibel och med en service som varierar efter individens behov.

-Vi måste lyfta blicken, våga bejaka förändringarna och pröva det nya. Att tänka på att vi bygger framtiden och inte bara förvaltar det förflutna, sa Bo Dahlbom.
Förändring kräver samverkan

Jonas Janebrant, vice vd på Mil Institute, som arbetar med ledarutveckling, poängterade vikten av samverkan i en värld av förändringar.

Det är inte brist på kunskap och information som skapar problem i en organisation, utan bristen på samverkan mellan människor, avdelningar och myndigheter, framhöll han.

-Organisation och struktur är inte oviktigt, men allt för ofta lägger vi för stor vikt på dessa. Vi måste ta tillvara mellanrummen. Enheten A ser bara sin enhet i stället för helheten och här har vi mycket att vinna på samverkan och att täta mellanrummen. Det pratas ofta om action plans i en organisation när det snarare är interaction plans som behövs.

Jonas Janebrant påpekade att detta inte nödvändigtvis innebär att vi ska samverka mer, utan snarare fokusera på den samverkan som är viktig.

Ökad beredskap

Under seminariets gruppdiskussioner var temat hur man kan öka beredskapen för den allt snabbare utvecklingen. Några synpunkter som kom fram var

• mer omvärldsbevakning och strategisk kompetensutveckling
• moderna och kompatibla IT-system såväl inom som mellan myndigheter
• dialog och samverkan mellan enheter, avdelningar och myndigheter
• långsiktigt tänkande kring förändringar och våga vänta ut effekten av dem
• verksamhetsnära förändringsarbete
• mer flexibla och lyhörda strukturer och organisationer
• fokus på att modernisera både ledarskapet och medarbetarskapet

Utvecklingsprogram i vår

Alan Schürer, projektledare för arbetsområdet ”Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd”, sammanfattade seminariet och passade på att berätta om Partsrådets utvecklingsprogram om kontinuerlig förändring och utveckling.

Programmet ger möjlighet för 50 deltagare att fördjupa sig ytterligare i de teman som lyfts fram som viktiga att arbeta med i ett kontinuerligt förändringsarbete. Det kommer att ske på tvådagarsinternat vid fyra tillfällen under våren och början av hösten.

Publicerad: 2012-02-27

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.