Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

”Förändringsarbetet måste in i verksamheten”

2013-12-04 En grundförutsättning för förändringsarbete är att få in det i den ordinarie verksamheten. Det betonade Magnus Anttila på Partsrådets seminarium Medarbetardrivet förändringsarbete.
– Jag har varit med om så många förändringsprojekt som man har kört vid sidan av verksamheten. Man börjar stort med kick-off och ballonger och kör på i två månader. Sedan är det slut – på alla sätt. Det enda som finns kvar är en låda ballonger.

a0d7f7c487310be44b03d5b4bc3a5fb8c373f217

Magnus Anttila pratade om vikten av att inse att förbättringar skapas av människor och att om en förändring ska kunna genomföras måste medarbetarna vara delaktiga och driva utvecklingen. Foto: Micke Lundström

Magnus Anttila är konsult och författare till flera böcker om förändringsarbete. Han har stöttat såväl stora som små organisationer i att förändra sin verksamhet.

På Partsrådets seminarium pratade han om tre hjälpmedel i förändringsarbetet; synsätt, arbetssätt och verktyg. Synsättet, hur vi ser på medarbetarna, är avgörande för förändringsarbetet. Ser vi medarbetarna som ”en resurs bland andra” – eller ser vi dem som en förutsättning och motor i förändringsarbetet? Magnus Anttila betonade att man måste utgå från den egna människosynen i planeringen och genomförandet av förändringsarbetet.

– I praktiken ser man ofta medarbetarna som ”en resurs bland andra”. Det leder till att man fokuserar på lösningarna – ny organisation, utbildning, ny teknik etc – och glömmer att skapa delaktighet kring varför förändringen är viktig. Man tappar fokus på idén med utvecklingen.

”Förbättringar skapas av människor”
Om man ska lyckas, förklarade Magnus Anttila, krävs ett annat synsätt. Att man inser att förbättringarna skapas av människor och att det är först när medarbetare och chefer de facto använder ny teknik som man kan få till stånd utveckling. Utan medarbetarnas vilja och engagemang är tekniken i sig oviktig.

För att människor i en verksamhet ska kunna utveckla den krävs att man skapar förståelse för sammanhangen och meningen, en tydlig koppling till den egna rollen och möjlighet att påverka. Detta, menade Magnus Anttila, är i mångt och mycket ledarskapsfrågor.

När man i ett nästa steg går från synsätt till arbetssätt handlar det bland annat om att klarlägga vad förändringsarbetet innebär på verksamhetsnivå, enhetsnivå och individnivå. Magnus Anttila utgår här från tre frågor: Vilka utmaningar står vi inför (hur motiverar vi förändringen)? Vad ska vi kunna göra/bli bättre på i arbetet (vad innebär förändringen i det praktiska arbetet)? Hur ska vi skapa förutsättningar för att uppnå önskvärda förbättringar?
Först därefter är det dags att se till vilka verktyg, IT-hjälpmedel och annat stödmaterial, som krävs.

Vanligt blanda ihop mål och medel
Magnus Anttila konstaterade att ett vanligt problem i förändringsarbete är att man blandar ihop mål och medel. Som exempel på detta nämnde han en verksamhet där man hade gått från en ”linje–stabsorganisation” till en processorganisation.

– Jag frågade dem varför de hade ändrat organisationen men det var det ingen som kunde svara på. Målet i sig hade blivit att skapa en processorganisation. När man till slut hittade det ursprungliga målet med förändringsarbetet var det att få kortare beslutsvägar. Men istället hade förändringen inneburit att det hade blivit längre beslutsvägar.

Parternas viktiga roll
Magnus Anttila avslutade sin föreläsning med att lyfta fram de lokala parternas viktiga roll i förändringsarbetet.

Deltagarna var överens om att de lokala parterna har en viktig uppgift. Detta bland annat genom att vara en brygga till verksamheten, stötta ledningsgruppen och visa på hur förutsättningarna för att genomföra en förändring ser ut och hur medarbetarna kommer att reagera på förändringen.

Publicerad: 2013-12-04

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.