Lyssna på artiklar genom att klicka på Läs mer och därefter på högtalarsymbolen.

Olika perspektiv på omvärldsbevakning

2013-04-24 Genom att fånga in och analysera signaler från omvärlden kan man lättare bedöma möjligheter, undvika risker och skapa någon form av handlingsberedskap. Det är tanken bakom omvärldsbevakning, en strategi som fått allt större betydelse för såväl myndigheter som företag.

b9cc28e523a4e5b3ce931faf03c26a492c8e91d2

Att omvärldsbevaka ligger i människans natur, menade Erik Herngren från Kairos Future, en av talarna på Partsrådets seminarium om omvärldsbevakningsom hölls i april 2013. Foto: Camilla Cherry

På flera myndigheter arbetar man idag med omvärldsbevakning, men oftast i form av en stödfunktion.

-Arbetet behöver struktureras och integreras i verksamhetplaneringen.  Samtidigt bör fokus ytterligare öppnas mot dem som myndigheten är till för, till exempel kunder, brukare, patienter och medborgare, sa Alan Schurer, projektledare för Förändring och utveckling.

Underlag för beslut
Erik Herngren, omvärldsanalytiker från Kairos Future, menade att det ligger i människans natur att omvärldsbevaka för att fånga möjligheter och undvika risker.

-En organisation är som en samling handlingsmiljöer. Ska den kunna utvecklas måste enskilda individer fatta beslut i vardagen. För att se vad besluten kan komma att innebära måste var och en skaffa sig insikt genom omvärldsbevakning.

Syftet med omvärldsbevakning är, kort sagt, att kunna fatta bättre beslut. Det är också ett verktyg för omprövning, menar Erik Herngren.

-Ibland läggs för mycket tid på förvaltning av verksamheten, istället för att stanna upp och se vart man är på väg. Omprövningar behövs för att inte stagnera. Förvaltar man för mycket, försvinner syret i organisationen.

Några vanliga fällor
Erik Herngren varnade för några fällor i arbetet med omvärldsbevakning.

-Se upp för konsultfällan. Du får bra svar som hamnar i pärmen på hyllan. Den andra är konsensusfällan, det vill säga ambitionen att alla ska med. Väntar man på det, kommer man ingenstans.

En tredje fälla att se upp med har att göra med de krav som ställs på en myndighet:

-Man spottar i nävarna och ökar takten. Det går bra i början, men sedan upplever man plötsligt att det inte räcker till. Omvärlden förändras snabbare. Och då kommer inte sällan tanken på omorganisation in i bilden. Men det innebär endast en ökad kontroll på ”invärlden”, inte omvärlden. Effekten blir inte den man hoppades på, och så korrigerar man omorganisationen, om och om igen.

Krav på systematik
Henrik Sköld, omvärldsanalytiker på PTS, Post- och Telestyrelsen,  gav konkreta råd i form av tio steg för en effektiv omvärldsbevakning, publicerade i boken Framtidssäkra din organisation.

Hans definition på omvärldsanalys är ”att systematiskt samla information, analysera, samt skapa förutsättningar för att agera på de förändringar i omvärlden som påverkar den egna organisationen.”

c03be8ab3abcd4f166f3334aee16283ab85653ab

– Första frågan som bör ställas är ”vart vill vi komma?”  Gör en kartläggning och bygg sedan upp en organisation som lägger grund för systematiken.

Andra frågor som måste besvaras är vilken omfattning arbetet ska ha, vilka perspektiv som ska täckas, hur processen ska se ut samt vilka kompetenser och verktyg som behövs. Och – framför allt – vad ska komma ut av det hela?

Läs mer via länk till höger på sidan.

 Ett verktyg för att hantera osäkerhet
Oscar Jonsson berättade om hur MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, arbetar med omvärldsbevakning.

-För mig handlar omvärldsbevakning om att hantera osäkerhet, något vi inte vet men vill veta något om. Mitt grundantagande är att det jag inte vet kommer alltid att vara mer än det jag faktiskt vet. Sannolikheten blir då ganska stor att det jag inte vet kanske är viktigare än det jag vet.

Han talade också om vikten av ödmjukhet inför omvärlden och betydelsen av att begränsa bilden – att skala bort information som inte är relevant.

För MSBs del handlar relevant information om människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet, demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter, miljö, ekonomiska värden och nationell suveränitet.

Oscar Johansson rekommenderade användningen av scenarier i omvärldsanalysen.  I scenariot sätter man en ”otänkbar” händelse i ett sammanhang – i vilka områden skulle en oförutsedd händelse kunna ske och orsaka vilka konsekvenser?

Läs mer om Oscar Jonssons personliga illustration av begreppen känd – okänd via länk till höger på sidan.

Systematisk insamling av forskning
Med hjälp av metoden Rapid Evidence Assesment kan man bättre ta tillvara på forskning i omvärldsbevakning. Det menar Olof Wolf-Watz, affärsområdeschef för Välfärdsanalys på Ramböll.

Metoden kombinerar systematisk granskning med traditionell dokumentstudie. Arbetet omfattar fyra faser:

1. Ta fram ett undersökningsprotokoll (hur kartläggningen ska avgränsas, formulering av frågan som ska undersökas, definiera urvalskriterier)
2. Sök efter relevant litteratur
3. Värdera relevant litteratur
4. Sammanställ och presentera resultatet.

Styrkan i metoden ligger i att den ger en snabb överblick över kunskapsläget och det vetenskapliga stöd som finns för en viss typ av åtgärder för en specifik målgrupp.

En svaghet är att metoden begränsas av kraven på systematik – trampar man snett tidigt i processen begränsas möjligheten att få riktiga svar.

Lyssna på idéer
Sist på talarlistan under seminariet var Joakim Harping, kundombudsman vid Affärsakademien.

-Ombudsmannaskap innebär att driva andras klagomål och synpunkter. Det är en form av medlarroll. Folk vill sällan utsätta sig för förändringar, men fler vill vara med och förändra. Och folk är sällan nöjda, sa Joakim Harping och gav några förklaringar till varför många personer drar sig för att komma med idéer:

• Det är ingen idé
• Det är jobbigt
• Ingen lyssnar
• Jag har så svårt att uttrycka mig
• Bäst att sitta stilla i båten

-Lyssna, och nonchalera inte vad som sägs. För det är nonchalansen som gör att folk slutar komma idéer, avslutade han.

Publicerad: 2013-04-24

Hur vi inom staten kan bli bättre på att jobba med omvärldsbevakning

2013-04-08 Bildspel från Partsrådets seminarium om omvärldsbevakning Förändring och utveckling

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.