Lyssna på artiklar genom att klicka på högtalarsymbolen.

Snabba innovationer

(För undertexter, klicka i CC)

Lisa Lindström är vd på digitalbyrån Doberman, som under hennes ledning har mottagit flertalet designutmärkelser, utsetts till Sveriges bästa arbetsplats samt kvalificerat sig som gasellföretag.

Hon betonade vikten av att – inte minst som myndighet – alltid befinna sig i konstant rörelse, på Partsrådets seminarium.

–Utvecklingen har aldrig gått så fort som nu och imorgon kommer den att gå ännu fortare. Hur leder man då? inledde hon sin föreläsning på Partsrådets innovationsfrukost.

Lisa Lindström menade att myndigheter är bra på att förbättra sin verksamhet på traditionellt vis, i det som hon kallar för produktionssamhället. Nu gäller det också att öva på hur man utvecklar sin verksamhet i det nya prototypsamhället – ett samhälle där man inte gör saker på samma sätt varje gång.

–Om man som myndighet till exempel kommer till insikt om att en medborgare vill möta en i mobilen tar det idag kanske fem år innan man har kunnat ta fram tjänsten. Men då har vi ju helt andra mobiler – eller kanske inte mobiler alls, konstaterade hon.

På inspirationsfrukosten betonade hon vikten av att skapa en nyfikenhetskultur inom statsförvaltningen – till skillnad mot den tvärsäkerhetskultur som hon menade finns på många håll idag.

Nya arbetssätt

Lisa Lindström konstaterade att många myndigheter är bra på att skapa vardagsinnovationer. Hon uppmanade partsföreträdarna som deltog i seminariet att lyfta fram goda exempel, försöka röja hinder och verka för att beslut fattas på nya sätt.

Hennes egen strategi som vd är att fatta enkla och okomplicerade beslut själv – men låta medarbetarna vara med och fatta de stora, viktiga besluten. Ett exempel på det senare var när hennes företag skulle etablera sig på en ny ort. Medarbetarna föreslog att det nya kontoret skulle ligga i New York och trots att Lisa Lindström själv var tveksam till den föreslagna orten tvingade hon sig att inte säga nej utan ja, vi testar. Nu har Doberman ett kontor i New York med 20 anställda som har varit lönsamt sedan den första dagen.

Hon uppmanade partsföreträdarna att börja innovera i det lilla.

–Flyg så lågt ni kan. Vänta inte på de stora systemförändringarna, testa i er egen organisation. När ni får synlighet för det nya arbetssättet – flyg lite högre. Det är så man får ledningens förtroende.

Radikal innovation

Lisa Lindström menade att myndigheter i en nära framtiden måste hitta nya sätt för att kunna möta medborgarnas förändrade behov och teknikutvecklingens möjligheter.

–Jag tror att myndigheter skulle tjäna på att arbeta närmare varandra för att lösa livshändelser utifrån medborgarens behov, säger hon och menade att man även behöver anställa nya kompetenser än dem som idag finns verksamma inom myndighetsvärlden.

Hon ger följande råd till myndigheter som vill lyckas att göra det hon själv kallar radikal innovation, och som hon menar är nödvändigt för att kunna hänga med i den snabba utvecklingen:

  • Orka stanna kvar i utmaningen ni vill lösa och försök förstå vad som är de egentliga problemen
  • Ta tid till att skapa insikter kring dessa problem, gärna genom brukarmedverkan
  • Håll en hög ambition och försök hålla i den över tid
  • Testa tidigt och ofta
  • Utse hinderröjare så att tidiga idéer inte refuseras utan utforskas vidare under tiden hinderröjarna undersöker vad som krävs för ett framtida genomförande.

Skapa tillit

Vad kan partsföreträdarna sätta igång med direkt på sina myndigheter?

Lisa Lindström gav rådet att bygga team över avdelningsgränserna, se till att ta med olika kompetenser tidigt i ett projekt och att testa idéer genom prototyper.

–Jag tror på att etablera en lärandekultur, där medarbetare uppmanas att testa nya arbetssätt, nya metoder och att reflektera över dess effekt. En sådan lärandekultur kräver tillit, att alla känner att de uppmuntras att utforska snarare än att följa regelboken, sa hon.

Bättre möten

(För undertexter, klicka i CC)

Birgitta Södergren är docent och organisationsforskare, knuten till IPF, Institutet för Personal- och Företagsutveckling, vid Uppsala universitet. På Partsrådets seminarium berättade hon om ett forskningsprojekt som hon och hennes forskarkolleger fått stöd från AFA Försäkring för att genomföra. Projektet drevs i samarbete med forskare från Arbets- och Miljömedicin i Uppsala.

I projektet följde forskarna tolv arbetsplatser från olika verksamheter och studerade deras möteskultur.

Birgitta Södergren betonade betydelsen av att ha fungerande och effektiva möten för den psykosociala arbetsmiljön.

–Om möten går i stå kan det leda till minskad energi även i det vanliga arbetet. Jag har stött på människor som ägnar hälften av sin arbetstid åt möten. Då gäller det verkligen att mötena är effektiva. Men jag har också stött på personer som kanske ägnar fem procent av arbetstiden åt möten. Då är det nästan ännu viktigare att det är bra möten, eftersom det ofta är de enda tillfällen som man kan lyfta gemensamma frågor.

Hon konstaterade att det finns många vinster med att ha välfungerande möten på arbetsplatsen. För många chefer är mötena enda möjligheten att kunna utveckla sin grupp. Mötena kan bidra till att bygga och stärka gemensamma värderingar, skapa delaktighet och involvering, ge ökad förståelse för andras arbete och bidra till en helhetssyn, genom att man kan relatera det egna arbetet till ett övergripande syfte. Mötena ger också tillfälle att diskutera gemensamma frågor som man inte hinner lyfta i vardagen och är en grogrund för kreativitet och nya idéer.

Balanserad kommunikation

I forskningsprojektet står dialogens betydelse i fokus. Birgitta Södergren och hennes forskarkolleger utgår från en modell med balanserad kommunikation, där det ska finnas balans mellan ett utifrånperspektivoch ett inifrånperspektiv. Det vill säga att både ha fokus utåt, på omvärlden/kunder/brukare och på den egna arbetsgruppen. En grupp som har för mycket inåtperspektiv kan till exempel behöva öva på att även lyfta in medborgarna som man finns till för i diskussionen.

–I vissa grupper, som vi såg exempel på inom vård och skola, kan det å andra sidan nästan vara för mycket fokus på omvärlden. Barn, patienter och anhöriga är viktigare än den egna arbetsgruppen. Då handlar det istället om att även kunna ha respekt för den egna gruppen, för vår kompetens, våra styrkor och förutsättningar i arbetet.

Det behöver även finnas balans mellan att utforska, genom att undersöka och ställa följdfrågor, och att berätta, då man bidrar och delar med sig av kunskaper och idéer. Här är det viktigt att se till att alla i gruppen får komma till tals.

–Det är viktigt att undersöka och ställa frågor för att kunna se vad som finns under isberget. Vi såg också i forskningsprojektet att status följer med in i mötesrummet. Till exempel var det en undersköterska, som var den som hade mest kontakt med patienterna, som alltid satt tyst på mötena. När de andra i gruppen började ställa frågor till henne fick de en helt annan bild, berättade Birgitta Södergren.

Positivt samtalsklimat

Birgitta Södergren betonade att en grundläggande förutsättning är att det finns en positiv grundton och ett uppmuntrande arbetsklimat.

–Det kan handla om att man förstärker varandra och bygger vidare på varandras tankar och refererar till varandra. Att man visar respekt och sympati. Motsatsen, ett negativt samtalsklimat, innebär att man är ”nedmuntrande” och dissar eller avfärdar varandra. Man kan nästan fundera över om vi borde ha nolltolerans mot dissande.

Hon gav partsföreträdarna några konkreta råd för hur man får till stånd en bra möteskultur:

  • Anpassa mötestypen efter syftet med mötet.
  • Rotera ledarskapet.
  • Använd smågruppsdialoger/pardiskussioner. Det gör det lättare för de tystare att komma till tals, samtidigt som det dämpar de pratsamma.
  • Tillåt tysta ögonblick för egen reflektion.
  • Överväg frivilligt deltagande i möten när det är möjligt.
  • Börja inte ett möte med informationspunkter. Det skapar ett sändningsklimat, som gör det svårt att gå över till ett dialogklimat. Avsluta med informationspunkterna – eller mejla ut dem i förväg.
  • Bjud in ”misstänkt kompetenta” från andra discipliner, avdelningar eller verksamheter, för att få nya perspektiv vid problemlösning.
  • Utgå från konkreta fall i stället för principiella problem.
  • Arbeta med samtalsklimatet.

Birgitta Södergren hänvisade till den modell som hon och hennes forskarkolleger arbetat utifrån, för att utveckla samtalsklimatet i grupper. Modellen finns fritt tillgänglig på Sunt arbetslivs webbplats. Där finns också en enkät för att ta temperaturen på mötesklimatet, övningar för att förbättra dialogen, plus rapporter och illustrationsfilmer.

Till modellen.

”En konkret metod med vetenskaplig förankring”

Först snart två år sedan hörde Jenny Edström talas om Livsmedelsverkets metod för teamutveckling, när hon lyssnade på Arbetsgivarverkets podd. Hon förstod genast att metoden även skulle kunna vara intressant för hennes egen myndighet.

Jenny Edström.
Foto: Catharina Biesèrt

–Det är jätteviktigt för oss att det finns en vetenskaplig förankring, en beprövad erfarenhet. Hela vår organisation står för det i allt vi producerar utåt. Alla har det tänket – om det inte är vetenskapligt förankrat, så varför testa?

Metoden Effektiva team bygger på den amerikanska psykologiprofessorn Susan Wheelans forskning. Det är en av de tjänster som Partsrådet erbjuder statliga verksamheter kostnadsfritt, genom programmet Hållbart arbetsliv. Partsrådet har knutit till sig projektledarna från Livsmedelsverket, som stöttar myndigheter som vill ta del av tjänsten.

Styrning mot verksamhetsmålen

På Folkhälsomyndigheten är man inne i en pilotfas och testar Effektiva team på fem enheter.

Arbetet inleds med en ”Effektiva team-dag” då alla i arbetsgruppen deltar. Efter den inledande heldagen tar man fasta på några frågeställningar som arbetsgruppen tycker är viktiga och lägger in dem i ett digitalt uppföljningsverktyg. Alla i arbetsgruppen får sedan minienkäter en gång i månaden, som ett sätt att hålla frågorna levande och se hur de utvecklas. Efter ett halvår blir det en uppföljande halvdag då man pratar om vad som har hänt sedan sist och vad gruppen behöver arbeta vidare med.

–Effektiva team-dagarna blir tillfällen för arbetsgrupper att prata om uppgifter och mål och hur man ska samverka. Det finns en tydlig styrning mot verksamhetsmålen. Målen blir ständigt aktuella och man lyfter medarbetarskapet. Man pratar om alla medarbetares ansvar – att alla är viktiga, berättar Jenny Edström.

Hon uppskattar att modellen utgår från gruppernas arbetsvardag. Det finns möjlighet att diskutera både små och stora frågor som är viktiga för gruppen.

–Tanken är att det ska ge något till medarbetarna, att de får prata om hur de har det på jobbet. Deras arbetsvardag ska bli bättre. Det är en viktig del av arbetsmiljöarbetet. Det måste finnas tydlighet i mål och processer, annars finns det risk för stress och ohälsa.

Värdefullt erfarenhetsutbyte

Jenny Edström ser flera vinster med Effektiva team.

–Arbetsgrupperna får ett strukturerat tillfälle att prata om sådant som inte kommer fram i vardagen och som kan vara irritationsmoment. Det blir ett tillfälle när man kan stanna upp och prata om hur man kan arbeta ännu bättre. Om man får en grupp att utvecklas är oerhört mycket vunnet. Människor som trivs bättre levererar bättre, det blir vinster både för organisationen och individen, säger hon.

Hon ger rådet till andra myndigheter som vill börja arbeta med Effektiva team att förankra frågan ordentligt i högsta ledningen. Det är viktigt att det finns en vilja att arbeta med frågorna i hela organisationen.

Ett annat råd är att ta hjälp av Partsrådet och av andra myndigheter för att få konkreta tips.

–Det är jättebra att Hållbart arbetsliv har tagit ett grepp om det här. Det har varit väldigt skönt att kunna få stöd från personer som har jobbat så länge med Effektiva team. Vi har ett nätverk för myndigheter som arbetar med Effektiva team där vi utbyter erfarenheter med varandra. Det är väldigt värdefullt.

Viktigt med partsgemensam dialog

På Folkhälsomyndigheten är det HR-avdelningen som har tagit initiativet till arbetet med Effektiva team. Arbetsgivaren har förankrat arbetet hos de fackliga organisationerna och skyddsombuden och arbetet utvärderas tillsammans med dem.

Jenny Edström ser det som en självklarhet att ha en nära dialog med arbetstagarrepresentanterna när man arbetar med teamutveckling

–Det handlar ju om vår arbetsvardag, och facken och skyddsombuden står nära medarbetarna, så det är viktigt med deras synpunkter, säger hon.

Maria Wijkander, huvudskyddsombud på Folkhälsomyndigheten, har tagit emot flera positiva synpunkter från medarbetarna på Effektiva team.

Jenny Edström och Maria Wijkander. Foto: Catharina Biesèrt.

–Jag tror att det alltid är bra att ta upp saker som är aktuella och prata om dem i arbetsgruppen. Effektiva team blir ett levande projekt, där frågorna förändras efter vad som är aktuellt just nu, säger hon och tillägger:

–Det är jätteviktigt att samverka med arbetsgivaren. Det är ju medarbetarnas chans att tycka till om vår arbetssituation.

Effektiva team är en del av Hållbart arbetslivs tjänsteutbud. Vill du veta mer? Läs om programmets verksamhet här .

Effektiv lönebildning

 

Robert Wiklund och Annika Larsson. Foto: Catharina Biesèrt.

Totalt deltog partsföreträdare från åtta myndigheter i seminariet, som behandlade avtalet RALS 2017–2020 mellan Arbetsgivarverket och Seko. Från Migrationsverket deltog två arbetsgivarföreträdare och två företrädare för Seko. Migrationsverket är en myndighet med cirka 7 000 anställda och Seko-klubben har ett hundratal medlemmar.

–Vi har en ganska gedigen lönebildningsprocess där vi genomför olika aktiviteter i en årscykel. Revisionen är den 1 oktober och vi ägnar hela våren till att förbereda. Det är en bra process, sa Annika Larsson, som är HR-specialist på Migrationsverket.

Hon menade att det är något av en utmaning för de lönesättande cheferna att hålla ordning på de tre olika avtalen som de tre fackliga organisationerna har.

–Det förberedande arbetet samkör vi med alla fackliga organisationer. Sedan blir det olika förhandlingar med olika tidsplaner. Seko var klar först hos oss. Det var ett bra revisionsarbete, sa hon och fick medhåll av Robert Wiklund, som är avdelningsordförande för Seko på Migrationsverket.

–Vi var på det stora hela överens, konstaterade han.

Partsgemensamma seminarier

Båda uppskattade att Partsrådet ordnar lönebildningsseminarier om RALS-avtalet.

–Det är jättebra med en neutral part som pratar om avtalet. Dessutom är det bra att kunna få tips och idéer från andra myndigheter, menade Robert Wiklund.

–Det är alltid intressant att höra båda centrala parter ge sin bild, även om de koncentrerar sig på de delar där de är överens. Det är samma saker som vi brottas med på lokal nivå. Man behöver förstå andemeningen i avtalet för att kunna ta ner det på lokal nivå, sa Annika Larsson.

Tommy Eriksson och Eric Nyborg. Foto: Catharina Biesèrt.

Inspiration

Eric Nyborg, HR-specialist på Fortifikationsverket, berättade att han bara hade arbetat i sin nuvarande funktion i några månader. För honom blev seminariet ett sätt att få bättre förståelse för RALS-avtalet med Seko.

–Jag har begränsad kunskap så jag är här mycket för att lära mig och få syftet med avtalet förklarat för mig, men också för att få inspiration och tankar om hur man kan jobba framöver. Det är också ett sätt att skapa ett nätverk. Det vore värdefullt om vi kan hitta en myndighet som är ungefär lika stor som vi och som har liknande utmaningar att utbyta erfarenheter med, sa han.

Även Tommy Eriksson, central ordförande för Sekos förhandlingsorganisation på Fortifikationsverket, såg seminariet som en bra möjlighet att få insyn i hur andra myndigheter arbetar med lönebildningsprocessen.

–Det är bra att vi har det här forumet mellan oss och arbetsgivaren, det är ett sätt att stämma av. Det är bra att man får samma influenser och samma stöd oavsett om man representerar en arbetstagar- eller arbetsgivarorganisation. Då kan vi få samsyn i vissa frågor, sa han.

Roger Pettersson och Matilda Nyström Arnek. Foto: Catharina Biesèrt.

Effektiv process

Matilda Nyström Arnek, biträdande förhandlingschef på Arbetsgivarverket, och Roger Pettersson, ombudsman och avtalsansvarig på Seko, höll i seminariet.

–Det här är ett bra tillfälle för parterna på central nivå att kunna förklara tankarna bakom avtalet. Genom att arbetsgivarföreträdare och fackliga företrädare får ta del av samma information samtidigt skapas goda förutsättningar för det fortsatta arbetet på myndigheterna, sa Matilda Nyström Arnek.

Roger Pettersson menade att ett viktigt syfte med avtalet är att stötta partsföreträdarna på myndigheterna i att få en mer effektiv lönebildningsprocess.

–Vi vill att man gör rätt saker i rätt ordning. Det är ett processavtal som ständigt går att förbättra. Vi vill att myndigheternas arbete ska kunna resultera i ett bra utfall som är begripligt, sa han.

De tre fackliga organisationerna inom staten har olika löneavtal, vilket är anledningen till att Partsrådet har skilda, anpassade seminarier för Seko, Saco-S och OFR/S,P,O. Trots det konstaterade Roger Pettersson att mycket av lönebildningsarbetet är gemensamt och borde gå att samordna.

Han menade att Partsrådet fyller en viktig funktion i att stötta myndigheterna i lönebildningsarbetet.

–Vi kan lyfta frågor där vi är överens och kan förmedla budskap på ett gemensamt sätt. Det är ett sätt att legitimera avtalet, sa han.

Nytt inspirationsmaterial om RALS-T

”RALS 2010-T – ett löneavtal som visar vägen” ska inspirera till utvecklande samtal mellan arbetsgivaren och Saco-S på respektive myndighet kring utvecklingen av en långsiktig lönebildning utifrån tillsvidareavtalet.

Efter de olika avsnitten i materialet finns frågor att diskutera var part för sig och gemensamt. Inspirationsmaterialet har tagits fram av Arbetsgivarverket och Saco-S.

–Den lokala lönebildningen är central i RALS-T. Vi har tagit fram inspirationsmaterialet för att skapa goda förutsättningar för lokala dialoger kring viktiga delar i avtalet, säger Anna Falck, förhandlingschef på Arbetsgivarverket och ordförande för styrgruppen för Partsrådets arbetsområde Centrala parters stöd till lokal lönebildning.

–För att tillämpningen av tillsvidareavtalet ska fungera väl behöver våra lokala företrädare stöd i att kunna ställa rätt frågor, komma med inspel och nya argument i diskussionerna. Där fyller inspirationsmaterialet en viktig funktion, säger Lena Emanuelsson, ordförande Saco-S och Saco-S representant i styrgruppen.

Till inspirationsmaterialet.

Partsrådet på sociala medier

–Vi vill vara på de plattformar där våra målgrupper finns. Genom att etablera oss på sociala medier hoppas vi kunna nå ut bredare, säger Partsrådets kanslichef Elisabet Sundén Ingeström.

Följ oss på Facebook och på Linkedin och ta del av nyheter om partsgemensamt stöd inom arbetsmiljö, hållbart arbetsliv, lönebildning, samverkan och innovation och utveckling.

 

Inspirerande om innovation

Under två intensiva dagar fick 42 partsföreträdare från tolv myndigheter prova på den senaste tekniken i labbformat och få en insikt i hur man kan ta till sig av nya arbetssätt inom staten. Partsrådets arbetsområde Innovation och utveckling ur ett partsperspektiv stod bakom innovationslabbet, som syftade till att både inspirera och ge partsföreträdarna möjlighet att prova på att innovera själva.

–Kul att prova på innovationstekniken i workshopform. Det var spännande och intresseväckande – och utmanar många föreställningar, säger Urban Carlswärd, HR-strateg på Försvarets Materielverk, som deltog i seminariet tillsammans med fackliga företrädare för myndigheten.

Epicenter är en av de första digitala innovationshusen – inte bara i Sverige utan i hela världen. Här samlas några av de mest innovativa stora internationella företagenliksom mindre start- och scale-up bolag.

Ola Ahlvarsson, en av grundarna till Epicenter, inledde labbdagarna med en föreläsning om vikten av att hänga med i den tekniska utvecklingen.Han konstaterade att utvecklingen går otroligt snabbt – och menade att det är något som alla människor måste förhålla sig till.

–Vad ska ni göra när det kommer teknologi som är bättre än ni? Om AI blir dubbelt så smart till halva priset varje år – vad händer då? Hur kan vi om 30 år konkurrera mot mobiler och datorer som är en miljard gånger snabbare än idag?

(För undertexter, klicka i CC)

Den gudalika människan

Ola Ahlvarsson betonade att det är viktigt att ha en nyfikenhet och en strategi för att jobba med innovation. Han målade upp en framtid där vi har tagit fram innovationer som vi inte ens kan föreställa oss idag.

–I framtiden kommer vi att ha så mycket robotik i kroppen att vi kan leva så länge som möjligt med superkrafter. Man kan prata om Homo Deus, den gudalika människan, istället för Homo Sapiens, sa han och berättade att det finns teorier om att vi i framtiden till och med ska kunna bota döden.

Samtidigt, menade han, finns det forskare som Steven Hawkings som har varnat för AI och menat att detta är något som är farligare än kärnkraft.

Ola Ahlvarsson menade att det är svårt att veta hur utvecklingen kommer att påverka offentlig sektor.

–Men det är viktigt att man har en nyfikenhet och en vilja att titta på andra lösningar än dem som man traditionellt har haft.

Digital safari

Under en digital safari fick deltagarna på innovationslabbet prova på den senaste tekniken. I en station fick de träffa den virtuella assistenten Alexa, som skapats av Amazon, och prova på att ställa frågor och få svar av henne. De fick även ta del av utvecklingen inom smart wearables, det vill säga datorbaserad teknik inbyggd i bärbara produkter som kläder och accessoarer.

Ett exempel är Racefox, en digital löparcoach där man under löprundan kan få råd om hur man ska anpassa steglängd och annat för att få maximal effekt av löpningen och minimalt med skador.

Deltagarna fick även ta del av VR, virtual reality, samt AR, augmented reality, där man lägger ett virtuellt lager på verkligheten, och till exempel kan få omdömen om restauranger samtidigt som man går ner för en gata.

De fick sedan arbeta praktiskt med en innovationsövning. Deltagarna arbetade i grupper och identifierade en utmaning eller ett problemområde, som antingen kunde vara en intern process eller en större samhällsutmaning. Därefter fick de enligt en systematisk process, med inspiration från de tekniska lösningarna som presenterades på den digitala safarin, identifiera innovativa lösningar på problemet/utmaningen.

Intresseväckande

Både Emilie Hultin och Urban Carlswärd tycker att labbdagarna var inspirerande och intresseväckande.

–Träningsdagen med olika tekniker inom AI var spännande och väckte en hel del nyfikenhet och förväntan, säger Urban Carlswärd.

Det han tar med sig hem till FMV är tankar om hur den nya tekniken kan komplettera myndighetens nuvarande arbetssätt och även vilka nya möjligheter som den nya tekniken innebär för myndighetens arbete.

Samtidigt menar han att man måste vara observant på risken att den nya tekniken leder till kunskapsklyftor och ett digitalt utanförskap, om den äldre generationen får svårt att hålla samma takt som den yngre.

–Vi anställer nya medarbetare som aldrig har upplevt en ouppkopplad barndom och därmed har en snabbhet som många äldre medarbetare i vår verksamhet aldrig kommer att komma upp i, konstaterar han.

Tillåtande klimat

Emilie Hultin tar med sig tillbaka till KI insikten om att man inte ska vara rädd för att testa nya idéer – det går att göra på ett snabbt och enkelt vis.

–Det är viktigt att arbeta och verka för ett öppet och tillåtande klimat på arbetsplatsen. Om man får kollegor att känna sig säkra och trygga, då kommer idéerna och innovationerna. Framtiden har mycket intressant att erbjuda om man är öppen och nyfiken, menar hon.

Arbetsgivarverket och Saco-S genomför under hösten två seminarier kring lokal lönebildning

2018-06-27

Lönesättande samtal

För att varje medarbetares lön ska ha en tydlig koppling till uppnått resultat utifrån verksamhetens mål har parterna bestämt att lönen ska fastställas i dialog mellan chef och medarbetaren. Väl fungerande lönesättande samtal är ett bärande inslag för att RALS-T ska fungera i enlighet med parternas intentioner. För att ytterligare förstärka chefs- och medarbetarperspektivet i det lönesättande samtalet har möjligheten till en alternativ slutstation nu tillförts modellen.

Mot den bakgrunden genomförs ett seminarium för lokala parter i syfte att inspirera och ge möjlighet till erfarenhetsutbyte kring lönesättande samtal som  revisionsmetod.

Seminariet äger rum den 9 oktober 2018 på Word Trade Center, Stockholm.

Långsiktigt arbete med lönebildningen

Det är angeläget att lokala parter fortsätter arbetet med att se till att lönebildningsprocessen inte blir en separat process skild från verksamhetsplanerings- och budgetprocessen. En avgörande faktor för att lönebildningen ska gynna både verksamheten och medarbetarna är att lönen har en koppling till verksamhetens mål och resultat, både på organisatorisk och på individuell nivå. För att stödja lokala parter i det egna utvecklingsarbetet har centrala parter reviderat och utvecklat den partsgemensamma kommentaren till RALS-T.

För att bland annat presentera den nya kommentaren genomför parterna ett seminarium i syfte att stödja och inspirera lokala parter i det egna utvecklingsarbetet.

Seminariet äger rum den 7 november 2018 på Clarion Sign Hotell, Stockholm

Mer information

För båda seminarierna förutsätts att lokala parter deltar gemensamt. För att bereda så många lokala parter som möjligt är antalet platser begränsat till två företrädare för arbetsgivaren respektive Saco-S.

Ytterligare information om respektive seminarium kommer efter sommaren likväl som en länk för anmälan.

För mer upplysningar vänd er till Ken Johnsson, ken.johnsson@arbetsgivarverket.se

 

Samverkan ger innovation

Ann Hellenius har arbetat med frågor kring ledarskap, digitalisering och innovationer i över 20 år. Redan när hon studerade skrev hon sin magisteruppsats om hur sättet man hanterar data påverkar organisationer.

–Jag var tidigt ute och kunde redan då se att det skulle ske stora förändringar på grund av hur man hanterar data.

Första jobbet blev som analytiker på Cambridge Strategic Management Group i London. Under åren som har gått sedan dess har Ann Hellenius bland annat arbetat som konsult och nyligen som CIO i Stockholms stad, där hon har haft i uppdrag att öka den digitala mognaden hos lärare. Inblick i statsförvaltningen har hon bland annat genom styrelseuppdrag i Lantmäteriet och Tillväxtverket.

fullsizeoutput_2b6

Starka på samverkan

Ann Hellenius inledde som första talare en serie innovationsfrukostar som Partsrådets arbetsområde Innovation och utveckling ur ett partsperspektiv anordnar under 2018.

Hon betonar att det är viktigt för Sverige att inte halka efter i utvecklingen. Enligt studien Digitizing Europe (2016) har Sverige tappat den höga rankingen i fråga om digitalisering som vi hade 2011 – och vi förväntas halka efter ytterligare. 2011 ansågs Sverige vara världens tredje mest digitaliserade land och främst i Norden. 2025 är prognosen att Sverige har halkat ner till plats 22 – efter både Danmark och Norge. Då är det istället Kina som förväntas ha tagit täten.

Vägen till en kreativ och innovativ statsförvaltning, menar Ann Hellenius, går genom en ökad samverkan. Staten behöver bli bättre på att samverka med övrig offentlig sektor, med akademin och med det privata näringslivet.

–Det behöver även bli en ökad rörlighet på arbetskraft mellan det offentliga och det privata. En stor fördel för Sverige är att vi traditionellt är starka på samverkan. Vi är bäst i världen på det. Men den erfarenhet som jag har av privata företag är att de ofta kan känna sig osäkra på hur de ska närma sig offentlig verksamhet.

 

Digitaliseringens möjligheter

Ann Hellenius betonar att det även är viktigt med en fungerande samverkan internt på myndigheterna, inte minst mellan chefer och fackliga företrädare.

–Vi genomgår stora samhällsförändringar, det är en utveckling som bara har börjat. Det är viktigt att man tillsammans hittar sätt att tänka nytt. Det krävs att vi får en ökad kunskap om vilka möjligheter digitaliseringen kan ge.

Statsförvaltningen, menar hon, har mycket att vinna på att ta tillvara på teknikens möjligheter. Det handlar dels om att se vilken nytta man kan skapa för medborgarna. Dels om att komma till rätta med den inre effektiviteten.

–Det handlar i mångt och mycket om att komma ur de stuprör som finns idag. Det finns väldigt mycket kunskap inom olika delar av statsförvaltningen.

Ann Hellenius vill nyansera den gängse bilden att ett stort antal jobb kommer att försvinna som en följd av digitaliseringen. Det är framför allt delar av jobb som försvinner, menar hon, och samtidigt uppstår nya jobb som en följd av digitaliseringen. Studier som har gjorts av BCG analys och Eurostat visar att digitaliseringen de facto förväntas skapa två nya jobb för varje arbete som automatiseras.

–Det är inte första gången som arbeten försvinner på grund av den tekniska utvecklingen, så har det varit i alla tider. Men det är viktigt att man avsätter tid för reflektion och samtal om detta i organisationen så att man kan mota den rädsla som kan finnas hos medarbetarna.

Mångfald driver innovation

Ann Hellenius betonar mångfaldens betydelse för innovation. Det räcker dock inte enbart med mångfald. Såväl hennes egna erfarenheter som forskningen visar att kreativa miljöer skapas med en kombination av mångfald och inkludering.

–Endast mångfald skapar konflikter, det har jag själv sett. Bara inkludering innebär att många tänker likadant. Det blir en grupp som trivs tillsammans, men man skapar inga innovationer. Om man däremot har både mångfald och inkludering – då skapar man ett innovativt klimat som är otroligt kraftfullt.

Forskningen visar att grupper som lyckas kombinera inkludering och mångfald är starkare än andra. Sådana grupper är också bättre på att bedöma risker och på integritet och säkerhet, vilket Ann Hellenius menar är otroligt viktigt idag.

Hon uppmanar lokala parter på statliga myndigheter att hitta sätt att bli bättre på mångfald och inkludering. Ett annat råd är att hitta bra sätt att kombinera långa planeringsprocesser med en förmåga att våga testa nya saker.

Vad är det allra viktigaste hon vill att deltagarna på innovationsfrukosten ska ta med sig hem till vardagen på de egna myndigheterna?

–Att se till att bli snabba på att utveckla samverkan med bland annat näringslivet och att våga ta in nya perspektiv.

Samverkan skapar innovation

Sebastiaan Meijer är professor i vårdlogistik vid Kungliga Tekniska Högskolan. Han och hans forskargrupp har specialiserat sig på att använda spelteorier för att bryta upp gällande strukturer och få människor att samarbeta, från olika verksamhetsområden inom en organisation. På Partsrådets innovationsfrukost berättar han hur man kan gå till väga för att lyckas med detta på statliga myndigheter.

–Samverkan är grunden för innovation. Sebastiaan Meijer har lyckats utnyttja olika spelmekanismer för att åstadkomma samarbeten mellan människor i en organisation som normalt inte arbetar tillsammans. Det är både spännande och inspirerande att höra honom berätta om detta, säger Maria Made, ordförande för styrgruppen för Partsrådets arbetsområde Innovation och utveckling ur ett partsperspektiv.

Frukostseminariet äger rum fredagen den 18 maj kl 07.45–09.30 på Tändstickspalatset, Västra Trädgårdsgatan 15 i Stockholm. Frukost serveras från 07.45, då det finns tid för en halvtimmes nätverkande med lokala parter på andra myndigheter innan seminariet inleds 08.15. Efter Sebastiaan Meijers föreläsning finns möjlighet att ställa frågor och diskutera.

Seminariet är kostnadsfritt.

Anmäl dig här senast 11 maj.

Sexuella trakasserier på arbetsplatsen

Det finns två lagar som styr hur vi ska hantera sexuella och andra trakasserier. Den ena är Arbetsmiljölagen, den andra Diskrimineringslagen. Enligt båda är det förbjudet med sexuella trakasserier på arbetsplatsen.

Gabriella Fägerlind berättar att det till exempel kan handla om en sexuell jargong, nedsättande språkbruk, ovälkomna sexuella förslag, tafsande och ovälkommen beröring av sexuellt slag.

Gabriella Fägerlind

Eskalerar                     

Sexuella trakasserier kan vara av olika allvarlighetsgrad. Gabriella Fägerlind visar en eskaleringstrappa, där det första steget handlar om att man kommenterar någons utseende och ger komplimanger, inte som komplement till utan istället för ett professionellt bemötande.

Nästa steg på trappar är ”tafsa utan att röra”. Det kan vara att någon stirrar på vissa kroppsdelar eller står väldigt nära.

Det tredje trappsteget utgörs av ”den vänliga klappen”, en direkt och ovälkommen beröring. Därefter följer ”på gränsen”-tafsande, som till exempel att plocka bort hårstrån från delar av kroppen där man inte vill bli berörd. Nästa steg är tafsande och andra övergrepp, som sexuella ord och handlingar som är ovälkomna och kränkande.

Det sjätte och översta trappsteget är ”det yttersta hotet” – när förövaren hotar med utebliven löneökning, befordran eller liknande, om han/hon inte får sin vilja igenom.

Maktfråga

Sexuella trakasserier är ofta kopplade till makt. Det kan vara ett uttryck för maktmissbruk, när någon i beroendeställning utnyttjas. Det kan också vara ett sätt att skaffa sig makt och skapa osäkerhet och rädsla.

Gabriella Fägerlind betonar att det är viktigt att bemöta och reagera lika starkt oavsett om det är en kvinna eller man som drabbas av sexuella trakasserier. Samma sak gäller sexuella trakasserier mellan personer av samma kön.

–Det är viktigt att ha ett öppet klimat på arbetsplatsen och diskutera vad de olika begreppen – sexuella trakasserier, trakasserier och kränkande särbehandling – innebär, hur man kan komma till rätta med detta och vad kränkningarna ger för effekter.

Hon tipsar om en övning som man kan genomföra i arbetsgruppen, som går ut på att diskutera vilka effekterna av sexuella trakasserier kan bli på tre olika nivåer – för individen, för arbetsgruppen och för myndigheten.

Rutiner

Lagstiftningen ställer krav på att det finns rutiner för att förebygga uppkomsten av sexuella trakasserier på arbetsplatsen och rutiner för hur trakasserierna ska hanteras. Det är arbetsgivarens ansvar att alla på arbetsplatsen känner till dessa rutiner.

Arbetsgivaren ska enligt lagen initiera en utredning när någon anmäler sexuella trakasserier. Det behöver inte vara den som drabbas som anmäler, utan kan även vara till exempel en kollega, skyddsombud, chef eller hr-ansvarig.

Utredningen kan sedan göras internt, av chefen eller hr-avdelningen, eller av företagshälsovården eller någon extern part. Om utredningen visar att sexuella trakasserier har förekommit ska åtgärder sättas in.

Gabriella Fägerlind menar att det är viktigt att dokumentera allt som kommer fram under utredningen, vilka åtgärder som satts in och att uppföljningar görs för att säkerställa att trakasserierna upphört. Om den drabbade anmäler trakasserierna som arbetsskada är det viktigt för arbetsgivaren att det finns dokumentation.

Förebygga

En del i arbetet med att förebygga sexuella trakasserier är att undersöka vilka risker som finns på arbetsplatsen. När man undersöker detta kan man till exempel titta på vilket beteende och vilken jargong man har på arbetsplatsen, hur man pratar med och bemöter varandra och vilka situationer man befinner sig i.

Exempel på organisatoriska risker för trakasserier kan vara hög arbetsbelastning, otydlighet vad gäller arbetsfördelning och förväntningar, krav från omgivningen, konflikter, omorganisationer och rationaliseringar.

–Det allra viktigaste för att förebygga är att fundera på vårt eget uppträdande. Bemöter vi varandra med respekt? Finns det en öppen och välkomnande kommunikation? Och lägger vi märke till negativa beteenden och reagerar på dem? säger Gabriella Fägerlind.

Att diskutera på arbetsplatsen

  • Förekommer sexuella trakasserier på er arbetsplats? Diskutera utifrån eskaleringstrappan.
  • Är det nolltolerans för sexuella trakasserier på er arbetsplats? Om inte – vilka beteenden accepteras? Utgå från eskaleringstrappan.
  • Vilka konsekvenser får sexuella trakasserier – för individen, arbetsgruppen och myndigheten?
  • Vilka rutiner för att förhindra och bemöta sexuella trakasserier finns på myndigheten?

Ny e-utbildning från Partsrådet

Systematiskt arbetsmiljöarbete – vilka regler styr? är en e-utbildning framtagen för samverkansgrupper och skyddskommittéer, tänkt att genomföras i grupp.
Det är en webbaserad utbildning om regelverk, ansvar och samverkan kring det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Sveriges främsta experter på arbetsmiljö reder ut begreppen och filmade reportage visar på goda exempel från statliga arbetsplatser.

Partsrådets utbildningar from Partsrådet on Vimeo.

Till utbildningen. 

Digitaliseringens effekter

 

Partsrådet, seminarium på Nio Rum Hamngatan Stockholm, 2017 Fotograf: Stefan Nilsson

Partsrådet, seminarium på Nio Rum Hamngatan Stockholm, 2017 Fotograf: Stefan Nilsson

När Partsrådets nya arbetsområde Innovation och utveckling ur ett partsperspektiv höll sitt första seminarium blev det en inspirerande blandning av föreläsningar. Claudia Olsson inledde dagen med att visa hur världen kan komma att förändras – och hur långt digitaliseringen redan har kommit. Hon har läst industriell ekonomi på KTH, internationell ekonomi på Handelshögskolan, studerat vid Singularity University på Nasas campus i Kalifornien, arbetat för FN i New York, varit rådgivare åt UD där hon bland annat skrivit rapport om robotik i Sydkorea och skrivit framtidsscenario åt digitaliseringskommissionen. I våras blev hon utsedd till ung global ledare av World Economic Forum. Hon är även vd för konsultbolaget Exponential, som hon själv har grundat.

–Vi behöver inte längre enbart stora forsknings- och utvecklingsavdelningar för att ta fram innovationer. Unga killar och tjejer kan göra detta helt själva med hjälp av internetuppkoppling, öppen innovation och samarbete. Då behöver vi också anpassa samhället efter det, konstaterar hon.

Fjärde industriella revolutionen

Claudia Olsson pratar om att vi idag är mitt uppe i vad man kan kalla för den fjärde industriella revolutionen. Den första handlade om ångmaskinens intåg och mekanisering, den andra om möjligheter till massproduktion, den tredje om elektronikens påverkan. Nu, i den fjärde industriella revolutionen, handlar det om hur vi interagerar mellan fysiska och virtuella världar.

Som exempel nämner hon en annan av de unga globala ledarna, Rodrigo Hübner Mendes, som är förlamad från halsen och nedåt efter en olycka. Han har med hjälp av tankens kraft kunnat köra en racerbil, inte i en virtuell värld utan på en riktig fysisk racerbana.

–Genom att aktivera tre olika delar av hjärnan som han påverkade genom att koncentrera sig på olika känslor kunde han navigera bilen, säger Claudia Olsson och menar att detta exempel verkligen visar vad den fjärde industriella revolutionen innebär med integration av neurovetenskap, robotik och artificiell intelligens.

Interaktion med datorer

Claudia Olsson berättar att den tekniska utvecklingen idag handlar i mångt och mycket om människans interaktion med datorer.

–Vi närmar oss en punkt där datorer allt bättre kan förstå vad människor menar. Bland annat ser vi snabb utveckling inom området PLT, People Literate Technology, säger Claudia Olsson.

När hon var i USA och besökte MIT Medialab fick hon bland annat ta del av hur man tränar datorer att läsa av känslor.

–Datorerna har inom visa tillämpningar blivit mycket snabbare än människor på att läsa av ansiktsuttryck men kan även följa till exempel stressnivåer och välmående genom biometrisk indata, berättar Claudia Olsson och menar att här finns flera tänkbara applikationsområden – både inom hälsovård och säkerhet. Samtidigt skapas helt nya frågor kopplade till integritet och säkerhet kring tekniken – frågor som man behöver börja analysera och skapa scenarier kring redan idag för att kunna förbereda sig på framtida möjligheter och risker.

Vägen framåt

Claudia menar att den offentliga verksamheten i Sverige har goda förutsättningar att ta vara på all data, etablerade relationer och kunskap som redan finns inom organisationerna. Man behöver även utveckla mer av ett digitalt tankesätt för att börja se värdet i till exempel den data man har. Mer samarbete krävs också för att kunna hitta tvärvetenskapliga och tvärfunktionella lösningar på de nya utmaningar som en digitalt integrerade värld medför. Offentlig sektor är en guldgruva med tillgång till data, talanger och väl fungerande organisationer.

–Bra artificiell intelligens behöver data. Ni har datan, säger hon och uppmanar deltagarna att ta vara på alla resurser i guldgruvan.

Claudia betonar att livslångt lärande blir en viktig fråga både för individer och organisationer som behöver avsätta mer tid för att man ska kunna uppdatera sin kunskap och möta de kompetensbehov som växer fram i samhället.

Digitalisering av samhället

Som nationell digital champion har Jan Gulliksen – enligt EU-kommissionens formulering – personligt ansvar för att få alla svenskar att använda internet och att förbättra den digitala kunskapen i Sverige. Alla EU-länder utser en digital champion.

Jan Gulliksen betonar att digitalisering är mycket mer än datorisering. Han beskriver det som verksamhetsutveckling där digitaliseringens möjligheter tas tillvara.

Jan Gulliksen har varit ordförande för regeringens Digitaliseringskommission (2012–2016). När kommissionen kom med sitt slutbetänkande 2016 innehöll det fyra övergripande förslag:

  1. Sverige behöver en organisation som främjar digitalisering.
  2. Sverige behöver en strategi för digitalisering.
  3. Det digitala ledarskapet behöver stärkas.
  4. Det krävs kompetens för digitalisering.

Sedan dess har regeringen tagit initiativ till en myndighet för digitalisering av den offentliga sektorn. Dessutom bildades Digitaliseringsrådet redan i mars 2017.

I maj 2017 antogs Sveriges digitaliseringsstrategi.

När det gäller att stärka det digitala ledarskapet menar Jan Gulliksen att det inte minst är viktigt att landets skolledare blir digitalt utbildade.

Nya digitala jobb

Hälften av de jobb som finns idag förväntas försvinna under de närmaste 20 åren, som en följd av digitaliseringen. I mångt och mycket är det smutsiga och monotona jobb som försvinner. Jobb som kräver sociala förmågor, som lärare och präster, löper minst risk att försvinna.

Det kommer dock även att skapas nya jobb, som en följd av digitaliseringen. Jan Gulliksen konstaterar att de tio snabbast växande jobben som finns utlagda på LinkedIn är sådana som inte fanns för tio år sedan. Flertalet av dem har med digitalisering att göra.

Exempel på sådana jobb är molntjänstspecialist, big data-arkitekt, UI/UX designer, androidutvecklare, digital marknadsföringsspecialist och IOS-utvecklare.


Digital arbetsmiljö

2018 använder 75 procent av arbetskraften dagligen IT i sitt arbete. Personer med administrativt arbete använder ofta IT under hela arbetstiden.

Jan Gulliksen pratar om den digitala arbetsmiljön och menar då arbetsmiljö som är en följd av att stödsystem och verktyg digitaliseras.

–Man måste beakta även den digitala arbetsmiljön när man gör arbetsmiljöinspektioner. E-post är till exempel ett av de största arbetsmiljöproblemen idag, men det lyfts aldrig upp som ett arbetsmiljöproblem, säger Jan Gulliksen.

Han menar att den allra viktigaste arbetsmiljöåtgärden är kompetensutveckling.

Enligt Jan Gulliksen är digitala arbetsmiljöproblem beroende av tre faktorer – krav, kontroll och stöd.

Krav handlar om vilka krav vi har på oss i vårt arbete. Kontroll handlar om vår förmåga att styra hur vi gör arbetet. Stöd handlar om vilket stöd som finns i organisationen – från ledningen och från IT-system.

–Har vi en arbetssituation med låg kontroll, svagt stöd och höga krav blir det ohållbart. Om man däremot har hög kontroll och starkt stöd kan man kanske klara höga krav, sa Jan Gulliksen.

Den föreskrift som styr den digitala arbetsmiljön är ”AFS 1998:05 Arbete vid bildskärm”. Trots att föreskriften är så gammal menar Jan Gulliksen att texterna och formuleringarna är välfungerande även idag.

Att diskutera på arbetsplatsen

  • Hur beaktar ni den digitala arbetsmiljön vid era arbetsmiljöronder?
  • Finns det behov av rutiner för e-posthantering på er arbetsplats?
  • Vilka nya jobb har skapats på er myndighet, som en följd av digitaliseringen? Vilka har försvunnit?

Material

Partsrådet stöder partsgemensamt förändrings- och förnyelsearbete på statliga arbetsplatser.