"Äntligen finns IA-systemet i statlig sektor"

2019-01-10 När Rickard Andersson blev anställd som arbetsmiljöingenjör på Chalmers tekniska högskola våren 2017 saknade han IA-systemet som han använt på sin gamla arbetsplats inom fordonsindustrin. När incidentrapporteringssystemet nu blivit tillgängligt för statliga verksamheter genom Partsrådets program Hållbart arbetsliv var Chalmers en av de första att anmäla sitt intresse.

IA-systemet är en av fem tjänster som Partsrådets program Hållbart arbetsliv erbjuder statliga verksamheter. IA är en förkortning för Informationssystem om Arbetsmiljö. Systemet är utvecklat av AFA Försäkring för att i första hand hantera avvikelser som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

IA-systemet har funnits några år men det är först nu, genom Partsrådet och programmet Hållbart arbetsliv, som det har blivit tillgängligt för statliga arbetsplatser. I privat och kommunal sektor har systemet idag 800 000 respektive 200 000 användare.

För Rickard Andersson är det efterlängtat. När han kom till Chalmers och upptäckte att högskolan inte hade något digitalt system för avvikelsehantering, kontaktade han AFA Försäkring och fick höra att de inte erbjöd IA-systemet till verksamheter inom staten.

–Jag var väldigt intresserad av att använda IA-systemet så jag fortsatte att mejla och ringa för att höra när de hade tänkt öppna upp systemet för statliga arbetsplatser, berättar Rickard Andersson.

Rickard Andersson. Foto: Hans Wretling.

Intresset för tjänsten har varit stort inom staten och när AFA Försäkring genom programmet Hållbart arbetsliv höll en utbildning för administratörer av systemet i början av december deltog Chalmers tillsammans med Göteborgs universitet.

–Det är flera andra universitet och även andra myndigheter som har visat intresse. Det finns en stor vilja att använda systemet, säger Rickard Andersson.

Lättanvänt system med kontinuerligt stöd

Han ser flera fördelar med att använda IA-systemet – särskilt för verksamheter som, i likhet med Chalmers, inte har haft något digitalt system för att hantera avvikelser.

–Det är en molnbaserad tjänst som man inte behöver installera, så den är lätt att starta igång och lätt att använda. Dessutom är det bra support och AFA Försäkring ordnar brukarmöten varje år, berättar Rickard Andersson.

Organisationer rapporterar in tillbud, olyckor och säkerhetsobservationer i systemet och kan utifrån detta få fram statistik och även se om de är bättre eller sämre än andra, jämförbara verksamheter. Genom att följa upp åtgärder som gjorts kan man se om de har gett önskad effekt.

Rickard Andersson menar att incidentrapporteringen blir mer tillgänglig med IA-systemet. Tanken är att alla medarbetare i förlängningen ska få tillgång till systemet.

–Vi är 3 300 anställda på Chalmers och har 10 000 studenter. Vi har inte bestämt ännu om studenterna ska beröras av IA-systemet, men det är en möjlighet, säger Rickard Andersson.

IA-systemet kommer att finnas lättillgängligt på dator, padda och mobil.

–Många gillar att hålla på med sina mobiler så det kan nog få som konsekvens att fler incidenter rapporteras in. Det blir också lättare att rapportera direkt efter att någonting har inträffat, så kan man göra en kompletterande anmälan tillsammans med sin chef senare.

Ytterligare en fördel med systemet som Rickard Andersson vill lyfta fram är att man får tillgång till checklistor som andra organisationer har tagit fram.

–Det finns omkring 500 checklistor som man kan utgå ifrån så att man slipper uppfinna hjulet själv. Varje gång jag har sökt på ett ämne så har jag hittat det jag söker efter.

Partsgemensamt arbete nyckeln till framgång

Myndigheter som är intresserade av IA-systemet ska göra en partsgemensam ansökan till Partsrådets program Hållbart arbetsliv. Att arbetet är partsgemensamt är något som Rickard Andersson ser som en självklarhet.

–Det är absolut en förutsättning att arbetstagarna och arbetsgivarna arbetar tillsammans för att det ska bli en god arbetsmiljö. Det behövs både en stark skyddsorganisation och en stark arbetsgivarorganisation för att det ska bli jämvikt, säger han.

Chalmers ligger nu i startgroparna och räknar med att kunna dra igång med IA-systemet i början på 2019. Högskolan börjar i liten skala med pilotprojekt på två institutioner.

–Vi har valt Kemiinstitutionen och IT, för att få två helt olika verksamheter att testa systemet på. Då kan de andra institutionerna dra lärdomar av vad som har fungerat bra och mindre bra, säger Rickard Andersson och gissar att IA-systemet kan vara helt etablerat på Chalmers inom ett år.

Hans råd till andra statliga verksamheter är att börja med att fundera över vilka behov man har. Man ska också vara beredd på att avsätta en hel del resurser för att etablera systemet.

–När man väl är inne blir det enklare, men man ska vara medveten om att det är resurskrävande initialt. Om man inte har arbetat med det tidigare är det bra att sätta ihop ett partssammansatt team som jobbar med etableringen, säger Rickard Andersson.

Men även om man får vara beredd på att avsätta resurser initialt sparar man i förlängningen mycket tid, menar han.

–Tänk dig att kunna göra skyddsronder på mobilen, det blir väldigt kraftfullt. Man kan omedelbart skicka iväg avvikelser och få checklistor som dyker upp i mobilen.

Kostnadsfritt att ansluta sig

På Chalmers har man tagit fram en ambitiös utbildningsplan för IA-systemet. Samtliga chefer med arbetsmiljöansvar och alla inom skyddsorganisationen ska utbildas.

Ser han någonting negativt med IA-systemet?

Rickard Andersson funderar en stund innan han svarar.

–Det är ett nytt system av flera, och för många finns det ett motstånd att lära sig nytt, konstaterar han.

IA-systemet är kostnadsfritt för statliga arbetsplatser, liksom alla de tjänster som Partsrådets program Hållbart arbetsliv erbjuder.

Läs mer om och anmäl intresse för IA-systemet och andra tjänster som Hållbart arbetsliv erbjuder här.