Hur samverkar man?

2018-12-14 Hur bär man sig åt för att ta fram och implementera ett fungerande samverkansavtal? Den frågan stod i fokus på ett seminarium som Partsrådets arbetsområde Centrala parters stöd till samverkan på lokal nivå stod bakom. Lokala parter på Arbetsmiljöverket och på Polismyndigheten delade med sig av sina erfarenheter till partsföreträdarna på seminariet.

 

Foto: Catharina Biesèrt.

Partsföreträdarna på Arbetsmiljöverket berättade om sin väg för att ta fram ett samverkansavtal. Arbetet inleddes i juni 2015 och 1 december 2017 trädde avtalet i kraft.

–Vi började med att ge oss ut i organisationen och ställa frågorna ”Vad är samverkan för dig?” och ”Vad får dig att känna dig delaktig?” under workshopar med alla medarbetare. Detta blev sedan vägledande i samverkansarbetet, berättade Arbetsmiljöverkets HR-chef Lotta Liljegren på seminariet.

Hon visade ett ordmoln över medarbetarnas svar, där ord som information, samverkan, påverka, beslut, delaktighet, återkoppling, frågor och möjlighet var särskilt framträdande.

Jeanette Falk Berglind, som var biträdande projektledare för arbetet med att ta fram samverkansavtalet, menade att en viktig framgångsfaktor i arbetet var att man hade en partssammansatt grupp, med i princip full representation från alla avdelningar. Man arbetade också med förändringsstöd och metodledning, även kommunikationsfrågorna var viktiga. Arbetsmiljöverket är en myndighet med 670 anställda, som finns på elva olika geografiska platser.

I arbetet med att ta fram samverkansavtalet lades mycket tid på diskussioner i samverkansgruppen, tills man kände att gruppen verkligen var samspelt.

Evelyn Morales Zarate, Maritha Jonsson, Christer Malmberg, Lotta Liljegren, Jeanette Falk Berglind, Arbetsmiljöverket. Foto: Catharina Biesèrt.

Viktigt med tillit

Christer Malmberg, vice ordförande för Saco-föreningen på Arbetsmiljöverket, konstaterade att arbetet med att ta fram samverkansavtalet tog närmare två år. Men egentligen, menade han, började arbetet mycket tidigare än så. Två tidigare generaldirektörer har försökt att få till stånd ett samverkansavtal på myndigheten.

–Bristande tillit var en orsak till att de inte lyckades då. När Erna Zelmin-Ekenhem tillträdde som generaldirektör var hon själv van vid att arbeta i myndigheter med samverkansavtal. När hon bjöd in parterna för att ta fram ett samverkansavtal bestämde vi oss för att försöka. Arbetet har tagit tid, men det behövs för att bygga upp tillit, konstaterade han.

Ett medskick från generaldirektören har varit att partsföreträdarna skulle ta den tid som de behövde för att få fram och förankra samverkansarbetet. När avtalet väl fanns på plats firade Arbetsmiljöverket på alla orter med tårtor med bild på ordmolnet som hade legat till grund för samverkansavtalet.

Utmaningar

Även Polismyndigheten delade med sig av sina erfarenheter av samverkansarbete, och de särskilda utmaningar som gäller för en myndighet med drygt 30 000 medarbetare.

När den nya Polismyndigheten bildades 1 januari 2015 upphörde samtidigt alla samverkansavtal som hade funnits tidigare på de lokala polismyndigheterna. Ambitionen hos den nybildade myndigheten var först att ha ett samverkansavtal på plats 1 januari 2018, men ganska snart insåg man att detta inte skulle fungera.

–Under 2017 var myndigheten fortfarande väldigt turbulent. Tilliten mellan parterna var inte på topp, berättade Niklas Simson, som representerar Polisförbundet i den nationella partssammansatta samverkansgruppen.

Idag finns det däremot en gemensam ambition att få fram ett samverkansavtal och det har varit mycket diskussioner om vad samverkan egentligen är för något.

Sedan Anders Thornberg tillträdde som myndighetschef för Polismyndigheten finns också en tydlig ambition från högsta ledningen att få till stånd en välfungerande samverkan.

En viktig lärdom är dock att samverkansarbetet måste få ta tid.

–Det vi har sagt nu är att vi ska ha ett första utkast på ett samverkansavtal i februari 2019. Men en rimlig målsättning är en fullt ut fungerande samverkan till 2024, sa Niklas Simson.

Monika Veberg, Nils Karlsson, Anna Lindgren, Niklas Simson, Karin Svenning, Ulrika Herbst, Polismyndigheten. Foto: Catharina Biesèrt.

Pilotprojekt

Partsföreträdarna på Polismyndigheten insåg från början att det aldrig skulle gå att samla alla medarbetare i samverkansarbetet. Därför valde man tidigt att arbeta i två olika pilotprojekt – ett regionövergripande i Halland och ett lokalpolisområde i Eskilstuna.

–Genom pilotprojektet i Eskilstuna vill vi få erfarenhet av hur man kan samverka mellan chef och medarbetare. Lokalpolisområdena är viktigast för oss. Vi vill börja där och sedan vandra uppåt i nivån, sa Ulrika Herbst, polismästare med ansvar för region Öst och arbetsgivarrepresentant i den nationella samverkansgruppen.

Hon berättade att fokus från början har legat vid arbetsmiljöfrågor, motivation och delaktighet.

Polismyndigheten har tagit hjälp av Partsrådets webbstöd för samverkan. Så fort webbstödet lanserades gjorde partsföreträdarna en tydlig tidsplan och började arbeta utifrån webbstödets olika faser.

Viktiga lärdomar

–Vi har inte haft råd att uppfinna hjulet på nytt så vi har utgått ifrån och tagit fasta på det som redan finns, berättade Niklas Simson.

Några viktiga lärdomar som partsföreträdarna på Polismyndigheten har dragit av samverkansarbetet är:

  • Att samverkansarbetet måste få ta tid – man kan inte hasta fram ett samverkansavtal.
  • Att fokusera på det parterna har gemensamt och parkera frågor där man inte är överens, i syfte att kunna ta fram en partsgemensam avsiktsförklaring.
  • Att lägga mycket tid på förankring genom dialog, samtal och intervjuer med berörda medarbetare, chefer och arbetstagarorganisationer samt att inkludera skyddsorganisationen i det partsgemensamma arbetet.
  • Att strukturera upp arbetet i faser, utifrån Partsrådets webbaserade stöd.
  • Att inte uppfinna hjulet på nytt utan ta vara på redan etablerade processer som går hand i hand med samverkan.

Till Partsrådet webbaserade stöd https://partsradet.se/arbetsomraden/samverkan/verktyg/