Att sänka sjuktalen – exemplet Arbetsförmedlingen i Trollhättan

2018-09-25 Britt-Inger Gravander har arbetat som chef i snart 30 år. När hon 2014 blev erbjuden jobbet som chef för Arbetsförmedlingen i Trollhättan var sjuktalet på kontoret närmare tio procent. Ett år senare hade det sjunkit till drygt 2 procent.

Trollhättan var präglat av Saabs konkurs några år tidigare och pressen på Arbetsförmedlingen var stor när Britt-Inger Gravander tillträdde som chef.

Hon började direkt med att samla chefer, fackliga företrädare, skyddsombud och säkerhetsombud, för att tillsammans kartlägga vad det var som gjorde att medarbetarna var sjukskrivna. Britt-Inger Gravander hade själv i sitt tidigare arbete som hr-chef på Arbetsförmedlingen tagit fram en plan för tidiga insatser tillsammans med Previa, som man nu kunde utgå ifrån.

–Vi gjorde bedömningssamtal tillsammans med Previa och tog ett samlat grepp kring sjukfrånvaron, både den korta och den långa. Det var en styrka att ha samverkansgruppen i det arbetet, säger hon.

Verksamhetsutvecklare

Britt-Inger Gravander insåg tidigt att det behövdes verksamhetsutvecklare på kontoret. Den nya tjänsten annonserades ut internt och fick nio sökande. Dessa personer fick sedan i uppgift att bland annat vara samtalsledare i mindre grupper när de 120 medarbetarna på kontoret samlades på arbetsplatsträffar.

Det fanns fysiska hinder på kontoret som Britt-Inger Gravander snabbt såg till att åtgärda. Det handlade bland annat om att dörrarna mellan kontorets fyra plan inte skulle vara låsta, att bygga en köksö utanför det trånga köket och att sätta upp en informationstavla där man informerade om olika slags förändringar.

Medarbetarna fick också öva på att ge varandra positiv feed back och uppmärksamma när man gjorde någonting bra.

Anpassade arbetsuppgifter

Arbetsförmedlingen gjorde en anpassning av arbetsuppgifterna när någon kom tillbaka efter en sjukskrivning, som en del i rehabiliteringen. För att underlätta för sjukskrivna att komma tillbaka till arbetet inledde man ett samarbete med andra, mindre kontor, som kunde ta emot de före detta sjukskrivna som extraresurs. Vissa upptäckte då att de trivdes bättre på ett mindre kontor, medan andra valde att återvända till Arbetsförmedlingen i Trollhättan efter rehabiliteringen.

Hur gör man då för att få med sig alla medarbetare på en förändringsresa?

Britt-Inger Gravander berättar om hur Arbetsförmedlingen satte ihop en blandad grupp bestående av medarbetare som välkomnade förändringar och medarbetare som tyckte att förändring var jobbigt.

–När vi testade idéer på den gruppen och de var överens om att de var bra kände vi oss trygga. Efter det kunde vi presentera idéerna på personalmötena, berättar Britt-Inger Gravander.

Foto: Catharina Biesèrt

Foto: Catharina Biesèrt

Hälsoinspiratörer

Ett konkret sätt att öka arbetsglädjen på kontoret har varit att låta tre av arbetsförmedlarna på kontoret få rollen som hälsoinspiratörer.

–En av hälsoinspiratörerna ger oss tips på bra kost och utmanar oss i olika tävlingar, till exempel en stegtävling i våra trappor. En håller tio minuter långa yogapass för medarbetarna medan en annan ger massage. Vi har ju en friskvårdstimme, man behöver inte vara utanför huset för att utnyttja den, säger Britt-Inger Gravander.

Hon ger följande tips för en lyckad förändringsresa:

  • Att som ledningsgrupp vara tydlig med förändringen och kommunicera samma budskap
  • Att man står upp för att man vill ha en förändring och är uthållig
  • Att man sätter ord på vart man är på väg och hur man kommer dit
  • Att kunderna och deras behov får styra arbetet
  • Att man fokuserar på det man kan påverka.

Att diskutera på arbetsplatsen

  • Hur ser sjuktalen ut på er arbetsplats?
  • Vilka faktorer är viktigast för att få ner sjukfrånvaron?
  • Vilka lärdomar kan ni på er myndighet dra från exemplet Arbetsförmedlingen Trollhättan?