onsdag 9 december 2015
På ett seminarium i november diskuterades kommunikationens betydelse vid förändring.
Partsrådets arbetsområde ”Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd” stod bakom seminariet.
Det inleddes med att Sonja Rasin, vd på Diplomat Communications, gav en teoretisk bakgrund till förändringskommunikation. Därefter tog Göran Rosberg från EY vid och gav praktiska tips samt berättade om verktyg och metoder för kommunikation vid kontinuerlig förändring och utveckling. Läs mer om hans föreläsning och se video.
– Utan kommunikation sker ingen förändring, sa Sonja Rasin och beskrev kommunikationen som själva kittet för ett lyckat förändringsarbete.
Hon lyfte fram fyra framgångsfaktorer för lyckad förändringskommunikation: Att det finns ett bra kommunikationsklimat med en ledning som prioriterar kommunikation och kommunikatörer som får tillräckliga verktyg för kommunikationen, att det finns en kommunikationsplan där gemensamma mål, kommunikationskanaler och aktiviteter slås fast, att det finns en budget avsatt för kommunikationen och att man utvärderar kommunikationsarbetet.
– Inte minst utvärderingen är helt avgörande. Ofta är det först då som man vet om man har lyckats. Det blir ett slags nollmätning när man utvärderar och man får ingångsvärden till nästa års kommunikationsarbete, sa Sonja Rasin.
Sonja Rasin menade att kommunikationen ska driva förändringsprocessen och samtidigt skapa trygghet och en känsla av att ingå i ett ordnat sammanhang.
– Syftet med förändringskommunikation är att alla medarbetare ska förstå behovet av förändringen, effekterna av förändringen och vad som förväntas av dem. Kommunikationen kan också minska eventuellt motstånd mot förändringen, minska osäkerheten och skapa engagemang och involvering, sa Sonja Rasin.
Hon betonade att de organisationer som lyckas bäst med sitt förändringsarbete är de som lyckas involvera medarbetarna.
När man kommunicerar är det viktigt att ta hänsyn till att mottagarna för kommunikationen är individer, med olika referensramar och olika inställning till förändringen, menade Sonja Rasin.
Hon pratade om sex sätt att misslyckas, och sex sätt att lyckas med förändringskommunikation.
Sätten att misslyckas handlar om att enbart utgå från sig själv, att bara vända sig till dem som hörs mest, att strunta i att förankra kommunikations- och förändringsarbetet, att bara gå ut med kommunikation vid ett enda tillfälle, att inte vara konsekvent i budskapet och att inte avsätta tillräckligt med tid för kommunikationen.
För att lyckas krävs motsatsen: Att man skapar samsyn om varför man genomför förändringen, att man utgår från mottagarna, är tillgänglig för alla dem som berörs av förändringen, har en kontinuerlig kommunikation, är ärlig och konsekvent i budskapen samt att man sätter upp tydliga mål för kommunikationen.
– Det är viktigt att man avsätter tillräckligt med tid och att man förklarar varför man genomför förändringen och hur man som medarbetare kan bidra i förändringsarbetet. Det är lite självklarheter, men man missar det ofta. Det handlar ofta om tidsbrist men kan också handla om att man som ledare inte har fått all information själv, sa Sonja Rasin.
Deltagarna fick bland annat diskutera vilka eventuella utmaningar och hinder för att åstadkomma god förändringskommunikation som finns på deras myndigheter.
Ett hinder som lyftes fram var att även cheferna kan bli drabbade av en förändring. Ska man ändå låta dem ta ansvar för kommunikationen?, var en fråga från en deltagare.
Sonja Rasin menade att som högsta chef har man inget val, då får man bita ihop och ta sitt ansvar även om man själv hör till de drabbade.
– Ett sätt att kommunicera bra vid stora förändringar kan vara att sätta ihop team med till exempel avdelnings- och enhetschefer. Då kan den högsta chefen få stå för det tråkiga, kalla och rationella i kommunikationen medan enhetschefen kan vara mer empatisk och ta på sig medarbetarnas syn, sa hon.
