Maria Wigenius arbetar som strateg för Hållbart arbetsliv hos Partsrådet där hon stödjer myndigheter att komma igång med sitt egna teamutvecklingsarbete genom tjänsten Effektiva team. Hon beskriver det fysiska mötet som en viktigt pusselbit för att framgångsrikt kunna arbeta med teamutveckling.  

- Det fysiska mötet är viktigt för team eftersom det blir lättare att sätta ramarna för samarbetet, att skapa samsyn kring roller, förväntningar, mål och så vidare. Men när man gjort det, och byggt en handlingsplan, så kan man oftast köra vidare digitalt.

I samband med coronakrisen har många övergått till en mer digital arbetsmetod, vilket även gäller för Partsrådets verksamhet. Maria menar att flera av tjänsterna som erbjuds går att ställa om och nyligen genomfördes exempelvis en digital utbildningsdag om teamutveckling för Länsstyrelserna.

- Webbutbildningar och digitalt arbete funkar utmärkt för vissa av oss. För dem är det en fördel att jobba på distans eftersom det blir lugnare och lättare att koncentrera sig. Sedan har vi sådana som mig, som normalt får energi av just fysiska möten. Om du leder ett digitalt möte gäller det att vara lyhörd och det krävs ofta en större ansträngning då vi inte kan läsa av varandra på samma sätt. 

I tider av social distansering och mer digitala arbetssätt finns en risk att teamet börjar dra åt olika håll. Maria menar att vi kan vi lära av Folkhälsomyndigheten som tålmodigt uppdaterar om läget och påminner om hur samhället bör agera.

- En uppenbar risk inom våra team är att vi inte lyckas göra gemensamma prioriteringar, utan springer på alla möjliga bollar. Dessutom reagerar många emotionellt på den oerhört tuffa situationen. Det är viktigt att vara lyhörd och förstå att alla har olika behov, men att vi som team mår bra av och behöver hitta en gemensam riktning framåt.

När arbetsteam ska samlas digitalt menar Maria att det finns några särskilda knep att ta till. 

- Det viktigaste är att det skapas interaktivitet. Många har svårt att koncentrera sig en längre tid, speciellt framför datorn. Då kan det vara bra att använda sig av lekfulla verktyg som Menti eller att bryta upp mötet i korta pauser där deltagarna får tänka själva. Vissa behöver aktivera sig genom rörelse, så berätta att det är helt okej ifall någon ställer sig upp under mötet och aktiverar sig genom stretching och benböj.  

Marias fem tips för effektiva teammöten under coronakrisen:

1. Förstå ditt teams behov
   Lyssna och förstå hur dina kollegor hanterar situationen. Vissa påverkas knappt alls medan andra påverkas rejält, både på ett personligt och ett professionellt plan.
2. Hitta tillbaka till det gemensamma uppdraget
   Reflektera kring hur uppdraget ser ut just nu och vad ni behöver prioritera som team. Det behövs göras ofta i en föränderlig omvärld.
3. Skapa delaktighet
   Skapa interaktivitet och delaktighet under era digitala möten. Variera mötena genom olika digitala verktyg, pauser för reflektion och samtal med en tydlig agenda. Uppmuntra rörelse under mötet – vissa behöver det för att hålla fokus.
4. Fokus på deltagarna
   I digitala möten kan vi inte läsa av varandras kroppsspråk och intentioner lika väl. Det kräver uppmärksamhet från mötets deltagare.
5. Tydliga ramar
   Genom effektiva strukturer kan vi öka engagemangsgraden. Säkerställ att ni har ett syfte och tydlig agenda för mötet. Någon bör ansvara för att föra mötet framåt genom att t. ex. initiera en incheckning, fördela ordet och summera era diskussioner.

Maria om tjänsten Effektiva team: