Gemensam kunskap och dialog stärker statliga verksamheters motståndskraft

Säkerhet och beredskap är inte längre frågor för några få specialistfunktioner. Det förändrade omvärldsläget påverkar hela den statliga sektorn och innebär att varje verksamhet behöver fundera över vilka risker, sårbarheter och beroenden som finns i den egna organisationen.

Det var utgångspunkten för Partsrådets seminarium Totalförsvaret börjar i vardagen – vilken roll spelar partsarbetet? under Almedalsveckan.

Säkerhet behöver bli en del av vardagen

I samband med seminariet presenterade Karin Åslund, styrgruppsordförande för Partsrådets arbetsområde Säkerhet och beredskap, rapporten Öppenhet och säkerhet inom statliga myndigheter. Rapporten visar att säkerhetsfrågorna har gått från att främst beröra särskilda funktioner till att bli en fråga för hela verksamheten. Samtidigt behöver myndigheter hitta en balans mellan ökad säkerhet och att bibehålla värden som öppenhet, tillit och samverkan som präglar vår demokrati.

Den bilden bekräftades av Karin Lönnheden från Myndigheten för psykologiskt försvar.

– Jag skulle säga att det kanske allra viktigaste handlar just om en god säkerhetskultur där tillit och transparens och förtroende är jätteviktiga delar.

Hon betonade också att säkerhetsarbete inte kan bedrivas vid sidan av den ordinarie verksamheten. Precis som arbetsmiljöfrågor behöver även säkerhet bli en naturlig del av vardagen och av den partsgemensamma dialogen som redan förs på arbetsplatsen.

Att förstå varför möjliggör förändring

En återkommande slutsats under seminariet var att människor behöver förstå varför förändringar görs.

Birgitta Bergvall-Kåreborn, rektor vid Luleå tekniska universitet, beskrev hur säkerhetsläget förändrat förutsättningarna för universitetens internationella samarbeten. Hon beskrev vissa utmaningar i hur säkerhetskraven ska hanteras utan att forskningens och utbildningens grundläggande värden går förlorade. Samtidigt menade hon att nyckeln inte är fler regler utan ökad förståelse.

– Jag tror det är väldigt, väldigt viktigt att man som medarbetare förstår varför. För det är ändå där kraften ligger.

Att bygga kunskap handlar därför inte bara om utbildning, utan också om att skapa utrymme för reflektion och dialog i verksamheten.

Tillit gör det möjligt att hitta lösningar

Hur den dialogen kan fungera i praktiken visade Tullverket.

När säkerhetskraven skärpts har både arbetsgivare och fackliga företrädare behövt hitta nya arbetssätt för att både värna säkerheten och skapa förutsättningar för det partsgemensamma arbetet.

Sofia Martell, HR-chef på Tullverket, beskrev vad som gjort det möjligt.

– Jag tror inte att de där lösningarna hade infunnit sig om inte vi hade känt att vi faktiskt har tillit till varandra.

Katarina Hernhut, lokal ordförande Saco-S, fyllde på med ett råd till andra lokala parter.

– Startar man med ett nej, då blir det en väldigt stor uppförsbacke. Men börjar man med ”hur gör vi” i stället, då kommer man faktiskt ganska långt.

Budskapet återkom flera gånger under seminariet: tillit handlar inte om att sänka säkerhetskraven, utan om att skapa förutsättningar att tillsammans hitta lösningar.

Vice förbundsordföranden för Tull, TULL-KUST, Ulf Persson, lyfte också fram vikten av att skapa en kultur där problem kan lyftas innan de växer.

Gemensam förståelse stärker verksamheten

I seminariets avslutande panelsamtal var centrala parter överens om att arbetsgivarföreträdare och fackliga företrädare på lokal nivå har en nyckelroll i att skapa en gemensam förståelse för hur omvärldsläget påverkar den egna verksamheten.

Helen Thornberg, Seko, lyfte vikten av att höja kunskapsnivån och skapa medvetenhet hos medarbetarna, medan Anna Steen från Saco-S betonade att säkerhetsperspektivet behöver integreras i de ordinarie processerna och forumen, både i verksamheten och i det partsgemensamma arbetet.

Andreas Nyström, Arbetsgivarverket, menade att en tillitsfull dialog kring hur verksamhetens behov förändras, där parterna kan sitta på någorlunda jämförbar information utan att för den skull äventyra säkerheten, kan bidra till enklare processer.

– Då är man på samma planhalva.

Åsa Erba Stenhammar, OFR/S,P,O, sammanfattade förhandlingsledningarnas ambition med det nya arbetsområdet:

– Vi måste skapa en gemensam förståelse för utmaningen.

Hon betonade att förändringar blir lättare att genomföra när arbetsgivare och arbetstagarorganisationer delar förståelsen för varför de behövs.