God överblick med digitalt stöd

Skogsstyrelsen har cirka 800 anställda över hela landet. Medarbetarna finns både på kontoren och ute i fält, och därför behöver det finnas ett smidigt rapporteringssystem som fungerar för alla.

– Tidigare rapporterade vi i Excel, men då fick vi inte samma överskådlighet. Allt sparades hos cheferna och diariefördes, men vi kunde inte få fram någon bra sammanställning till våra olika samverkansforum, säger Cecilia Davidsson, HR-partner på Skogsstyrelsen.

Numera använder de i stället det webbaserade IA-systemet med tillhörande app. Med allt samlat blir det lätt att följa upp.

– Det ger en bra överblick eftersom det är samma rapporteringssystem för både händelser och skyddsronder, och att vi har våra riskbedömningar i samma system är fantastiskt bra, säger Marita Johnsson, centralt huvudskyddsombud på Skogsstyrelsen.

Cheferna får mer tid för åtgärder

Sedan 2025 genomför Skogsstyrelsen samtliga skyddsronder vartannat år. Det är ett arbetssätt som ger cheferna bättre möjlighet att arbeta på djupet, förklarar Cecilia:

– De får inte bara undersöka, utan också ta sig tid att faktiskt införa åtgärder och analysera vad de får för effekt.

OSA-skyddsronderna (organisatorisk och social arbetsmiljö) gör Skogsstyrelsen däremot fortfarande varje år. Om det kommer fram händelser som kränkning, diskriminering, mobbning eller sexuella trakasserier så noteras dessa som en egen händelsetyp i IA-systemet. Det kan vara känsliga händelser, och för att se den kategorin behöver man ha särskild behörighet.

Anton Minnefors, regionalt skyddsombud för Skogsstyrelsen i Gävleborgs län, konstaterar att OSA-ronden fungerar bäst när de delar in medarbetarna i smågrupper och låter dem notera i IA-systemet under ronden men utan att behöva redovisa för gruppen.

– Då kan vi jobba igenom frågorna utan att medarbetarna känner någon press. Sedan tar jag och min chef fram åtgärdsförslag som vi presenterar på nästa APT.

Viktigt att prata om hot och våld

Även i arbetet med att motverka hot och våld har Skogsstyrelsen använt IA-systemet för att göra riskbedömningar för samtliga distrikt och enheter.

– Det är ett sätt att synliggöra att det faktiskt inträffar händelser inom hot och våld. Efter det har vi fått in fler rapporter, men vi tror fortfarande att det finns ett mörkertal och skulle vilja att det blev ännu mer synligt, säger Cecilia.

Det handlar inte bara om fysiska hot, utan också om jobbiga samtal och brev. Ett exempel är Skogsstyrelsens externa kundtjänst som ibland får ta emot samtal från personer som är upprörda. Därför har dessa medarbetare fått utbildning i att hantera svåra samtal.

Hittar och åtgärdar risker

Systemet uppmärksammar också risker och är ett stöd för att kunna åtgärda dem snabbt.

När ett skyddsombud besiktigade en gasbil och fick veta att det fanns en explosionsrisk kunde HR och skyddsombud snabbt se vad som hade hänt och börja utreda. Statistiken som de får från IA-systemet visar också vad de behöver förbättra när det gäller material och utrustning, även på längre sikt.

– Vi kan ha statistiken som underlag när vi gör våra kravspecifikationer för kläder, bilar och utrustning. Då ser vi vilka problem vi har haft och vad vill vi undvika framåt. Det är ett jättebra sätt att använda systemet i upphandlingar, säger Marita.

Ger god överblick

Som regionalt skyddsombud ser Anton bara händelser som rör det egna geografiska området, men där tycker han att IA-systemet är till stor hjälp.

– Vi har flera kontor i mitt län, och om någon ramlar i skogen i en närliggande kommun får jag veta det via systemet. Det ger mig och min chef möjlighet att agera på saker som händer flera mil bort, säger han.

Marita kan däremot i sin roll som huvudskyddsombud få en överblick över incidenter i hela landet.

– Vi kan ta fram statistik på var det händer mest och inom vilken arbetskategori, eller se om vi får många rapporter om en viss utrustning. Och vi kan laborera med statistiken på olika sätt för att få ut bästa möjliga av den, säger hon.