Här är fler anmälningar goda nyheter

Ökat intresse genom stora och små åtgärder

På Karlstad universitet används en hel palett av åtgärder för att stimulera kunskap och användning av IA-systemet.

– Sällansystem kräver ju mer kommunikation, säger Emelie.

Förutom två rullande utbildningar varje termin skickar man även ut information via chefskanalen och uppmuntrar till direkt kontakt med Emelie.

– Ring på Zoom om det är frågor. Det ska inte vara så svårt, säger hon.

Information finns också på intranätet. Numera ska även den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet göras med stöd av IA-systemet. Det tog ett par år att få i gång det nya arbetssättet, men det används mer och mer.

Man har också använt smarta sätt att kommunicera systemet vid rätt tidpunkt och tillfälle.

– Vi har satt upp klistermärken med information vid alla första hjälpenlådor, berättar Ann-Christine.

– Då finns påminnelsen på plats precis när något hänt.

Informationen finns på både svenska och engelska och riktar sig både till studenter och medarbetare.

Många anmälningar blir till stor hjälp

Att öka antalet anmälningar har varit något som man medvetet fått jobba med.

– Det upplevs lättare med anmälningar, säger Anders.

Så var det inte tidigare. Medarbetare tyckte inte att ”mindre” incidenter var något att rapportera, men de båda huvudskyddsombuden lyfter att många incidenter kan vara tecken på systematiska fel, som blir lättare att identifiera och åtgärda när det finns många anmälningar.

– Ett exempel är fallolyckor, som varit det allra vanligaste hos oss. Tack vare rapportering i IA-systemet har vi kunnat agera på det och vi har till exempel tagit in forskare som lärt ut kunskap om att falla rätt.

Medarbetare kan också bidra med andra perspektiv på rapportering.

– En medarbetare påminde alldeles nyligen om fördelar som jag inte tänkt på, berättar Anders och fortsätter:

– Om en person varit med om en incident och incidenten leder till en skada som märks först senare, ja då finns redan all dokumentation samlad från början.

– Det finns alltså en statistisk fördel med rapportering och det finns också en personlig fördel.

Utmaningar längs vägen och än idag

Den största utmaningen på Karlstad universitet handlar om att få folk att använda systemet. Det är ett sällansystem och det finns ett massivt kommunikationsbrus som är svårt att nå igenom.

– Det är nästintill omöjligt att få alla att känna sig informerade, säger Ann-Christine.

Anders håller med. Han menar att när infopunkt nummer 8 dyker upp på ett möte eller en arbetsplatsträff så stänger man av och tar inte till sig informationen.

– Det blir också skillnad på vad som är viktigt och vad som är bråttom. Bråttom blir alltid mest prioriterat.

Att överkompensera med mycket information är heller inte ett bra alternativ. Emelie har märkt att användare bara vill ha mejl om det som är viktigast. Inte tre mejl längs vägen för att hålla sig informerade om progressen i ett ärende. Det är ett pågående arbete att sätta sig in i vad som fungerar bäst i den egna organisationen.

– Men vi och andra i verksamheten har haft tålamod med att det blir lite fel i starten, som i exemplet med för många mejl till användare, resonerar Emelie.

–Vi lär oss hela tiden.

Studenter ökar sin användning

Studenterna har en genväg i mobilen för att kunna incidentrapportera enkelt. Tillgänglighet till systemet är viktigt för att det ska användas.

Något har hänt under hösten 2026. Antalet inrapporterade händelser har ökat. Det kan bero på extra kommunikation genom kåren eller studenthälsan. Nu handlar det totalt om några ärenden i veckan fördelat på både medarbetare och studenter.

Dela erfarenheter är viktigt

När vi ska summera vårt samtal är det några saker som Emelie, Ann-Christine och Anders särskilt vill lyfta.

– Dokumentation skapar en skön känsla och det känns som att det var något vi inte tänkt på från början, säger Ann-Christine.

– Omgörningen med snyggare och bättre gränssnitt är också mycket positiv, menar Emelie.

Emelie lyfter också de så kallade IA-stugorna. Det är möten på Teams eller Zoom där kundansvariga experten Karin Erixon från Afa Försäkring deltar tillsammans med utvecklingssamordnare från Partsrådet.

– Det är så bra att vi användande organisationer får bestämma vad vi behöver prata om, säger Emelie.

Under IA-stugorna kompletteras stödet från Karin Erixon med möjligheten att dela erfarenheter med andra deltagare från verksamheter i statlig sektor.

– Supportmejl, lathund och några filmer är det vanliga när man skaffar ett nytt system.

– Här är det något helt annat. Guldstjärna till henne.

Och sist men inte minst framhåller Anders:

– Håll nere antalet funktioner, släpp på nya delar allteftersom och ha tålamod.