Två årshjul med plats för arbetsmiljö

Som många andra organisationer har Vinnova ett årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet med inplanerade aktiviteter varje månad, till exempel digitala skyddsronder. Årshjulet kompletteras med en arbetsmiljöplan som innehåller fokusinsatser för året och en plan för aktiva åtgärder.

Det finns också ett årshjul för samverkan kring arbetsmiljöfrågor. Varje månad sker samverkan både nära verksamheten ute på avdelningarna med valda ämnen i fokus och i central samverkan, där fackliga företrädare, huvudarbetsmiljöombud, förvaltningschef, GD och HR möts.

Mötena kompletteras med samverkansråd varannan vecka för fackliga företrädare, huvudarbetsmiljöombud och HR. Samverkansrådet fungerar som ett nav där både strategiska och operativa frågor kan lyftas löpande, vilket gör det möjligt att agera snabbt på signaler från verksamheten.

Arbetsmiljö en del av verksamheten

Arbetsmiljöarbetet på Vinnova ses som ett gemensamt ansvar för HR, chefer och arbetsmiljöombud. Det handlar inte bara om riktlinjer och rutiner utan om att skapa strukturer där hänsyn alltid tas till arbetsmiljöfrågorna.
–    Vi har ett årshjul som bygger på vår verksamhetsplanering och där arbetsmiljöfrågorna följer med i alla steg, från analys till uppföljning, säger Sara Clapham. 
–    Det gör att arbetsmiljö inte blir något separat, utan något som är en del av hur vi driver verksamhet.

Samverkan mellan HR och skyddsombud sker alltså löpande, både i övergripande planering och i det praktiska arbetet. För Vinnova, som har en matrisorganisation, har det varit särskilt viktigt att skapa tydliga rutiner, forum och kontaktvägar.

Chefen som har arbetsmiljöansvaret är kanske inte den som praktiskt arbetsleder. Istället jobbar medarbetare ofta i flera parallella projekt som ägs av olika avdelningar. Myndigheten har också ett antal medarbetare som är stationerade i utlandet, något som förstås har en påverkan på arbetsmiljön.

Förändringar påverkar arbetsmiljön

Vinnovas verksamhet påverkas ofta av regeringsbeslut och ibland går det fort. Då gäller det för organisationen att ställa om och förflytta resurser. Det kan påverka arbetsbelastningen och känslan av autonomi. Men Anna Tegnesjö menar att det också är många medarbetare som gillar utmaningar och tycker att det är stimulerande att göra olika saker och fatta snabba beslut. Det är dubbelt anser hon. Förmågan att kunna bromsa, lyssna och hitta pauserna i vardagen blir central.

–    Vi jobbar nära varandra och med verksamheten. Det är nyckeln till att fånga upp signaler i tid, säger Sara Clapham.

Arbetet med risk- och konsekvensanalyser har utvecklats under de senaste åren. Att ge det arbetet tid är en viktig del i organisationens förändringsarbete.
–    Vi har en hög förändringstakt, vilket ställer krav på att vi tidigt fångar upp risker och belastning i organisationen, säger Anna Tegnesjö. 
–    Och vi måste kunna göra det även digitalt, eftersom vi har kollegor som arbetar från olika orter och länder.

Samverkan en nyckel 

Vinnova har ett samverkansavtal sedan ett par år. Båda parter lyfter samverkan som en viktig motor för arbetsmiljöfrågor.
-    Det gör det mycket lättare att få in arbetsmiljöperspektivet naturligt i alla frågor istället för att arbetsmiljö blir en enskild punkt att bocka av, säger Sara Clapham och betonar fördelar som samverkan ger för att bygga strukturen för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Hon får medhåll av Anna Tegnesjö som poängterar vikten av att ha en naturlig kanal för att lyfta frågor där de hör hemma och kunna kommunicera beslut tydligt med medarbetare. 

Praktiskt arbetsmiljöarbete varje dag, vecka och månad

För att ha fokus på arbetsmiljö i vardagen har Vinnova utvecklat strukturer och rutiner som fångar upp både långsiktiga och akuta behov. Det sker till exempel i samverkansrådet och i central samverkan, men även i linjen.

Varje avdelning har ett arbetsmiljöombud, sammanlagt är de sju till antalet. Anna Tegnesjö menar man därför lättare kan fånga upp frågor och utmaningar i verksamheten

– Det är ofta i de där korta avstämningarna som vi fångar upp viktiga signaler och där kan vi snabbt agera tillsammans med HR eller arbetsmiljöombud om något behöver justeras, berättar Anna Tegnesjö.

Men arbetsmiljöarbetet handlar inte bara om reaktivt arbete. Samverkan på enhetsnivå är en viktig pusselbit. Att förstå när man som medarbetare kan komma in med sina synpunkter. Där är kommunikation mellan chef och medarbetare avgörande. Chefer har regelbundna avstämningar med sina team där frågor om belastning och välmående lyfts som en naturlig punkt.

Vinnova har också satsat på att stärka medarbetarskap, självledarskap och skapa stödstrukturer, inte minst när det kommer till att jobba i en hybrid miljö. Här spelar samverkan, mentorskap, stödjande verktyg och ett närvarande ledarskap nyckelroller.
–    Vi har arbetat mycket med att skapa forum där medarbetare vågar prata om belastning och arbetsmiljö. Det är först när man känner sig trygg som man säger ifrån, och det är då vi får chans att agera tidigt, säger Sara Clapham.
–    Vi har en gemensam målbild; att skapa en arbetsmiljö där människor mår bra och kan prestera hållbart, säger Anna Tegnesjö.

–    Det är inte bara vad vi gör som är viktigt utan hur vi gör det tillsammans. Att arbetsmiljö är något som angår alla, varje dag. Då blir det hållbart på riktigt, avslutar Anna Tegnesjö.