För att Partsrådets verksamhet ska fungera hanterar Partsrådet personuppgifter. Grundläggande för Partsrådets hantering av personuppgifter är följande:

• Partsrådet samlar inte in fler personuppgifter än vad som behövs för att verksamheten ska fungera. Endast de personer som behöver, har tillgång till uppgifterna.
• Partsrådet sparar personuppgifter som längst i två kalenderår efter att uppgiften lämnats, om det inte behövs för att uppfylla förpliktelser efter avrop av Partsrådets tjänster, enligt bokföringslagen eller skattelagstiftningen. Alla kan begära tillgång till, rättelse eller radering av uppgifterna genom att skriva till info@partsradet.se eller använda vårt kontaktformulär och där beskriva sin önskan.
• Partsrådet delar med sig av personuppgifter till företag som vi i enlighet med upprättade avtal samarbetar med för att kunna erbjuda en professionell verksamhet. Uppgifterna används bara i samband med uppdraget till Partsrådet. Företagen har förbundit sig att inte spara uppgifterna längre än nödvändigt efter att de fått ta del av dem.
• Partsrådet använder IT-system för att skydda personuppgifter och andra uppgifter mot olovlig eller obehörig åtkomst.
• Partsrådet säljer aldrig några personuppgifter vidare.

Personer som Partsrådet har personuppgifter om ska ha tillgång till god information om hur deras uppgifter samlas in, används och gallras (tas bort).

Partsrådets grund för att ha register med personuppgifter

Den vanligaste lagliga grunden för att Partsrådet samlar in personuppgifter är samtycke, det vill säga att personen som lämnat uppgiften har bekräftat att uppgiften får användas och vet hur vi använder och sparar den. Det gäller personer som skriver till Partsrådet, läser på Partsrådets hemsida, är prenumeranter, trycksaksbeställare, anmäler intresse för Partsrådets tjänster eller är deltagare i Partsrådets evenemang och tjänsteleveranser.

I samband med intresseanmälan och avrop av tjänster registrerar Partsrådet personuppgifter om kontaktpersoner för lokala parter. Här är den lagliga grunden att personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att uppfylla avtal.

Aktiva partsrepresentanter i Partsrådets organisation som är utsedda av centrala parter att inom ramen för sitt partsuppdrag medverka i Partsrådets verksamhet eller få information om Partsrådet får också en fråga om samtycke i samband med att de blir utsedda att inneha ett uppdrag eller få information och inbjudningar från Partsrådet.

För anställda och enskilda näringsidkare som är leverantörer av varor och tjänster är den lagliga grunden att personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade, det vill säga, att uppfylla villkoren i anställningsavtalet, beställningen eller uppdragsavtalet. För anställda, enskilda näringsidkare och partsrepresentanter som har ekonomiska förbindelser med Partsrådet gäller också exempelvis att bokföringslagen och skattelagstiftningen ställer krav på att personuppgifter kopplade till de ekonomiska transaktionerna ska finnas tillgängliga i sju år.

Uppgifter om partsföreträdare

Enligt EU:s dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation, GDPR) betraktas facklig tillhörighet som en särskilt känslig personuppgift. Partsrådet är en ideell förening som ägs av centrala parter på det statliga avtalsområdet: Arbetsgivarverket, OFR/S,P,O, Saco-S och Seko. En central del i Partsrådets verksamhet är att deltagare och aktiva representerar parterna både på central och lokal nivå, varför Partsrådet oftast registrerar bakgrundsdata som arbetsgivarföreträdare/facklig företrädare, myndighet (motsvarande) där personen är anställd och arbetsgivare eller facklig organisation som personen representerar.

Lagringstid

Överenskommelser i kollektivavtal styr Partsrådets verksamhet. Det innebär att verksamheten avslutas och startas med däremellan kortare eller längre uppehåll. Partsrådet har därför behov av att spara personuppgifter i upp till två kalenderår efter att uppgiften lämnats, för att kunna bistå användarna med bra kontinuerlig information om verksamheten.

Personuppgiftsansvarig

Partsrådet är personuppgiftsansvarigt för personuppgifter som behandlas hos Partsrådet. Partsrådet gör minst en gång om året en systematisk genomgång av användningen av personuppgifter för att säkerställa att befintliga personuppgifter inte är fler än nödvändigt, för gamla eller handhas av fler personer än nödvändigt.

Personuppgiftsbiträden

Partsrådet anlitar olika organisationer för att få verksamheten att fungera professionellt bland annat för följande funktioner:

• Webbplats, prenumerationer och intranät
• Anmälan till evenemang
• Utförare av tjänsteleveranser
• Uppföljningsenkäter efter aktiviteter och tjänsteleveranser
• Ekonomi, personal och IT
• Digital intern samarbetsportal för alla aktiva i Partsrådet

Partsrådet har samarbetsavtal där samarbetspartnerns roll som personuppgiftsbiträde är tydlig och uppfyller Partsrådets integritetspolicy. Dessa finns i en Förteckning över Partsrådets personuppgiftsbiträdesavtal som uppdateras minst en gång per år.

Årligt beslut om integritetspolicyn

Varje år ska integritetspolicyn ses över och fastställas på nytt. Partsrådets styrelse har fastställt Partsrådets integritetspolicy första gången den 22 maj 2018 och uppdaterat policyn den 25 april 2019 och den 24 oktober 2019.