Svar: Organisatoriska och yttre faktorer så som exempelvis högt tempo och/eller när informationsflöden från överliggande nivåer inte överensstämmer med vår grundstruktur kan medföra att strukturen inte korrelerar med vårt lokala behov. 

Därav blev samverkans- och samarbetskulturen viktigt. Exempel: var transparenta med varandra och samarbeta utanför samverkan, små frågor kan lösas innan de växer. Struktur är viktigt men i den strukturen behöver det finnas utrymme för justeringar och flexibilitet.

Ett tips är även att inte bortprioritera uppföljningen av arbetsmiljöåret. Det är ett forum för utveckling inför kommande verksamhetsår.

Svar: Uttrycket ”kultur äter struktur till frukost” tar fasta på att arbetsplatsens kultur är starkare än dess struktur.

Med det sagt är vårt första tips att börja med dialogen. Det skapar delaktighet och hållbarhet. Boka in ett (eller flera) förutsättningsskapande möten där parterna får möjlighet att exempelvis klargöra roller, ansvarsområden och förväntningar. En tydlig rollförståelse där vi kan se varandra som samarbetspartners och inte som motparter är en bra grund för att bygga en god kultur och struktur för samverkan och samarbete.

Skissa tillsammans och vikta olika alternativ. Var så konkreta som möjligt och reflektera över om det finns något som kan försvåra. Skriv ner det ni kommit överens om så blir det lättare att följa upp och bibehålla strukturen.

Vi lever många i en tillvaro med högt tempo så boka in de möten och avstämningar som går på årsbasis/halvårsbasis och/eller boka in nästa möte vid sittande bord eller ansvarsfördela vem som gör det. Och om det blir en möteskrock – boka inte av utan boka om! När ni börjat etablera er struktur, jobba även för en god möteskultur med allt vad det innebär.  

För att komma igång finns det även bra webbutbildningar att ta del av och gå dem gärna tillsammans, det skapar samma språk och förståelse.

Och kom ihåg att fira framgångar, uppmärksamma när förbättringar skett och jobba tillsammans för en god arbetsmiljö.

Svar: I de årliga OSA-mätningarna ingår frågor om den digitala arbetsmiljön, men någon separat skyddsrond för ”bara” den digitala arbetsmiljön har vi inte.

Dock har vi några år på enheten, i samband med den fysiska skyddsronden, ställt kompletterande frågor om den digitala arbetsmiljön, något som vi också planerat för i vår aktivitetsplan.

Svar: Det är något som vi känner igen. Digital arbetsmiljö är ett komplext område som spänner över många delar. Vi kan, och bör, eskalera brister till ovanliggande nivåer i respektive led. Men vi kan inte vänta på förbättringar och inte omhänderta risker då vi har en väldigt digital arbetsvardag.

Så på enhetsnivå har vi ställt oss frågan, hur kan vi jobba med aktiviteter som stödjer oss i att förhålla oss till vår digitala arbetsvardag? Det vill säga sådant som inte nödvändigtvis handlar om ”hårdvaran”, sådant som exempelvis kan förbättra vår kognitiva arbetsmiljö.

Vi har bland annat pratat mycket om hur vi tillsammans kan främja en god möteskultur, som till exempel att undvik möten "rygg i rygg", bygga in pauser i dagordningen (vi har en paus- och ämneshållare på våra enhetssamverkansmöten), anamma promenad- eller ståmöten och varför inte ställa in i Outlook att ett möte per automatik är 50 minuter och inte 60?

Återhämtning har varit och är fortfarande ett viktigt område för oss, något som vi tänker också kan ge positiva effekter på vår relation till vår digitala arbetsvardag.  

På central nivå var det förra året premiär för en Arbetsmiljövecka på Arbetsförmedlingen. Då lades fokus på återhämtning, nu under våren 2025 låg fokus på digital arbetsmiljö.

Syftet med veckan var att lyfta viktiga frågor om hur vår digitala arbetsmiljö formas och påverkar oss. Bakom initiativet stod ett nätverk av skyddsombud, som tillsammans med representanter från arbetsgivaren, vill bidra till en hållbar digital arbetsmiljö och sprida konkreta verktyg och insikter. 

Svar: På enhetssamverkan är det två representanter från arbetsgivaren (enhetschef och sektionschef), två fackligt förtroendevalda från respektive fackförbund och enhetens huvudskyddsombud.

Vid behov kan annan funktion/medarbetare/sakkunnig bjudas in, som till exempel hälsoinspiratör, verksamhetssamordnare eller säkerhetsombud.

På skyddskommittéer deltar (förutom ordinarie samverkansgrupp) samtliga skyddsombud på enheten och part från HR. 

På avstämning enhetssamverkan medverkar i regel enhetschef (i vissa fall även en sektionschef), ett skyddsombud och en representant från respektive fackförbund. Det vill säga det är en mindre gruppering.   

Se svar på frågan ovanför.

Svar: På vår enhet, Södra Västerbotten, är vi fyra sektioner, och på våra beredningsmöten går vi igenom minnesanteckningar från respektive sektion, något vi gör vid sittande bord.

Våra beredningsmöten brukar ta mellan 30 och 45 minuter en gång per månad (exklusive sommarmånaderna) utan någon direkt förberedelse.

Efter att vi gått igenom minnesanteckningar går vi ”laget runt” där respektive part får lyfta in frågor. Därefter går vi igenom samverkansgruppens så kallade balanslista som innehåller frågor som vi ska följa upp eller inte hunnit prata klart om, men som är bollar vi inte får tappa.

Vi har jobbat för att ha en god struktur på dessa möten, vilket medför att de är effektiva, men ack så viktiga. 

Svar: Samtliga medarbetare, oavsett roll och funktion, på enheten deltar på det APT (arbetsplatsträff) vars sektionstillhörighet man har, så ja, skyddsombud deltar på APT. 

När vi planerar för olika aktiviteter brukar vi ha en dialog om i vilket forum och format vi får bäst effekt och strävar efter att jobba enhetligt på hela enheten.

Det kan innebära att det är ett skyddsombud som föredrar något på ett APT, kanske tillsammans med närmaste chef, annan förtroendevald eller medarbetare beroende på innehåll.  

Svar: På enhetsnivå hos oss har i regel inget skyddsombud eller huvudskyddsombud särskild tid avsatt för sitt uppdrag, men ska förstås ha möjlighet att ta den tid som uppdraget kräver enligt Arbetsmiljölagen.

De regionala huvudskyddsombud som finns inom myndigheten har tid avsatt för sitt uppdrag och där finns det en variation i hur mycket mellan de olika regionerna. Myndighetens huvudskyddsombud har tid avsatt motsvarande heltid. 

(Arbetsförmedlingen har cirka 10 000 anställda.) 

Svar: Förstår fullt ut utmaningen och det är något som vi jobbar med på olika sätt, vissa mer strukturerade än andra. 

Ett tips är att jobba med dialogfrågor och reflektion kopplade till olika ämnen. Det främjar delaktighet, det vill säga att områden blir medarbetarburna när det är möjligt. 

När vi går igenom bland annat incidenthantering, kränkande särbehandling och arbetsmiljöpolicy så försöker vi även lyfta fram medarbetaransvaret och att vi alla har en hatt att bära i arbetsmiljöarbetet. 

Att främja en god möteskultur, där en del till exempel kan vara att medarbetarna innan en lärtimme fått ett utskick med agenda/syfte samt eventuella delar att reflektera över kan också öka känslan av delaktighet och främja medarbetaransvaret.

Efter en aktivitet är ett tips även att ge utrymme för feedback och säkra uppföljning.