Professor Jan Gulliksen berättar om erfarenheter av att ha provat användbarhetsronden, ett verktyg för att kartlägga problem med just den digitala arbetsmiljön.

– Under skyddsronderna var det aldrig någon som frågade ”får du för mycket e-post?”, ”har du för långa svarstider?” eller ”hur upplever du användbarheten i de system du använder dig av?”.

Jan Gullikson berättar att han under sin tid som chef upplevde att det fanns en frustration kring att den fysiska arbetsmiljön fick mycket utrymme i det systematiska arbetet, medan fokuset på den digitala i princip var obefintligt.

Jan Gulliksen, även kallad Gulan, är professor i Människa-datorinteraktion och vice rektor för digitalisering vid Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) och medlem av regeringens Digitaliseringsråd. I boken Digitaliseringen och arbetsmiljön ger han och medförfattarna följande definition av digital arbetsmiljö: ”den arbetsmiljö, med dess problem och möjligheter av såväl fysisk, psykosocial som kognitiv art, som blir resultatet av att arbetets stödsystem och verktyg digitaliseras”.

Verktyget användbarhetsronden
Just skyddsronden är ett etablerat och kraftfullt verktyg i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Därför funderade Jan Gulliksen på om man inte skulle kunna använda den kopplat till den digitala arbetsmiljön. De gratisverktyg som finns för ändamålet upplever han dels är för fokuserade på ett system, dels svåra att följa upp. När han för några år sedan fick chans att testa den då helt nya standarden användbarhetsronden tog han den, och genomförde strax innan och under pandemin två fallstudier där verktyget användes inom två statliga verksamheter.

Pilot på förvaltningsrätten i Göteborg
Under några månaders tid arbetade Jan Gulliksen med förvaltningsrätten i Göteborg. Han började med ”snabbfältstudier”, en heldag med 20 minuter på varje arbetsplats där de anställda fick visa och prata om hur de jobbade med sina system. Han återberättade sedan vad han hade sett, och personerna på myndigheten blev fascinerade: tänk att det går att se så många centrala användbarhetsproblem med bara en dags arbete.

För att förbereda inför användbarhetsronden och anpassa efter organisationens speciella förutsättningar (vilket är en central del av metodiken) genomförde de sedan workshoppar i olika steg. HR-chefen, lagmannen, fackliga representanter och IT-personer deltog. De arbetade sig igenom följande steg:

1. Brainstorm om befintliga arbetsmiljöproblem. Vilka är de vanligaste digitala        arbetsmiljöproblemen som du förväntar dig finna i arbetsplatsbesöken? Skriv en post-it per problem och presentera för varandra.
2. Granska kriterielistan. Gemensamt försöka förstå vad de riktlinjer och checklistor som finns i verktyget innebär. Begreppsdefinition blev en central del.
3. Prioritera i kriterielistan. Alla fick markera 15 frågor eller områden i checklistorna, så att de kunde välja vad som var viktigast.
4. Omorganisera kriterielistan. Den ordning som finns i verktyget kanske inte passar den egna organisationen bäst.
5. Matcha de digitala arbetsmiljöproblemen med kriterielistan.
6. Bedöm bedömningsskalan.
7. Avgör vilka personer lämpar sig bäst för att genomföra bedömningarna ute på arbetsplatserna. Det går inte att vara alltför många. På förvaltningsrätten landade de i chef (från annan avdelning), facklig representant, IT-representant och någon från HR eller ett skyddsombud.
   
   Med den anpassade checklistan i högsta hugg besökte sedan bedömningsgruppen omkring 15 personers arbetsplatser, och lät dem visa och prata om hur de arbetar och vilka problem de upplever.
   
   Studie och flera intensivutbildningar på KTH
   Jan Gulliksen upplevde piloten på förvaltningsrätten som lyckad och ville ”ta hem” verktyget och prova det på Kungliga Tekniska högskolan. Han genomförde då en studie där personer inom HR var i fokus. Dessutom designades två olika utbildningar i samarbete med Vision och Sveriges Kommuner och Regioner, riktade till personer som skulle kunna vara de som utför en användbarhetsrond inom kommun och region.
   
   Slutsatser och lärdomar av fallstudierna
   Några av de slutsatser och lärdomar från studierna med användbarhetsronden som Jan Gulliksen lyfter under webbinariet:
   
   - Vikten av att föra in användarens röst i processen – hur arbetar folk egentligen och hur interagerar de med olika digitala verktyg?
   
   - Kontakt mellan användare och utvecklare är mycket värdefull. Utvecklarna fick syn på helt nya saker när de fick observera användarna. Många problem handlade om sådant som ingen hade kontaktat it-support med.
   
   - Utbildning är något som behövs kontinuerligt, inte bara när man är ny. Många av  problemen som syntes hade inte att göra med systemen i sig, utan i hur de användes.
   
   

Här ser du filmen från webbinariet:

Webbinariet sändes den 31 maj 2022.