Ensamt, utmanande, stressigt och frustrerande, men också utvecklande, flexibelt och bra. De ord som används av arbetsgivar- och arbetstagarrepresentanter från olika myndigheter för att beskriva den personliga upplevelsen av arbetssituationen i januari 2021 är både av negativ och positiv karaktär. Dubbelheten speglas även i skattningen av hur nöjda de svarande är med sin energi och arbetsglädje under den senaste tiden – ungefär lika stor andel är nöjd respektive missnöjd.

Resultatet från den undersökning Partsrådet gjorde i samband med workshoppen Hitta energi och arbetsglädje gör det tydligt att den nuvarande situationen utgör ett tveeggat svärd, oavsett om arbetet bedrivs från hemmet, enligt gällande riktlinjer, eller om det är ”business as usual”.

Aktivt medarbetarskap viktigt

Utifrån erfarenhet av verktygen Samskapat utvecklingsarbete i pilotstadiet bidrog Marie Thofte, HR-specialist på UD, i workshoppen med ett inspel om det gemensamma ansvaret för att skapa hållbarhet i arbetslivet på distans i varje organisation.

– Vi behöver alla ta medarbetarskapet på allvar och fråga oss vad vi behöver av varandra respektive av våra chefer. Dessutom behöver vi definiera vad vi själva kan bidra med. Som chef är det viktigt att ställa frågor till sina medarbetare, för hur ska jag kunna veta hur något landar om jag inte frågar. Att göra enkla överenskommelser kring hur det ska fungera i relationen kan vara ett bra sätt att betona det gemensamma ansvaret. 

Kollegorna ger energi

I undersökningen inför workshoppen slogs respondenterna fast att kontakt med kollegorna är en viktig källa till energi i jobbet. De som arbetar hemma använder videomöten, chattfunktioner och telefon för att underhålla relationerna. För denna grupp krävs plats för det sociala – småpratet, skrattet och berömmet – för att hämta kraft.

Ett exempel på hur småpratet kan få utrymme i arbetsvardagen är att skapa en kanal som uppmuntrar till annat än strukturerade möten. Anna Karin Eneström, chef för Sveriges ständiga representation vid FN i New York, gav konkret tips.

– När vi deltog i piloten av Samskapat utvecklingsarbete i april diskuterade vi bland annat hur våra gemensamma möten kunde förbättras. Då uppstod idén om att skapa en plattform för att ersätta det där korridorsnacket vi saknade, en plats där vi kunde sitta och resonera informellt om en lösning över en kaffe. Det ledde till att vi skapade ”Öppet kök” som är ett ständigt pågående videomöte där medarbetarna kan komma och gå som de vill. 

Workshopdeltagarna arbetade även vidare i mindre grupper för att hitta lösningar på hur energi och arbetsglädje kan skapas i de tider av osäkerhet som råder. Här följer några goda exempel från det samskapade materialet.

Visa omtanke

• Jobba aktivt med feedback, t ex genom att ringa och berätta för en kollega vad du uppskattar med just hen. 
• Visa i det lilla att det fortfarande satsas på personalen.

Motverka trötthet

• Ordna gemensam träning på distans.
• Ge ökat utrymme för friskvård.
• Spela hälsobingo.
• Boka walk and talk-möten per telefon.

Gör avbrott från vardagen i de digitala mötena

• Bjuda in externa föredragshållare till de gemensamma mötena.
• Skapa utrymme för egna förberedelser och tankearbete inför möten, t ex med hjälp av Mentimeter.
• Använd break-out-rooms för samtal i mindre grupper, så att alla får komma till tals.
  
  

Fler exempel hittar du i den sammanfattande rapporten från workshoppen.