Se filmen från webbinariet och läs artikeln som följer direkt nedanför filmfönstret:

Webbinariet inleddes av Annika Nilsson, operativt ansvarig på Partsrådets arbetsområdet Arbetsmiljö, som berättade om Partsrådets verksamhet och erbjudande till statliga organisationer. Bland dessa erbjudanden finns tjänsten IA-systemet, ett verktyg som digitaliserar, systematiserar och effektiviserar arbetsmiljöarbetet. Verktyget är finansierat av Partsrådet och tjänsten drivs tillsammans med Afa Försäkring. På Partsrådet är Magnus Ternerot ansvarig för systemet, och det var också han som ledde webbinariet.

På plats för att berätta mer om IA-systemet fanns Karin Erixon som arbetar som kundansvarig för statliga organisationer i IA-teamet på Afa Försäkring.

Användandet har ökat kraftigt

Över 60 statliga organisationer använder IA-systemet idag och användandet har ökat kraftigt år för år. Bland de som idag använder systemet för att förbättra sitt systematiska arbetsmiljöarbete, finns både universitet, högskolor och andra statliga organisationer. Systemet är uppbyggt kring det så kallade SAM-hjulet, som består av fyra delar: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera.

Karin Erixon förklarade att IA-systemet erbjuder verktyg både för att arbeta proaktivt och reaktivt med arbetsmiljön. En stor fördel är också att systemet erbjuder goda möjligheter att ta fram statistik över alla anmälda händelser, något som ger en bra överblick vilket underlättar arbetet.

Tre av de statliga organisationer som använder IA-systemet för sitt systematiska arbetsmiljöarbete är Skogsstyrelsen, Kungliga Hovstaterna och Mittuniversitetet. De har använt IA-systemet i några år och kunde bidra med en del reflexioner och insikter kring vad systemet bidragit med.

”Större transparens”

Från Skogsstyrelsen kom Cecilia Davidsson, som arbetar på HR-avdelningen där. Skogsstyrelsen har använt IA-systemet sedan 2021, innan dess arbetade de med ett internt system på intranätet. En fördel som Cecilia Davidsson lyfte fram var att systemet erbjöd goda möjligheter att anmäla och följa ärendehantering. Cecilia Davidsson poängterade även att det partsgemensamma arbetet förbättrats av att skyddsombuden har tillgång till samma information som arbetsgivarrepresentanterna.

- Det blir en större transparens, slog hon fast.

På plats för att berätta om sitt arbete med IA-systemet fanns även Nina Fagerholm, personalchef på Kungliga Hovstaterna.

- Vi har en bred och komplex verksamhet och IA-systemet är väldigt värdefullt för oss, sade hon.

Tidigare använde även Kungliga Hovstaterna ett inrapporteringssystem via intranätet. Bristfällig uppföljning och dålig samverkan med skyddsombuden var två problem med det gamla systemet.

– Samverkan har förändrats ganska radikalt sen vi började använda IA-systemet, slog hon fast.

Sist ut att berätta om sitt arbete med IA-systemet var Madeleine Juliusson, HR-specialist på Mittuniversitetet.

- Vi har fått ett bättre arbetsmiljöarbete. Lättare att få kontroll och lättare att följa upp, konstaterade hon.

Innan IA-systemet kom på plats använde Mittuniversitetet olika mallar i Excel och Word, vilket av naturliga skäl gjorde det svårt att skapa överblick.

Implementering en utmaning

Men precis som dessa tre organisationer var överens om de uppenbara fördelar som systemet erbjöd, var de också samstämmiga kring att det funnits utmaningar. Primärt handlade det om att få alla berörda intressenter att börja använda det. Under den efterföljande paneldiskussionen när de medverkande fick besvara frågor från tittarna, var det också en fråga som lyftes: hur mycket resurser krävs det egentligen att implementera systemet? 

Svaret på den frågan beror naturligtvis på hur stor organisationen är, men alla var överens om vikten av att ha en implementationsplan med stegvis förankring i organisationen: börja enkelt och utveckla kontinuerligt.

- Och stödet från Partsrådet och Afa Försäkring har varit jättebra, sade Nina Fagerholm från Hovstaterna.

Under den efterföljande paneldiskussionen anslöt också Marita Johnsson, huvudskyddsombud på Skogsstyrelsen för att ge perspektiv på systemet från ett skyddsombudshåll. Marita Johansson delade bilden att införandet av IA-systemet bidragit positivt till det systematiska arbetsmiljöarbetet.  

–  Det har hjälp otroligt mycket att vi kan få en signal direkt när det är tillbud eller olycka.

Webbinariet avslutades med att Annika Nilsson och Magnus Ternerot berättade om och demonstrerade två andra e-utbildningar som Partsrådet erbjuder för att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet: Organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete i praktiken och Systematiskt arbetsmiljöarbete - vilka regler styr?