Det är en klok investering i tid, kraft och resurser att arbeta förebyggande med arbetsmiljö, menar Magnus Åkerström, som inledde med att berätta om vad som behöver finnas på plats för en hållbar arbetsbelastning.

– För att få en hållbar arbetsbelastning behöver vi balansera upp kraven med resurser. Ser vi närmare på vad vågskålarna innehåller blir det tydligt att en hel del handlar om arbetets organisering, berättar han. 
Men trots att vi vet att organisering och resurssättning av arbetet är viktigt för balansen och att balansen är viktig för hälsan, sätter vi ändå oftast in insatser på individnivå, något som sällan får önskad effekt.

Tre olika nivåer

Magnus Åkerström menar att arbetsmiljöarbetet kan ske på tre nivåer och att en förflyttning är nödvändig. Från individ- och gruppnivå, där fokus ligger på att förbättra den psykiska och fysiska hälsan hos enskilda individer och den sociala interaktionen mellan individer, till organisatorisk nivå.

På den organisatoriska nivån ligger fokus på att säkerställa att strukturer, policies och rutiner på arbetsplatsen i sig förebygger ohälsa och främjar hälsa. Den organisatoriska nivån kan i sin tur delas upp i arbetsplatsnivå och strukturell nivå. Arbetsplatsnivån handlar om de direkta förhållandena på arbetsplatsen som påverkar medarbetarnas dagliga arbetsmiljö.

Den strukturella nivån fokuserar på de övergripande och långsiktiga aspekterna av arbetsmiljön.

– En enskild chef kan sällan åtgärda ett strukturellt problem, utan enbart hantera följderna, säger Magnus Åkerström, och menar att det därför är viktigt att lyfta identifierade behov av åtgärder till just den organisatoriska nivån.

Och tre olika perspektiv

Åkerström beskriver också hur vi i arbetsmiljöarbetet inte bara har olika nivåer att förhålla oss till. Vi behöver också tänka på tre olika perspektiv: 
1.    Rehabilitering för att bota sjukdom eller återskapa hälsa
2.    Förebygga ohälsa genom att eliminera eller minska riskfaktorer
3.    Främja hälsa genom åtgärder som fokuserar på att stärka och möjliggöra för människor att öka kontrollen över och förbättra sin hälsa

–    Om vi kombinerar nivå och perspektiv får vi hela spelplanen för det systematiska arbetsmiljöarbetet, säger Magnus Åkerström.

Rätt nivå och rätt perspektiv, men vad är rätt åtgärd?

Bara för att vi genomför en åtgärd på rätt nivå och ur rätt perspektiv betyder det inte att själva insatsen är rätt och effektiv, menar Magnus Åkerström. 
– Vilken insats som verkligen fungerar skiljer sig åt mellan verksamheter, säger han och poängterar vikten av att hitta de egna rätta åtgärderna tillsammans i organisationen.

– Men vi vet från arbetsmiljöforskning och implementeringsforskning vad som ger effekt, berättar Magnus Åkerström och ger oss exempel på effektiva insatser på organisatorisk nivå:

• Vi behöver kunna förutspå hur insatsen som genomförs ska kunna åtgärda den aktuella utmaningen som finns. Programlogik är en metod just för att planera och förutse hur en insats ska påverka ett specifikt problem. Det innebär att man tydligt beskriver vilka aktiviteter som ska genomföras, vilka resurser som behövs, och vilka resultat man förväntar sig. Genom att ha en klar programlogik kan man bättre förstå och mäta effekten av sina insatser.
• Insatsen som vi faktiskt gör behöver inkludera åtgärder även på organisatorisk, och helst strukturell nivå, så att åtgärderna kommer fler i organisationen till nytta.
• Arbetsmiljöarbetet ska integreras i övrig verksamhet. Därför behöver också insatserna stämma överens med och även bidra positivt till verksamhetens mål. Här är kommunikation med verksamheten av största vikt.
• Åtgärderna ska vara anpassade efter den aktuella verksamhetens behov och nuläge. Det är också viktigt att åtgärden tas emot på rätt sätt. Om den inte uppfattas som relevant eller genomförbar av de chefer som ska genomföra den eller av de medarbetare som kanske är en del av att genomföra den spelar det inte så stor roll hur väl den designats.
• Insatsen behöver implementeras framgångsrikt. Det som bestäms måste också genomföras. För att veta att det är genomfört behövs en plan för uppföljning och utvärdering. Lyckades vi uppnå målen för insatsen? 

Finns det arbetssätt som är att föredra?

Det är framför allt två områden som är viktiga för att få till sina arbetssätt för ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete menar Magnus Åkerström.

Säkerställ tillräckliga förutsättningar

I det ingår att se över sina rutiner. Ofta har man till exempel designat arbetssätt eller skrivit rutiner där man tänkt mest på den fysiska arbetsmiljön, men det finns några punkter som är särskilt viktiga för att skapa rätt förutsättningar, menar Magnus Åkerström.

– Att skapa samsyn mellan ledning, chefer, HR, företagshälsovården och fackliga företrädare och skyddsombud kring arbetssätt, nuläge och vart organisationen ska är viktigt, men också att reda ut begreppen som vi använder när vi pratar om arbetsmiljö, förklarar han

– Vad menar vi med organisatorisk nivå? Vad betyder främja för oss?

– För att få till samsynen behöver vi rigga möjligheterna till den. Vad har vi för mötesforum där vi kan utveckla vår samsyn? Träffas vi enbart för att prata om rehabärenden är det svårt att svänga på en femöring och prata om andra saker. Därför behöver vi tid och kunskap för arbetet i organisationen.

En annan nyckel är enligt Åkerström att hitta smarta sätt att integrera arbetsmiljö i den ordinarie verksamheten så att det leder till ökad verksamhetsnytta. I vilka forum behöver vi ha på arbetsmiljöglasögon? Särskilt viktigt kan det till exempel vara i utvecklings- och förändringsarbete, som nya it-stöd, ombyggnationer eller annat som påverkar medarbetare i hög grad.

Och inte minst, om vi ser att det finns riskfaktorer på en strukturell nivå behöver vi se till att det också finns mandat att genomföra förändringar på den strukturella nivån menar Magnus Åkerström. 

Använd processbaserade arbetssätt

Olika arbetssätt kan vara olika framgångsrika, men flera studier har enligt Magnus Åkerström visat att processbaserade arbetssätt verkar vara främjande och ge effekt, särskilt i komplexa organisationer med många nivåer att förhålla sig till.

Det processbaserade arbetssättet har ett tvådelat syfte; att både angripa utmaningen och skapa förutsättningar för fortsatt arbete. Man utvecklar och anpassar arbetsmiljöinsatser kontinuerligt baserat på ny kunskap som framkommer under arbetets gång. Det innebär att planen som görs i början ofta revideras och förbättras över tid.

– Traditionellt i arbetsmiljön brukar vi prata om att vi ska kartlägga, riskbedöma, hitta åtgärder och utvärdera de åtgärder vi gör, säger Magnus.

– Kopplar vi in ett processbaserat arbetssätt på det, innebär det att vi ibland kan behöva uppehålla oss i de olika faserna, utvärdera och använda den kunskap som vi lär oss över tid.

Vi kan också behöva identifiera bakomliggande orsaker till utmaningar inom arbetsmiljöarbetet. För att kunna göra det kan vi behöva annan typ av input. Kanske behöver vi även titta på verksamhetsdata och inte enbart arbetsmiljödata för att förstå hela bilden.

– Vi behöver bli medvetna om att det vi först ser oftast är en konsekvens av det vi vill förändra.

Det är också viktigt att säkerställa att arbetssätt leder fram till effektiva insatser som även omfattar den organisatoriska nivån och att de aktiviteter som planerats också genomförs.

En viktig påminnelse, som Magnus Åkerström avslutade med, var att de organisatoriska förutsättningarna naturligtvis är svårare att ändra i efterhand. Därför behöver vi ha på oss våra arbetsmiljöglasögon redan i början av utvecklingsarbetet.

– Så när ni genomför förändringar eller utvecklingsprojekt eller ska implementera nya IT-lösningar, tänk då på hur den här lösningen kommer att påverka vår arbetsmiljö. 

Se webbinariet: