– Jag vill fokusera på hur man kan skapa arbetsplatser som gör det lätt att må bra i stället för arbetsplatser som man behöver gå på kurs för att kunna hantera.

Det säger Sara Ingvarsson. Hon är psykolog och doktorand och har arbetat med organisationsutveckling i femton år.

Arbetet och arbetsplatsen kan vara och är för många en källa till hälsa, något vi ibland glömmer bort när vi fokuserar på arbetsbelastning och stress, menar Sara Ingvarsson.

– Vi mår bra av rutiner, att få träffa andra människor och att få en lön som ger oss möjlighet att göra meningsfulla saker på fritiden.

Det finns också en fjärde bit som kan få oss att må bra: arbetsuppgifterna i sig. Under webbinariet presenterade Sara Ingvarsson vad som avgör om arbetsuppgifterna är hälsofrämjande, och därmed också hur man kan felsöka om arbetsuppgifterna leder till stress eller annan ohälsa i en arbetsgrupp.

Arbetsuppgifternas tre ben

Sara Ingvarsson delar upp det som påverkar om arbetsuppgifter leder till hälsa eller ohälsa i tre områden: resultat, beteenden/arbetssätt och förutsättningar.

Resultat handlar om att det ska vara tydligt vilka som är de viktigaste utfallen i jobbet för var och en.

– Min målbild är att man i slutet av en arbetsdag ska veta vad man har åstadkommit och känna sig nöjd, säger Sara Ingvarsson.

– I dagens arbetsliv kan det vara svårt att veta om man har gjort tillräckligt mycket och tillräckligt bra. Man kan behöva prata om på vilken nivå olika resultat ska ligga.

Beteenden och arbetssätt handlar om hur man ska jobba för att uppnå resultaten.

Förutsättningar handlar om de praktiska förutsättningarna i jobbet: vilka faktorer underlättar eller försvårar att fokusera på det som är viktigast i arbetet? Kopplat till förutsättningar presenterar Sara Ingvarsson en modell för vad som faktiskt påverkar våra beteenden i vardagen. För att sätta igång beteenden finns olika startsignaler. Det kan vara mejl, telefonsamtal, saker som syns på datorskärmen, en kollega som säger något. Olika beteenden får olika konsekvenser, som i sin tur påverkar sannolikheten för framtida beteenden.

Mycket som styr hur vi prioriterar

För att illustrera hur modellen kan användas i praktiken berättar Sara Ingvarsson om en arbetsgrupp som hon hjälpte för några år sedan.

Gruppen tyckte det var svårt att veta vilka som var de mest prioriterade arbetsuppgifterna. Cheferna å sin sida menade att de upprepade gånger hade pratat om vilka ärenden som var de viktigaste, men att personalen la mycket tid på annat – som inte alls var lika viktigt.

Varför hade de då svårt att fokusera på de viktigaste arbetsuppgifterna? De nedprioriterade uppgifterna var allt sådant som hade med människor att göra, till exempel ärenden där medborgarna ringde och frågade hur det gick.

– Det blir svårt att hålla sig till prioriteringsordningen när det för lågprioriterade uppgifter finns upprepade startsignaler i form av någon som kontaktar en och positiva sociala konsekvenser i form av att någon blir nöjd och glad eftersom du handlägger hens ärende, säger Sara Ingvarsson.

Gruppen och cheferna löste problemet bland annat genom att kommunicera förväntad väntetid till medborgarna och stänga av sina telefoner vissa tider.

– Arbetsgruppen är ett exempel på hur modellen kring förutsättningar kan användas för att analysera och åtgärda så att det faktiskt fungerar bättre, säger Sara Ingvarsson.