Arbetsmiljö

Viktigt med uppföljning i det systematiska arbetsmiljöarbetet

den 16 november 2021

För att skapa en trygg och säker arbetsmiljö och förebygga problem är god planering och uppföljning väsentliga faktorer.

Kontroll och uppföljning är viktiga delar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Till exempel ska alla olyckor och tillbud, även mindre allvarliga, alltid anmälas till arbetsgivaren för att kunna utredas. Kränkande särbehandling, som till exempel mobbing eller andra kränkningar, måste anmälas – arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte är accepterat på arbetsplatsen.

Systematiskt arbetsmiljöarbete – vilka regler gäller?

Per Axell, arbetsrättsjurist och lärare i arbetsmiljörätt vid Stockholms universitet berättar i Partsrådets utbildningsserie Systematiskt arbetsmiljöarbete – vilka regler gäller? om arbetsgivarens ansvar och vilken nytta det finns med att utvärdera de åtgärder man vidtar för att arbetsmiljön ska vara tillfredsställande. En handlingsplan skall vara ett levande dokument där arbetsgivaren skall kunna bocka av att man vidtagit de åtgärder som krävs.

-Det är krav på uppföljning, en sorts arbetsmiljörevision. Har vi använt de metoder som krävs? Har vi riskbedömt på rätt sätt? Finns det kvar saker att göra?

Det gäller att hålla systemet levande. Arbetsmiljöverket delar in faserna i SAM-hjulet; kontroll-undersökning-riskbedömning-åtgärder. Uppföljningsfasen handlar om att ge underlag till nästa års arbete. När det händer något allvarligt behövas tätare uppföljning. Om man inte har uppföljning stannar hjulet alldeles för lätt.

Organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete i praktiken

I en annan av Partsrådets utbildningsserier Organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete i praktiken betonar Lasse Frisk, arbetsmiljökonsult vikten av att få in systematik i det uppföljande arbetet. Han berättar om vilka krav som ställs på arbetsgivaren utifrån föreskrifterna om ”Organisatorisk och social arbetsmiljö” och om metoder för att involvera medarbetarna i att ta fram mål för arbetsmiljöarbetet.

- Ofta är vi så fokuserade på att genomföra åtgärder att vi sedan glömmer bort att kontrollera vilka effekter de fått. Ibland planerar vi inte ens in uppföljningsfasen.

Om man bokar in ett samtal är det sedan viktigt att följa upp så snart som möjligt, kanske redan dagen därpå. Därpå ska man följa upp vid ytterligare tillfällen för att försäkra sig om att effekter uppnåtts. Det krävs ett strukturerat tillvägagångssätt och systematisk inbokning av samtal då just de är de viktigaste verktygen i kontrollfasen.

- Medarbetarsamtal som vara några timmar vid ett par tillfällen per år, djupsamtal, är viktiga men lika viktigt är följa upp vad som sagts under dem och vad man beslutat. Idag är det nästan mer regel än undantag att man glömmer att följa upp. Det krävs systematik med korta avstämningar kanske en gång i månaden för att få god uppföljning.

För att kontrollera den organisatoriska och sociala arbetsmiljön krävs tydliga mål och Arbetsmiljöverket menar att det är viktigt med medarbetarinflytande när de målen sätts. Nyckelområden är kommunikation, ledarskap, lärande, samarbete, inflytande och delaktighet. Lasse Frisk ger exempel på en metod för att kunna kontrollera:

- Jag brukar tipsa organisationer om att arbeta med en metod som jag kallar för SBF – sluta med, börja med, fortsätta med. Man väljer ett av nyckelområden och ställer sig de tre frågorna i arbetsgruppen –  till exempel kommunikation; Vad bör vi sluta med inom kommunikation? Börja med och fortsätta med? Resultaten kan vi sedan omsätta till aktiviteter och mål.