Sissela Nutley, PhD vid Karolinska Institutet inom kognitiv neurovetenskap med fokus på hjärnas utveckling och formbarhet, föreslår en modell för att öka förmågan att hantera detta. Modellen heter den mentala tallriksmodellen och liknar tallriksmodellen för hälsosam kost och består av sju delar: motion, sömn, hjärnvila, relationer, aktiviteter, fokustid och chilltid. Genom att se till att dessa delar är i balans kan vi bättre hantera vårt välmående i det digitala landskapet.

Chilltiden och hjärnvilan gör oss produktiva

Det är lätt att arbeta för många timmar i sträck utan paus och återhämtning. Eller att ha möten på möten utan mellanrum så att hjärnan inte får sin vila.

För att säkerställa en hållbar kognitiv arbetsmiljö behöver vi även ta pauser och återhämtning för att orka. Chilltid, som är en av delarna i tallriksmodellen, är en stund av avkopplande och kravlös aktivitet.
Hjärnvilan är tid när vi inte konsumerar information utifrån, bara lämnar våra tankar studsa runt omkring.

Både chilltid och hjärnvila har en viktig roll för vår återhämtning som gör att vi sedan kan vara mer produktiva. Att få till det framkallar lugn- och ro känslor som sänker stresshormonerna, vilket i sin tur reparerar hjärnan. När vi slappnar av tar det systematiska nervsystemet paus och i stället kicka det parasympatiska systemet igång. Det sistnämnda sänker puls, blodtryck, aktiverar matsmältning och stimulerar immunsystemet som skyddar mot infektioner.

Att hamna bakom våra digitala enheter

Mycket av det som vi fastnar i idag går egentligen under "privata medieaktiviteter" där sociala medier, Youtube och mobilspel kan kännas som en återhämtning när man får några minuter över.
Problemet är bara att man fortsätter att arbeta med hjärnan, bearbeta intryck och får inte den där vilan som hjärnan behöver. Vad vi kan göra är att skapa digital uppmärksamhetshygien, så att det blir lättare för oss att få till den här som vi vill ha vår fokus på men också våra relationer.

Jag tror inte arbetsgivaren kan eller bör kontrollera detta men många skulle må bra av att förstå mer om detta för sin egen skull så att man kan börja ta bättre beslut för sig själv, säger Sissela Nutley.
När det gäller digitala verktyg som används i arbetet så handlar det om att se till att de inte stör möjligheterna till fokuserat arbete, till exempel att direktmeddelande funktioner ska kunna stängas av vid vissa tider. Detta löser man genom samtal, normer och att bygga staket runt fokustid i schemat.

Strategier på individ, grupp och organisationsnivå

Sissela betonar vikten av att för att balansera krav och resurser i det digitala arbetslivet behöver medarbetare och organisationer vara medvetna om hur det påverkar arbetsmiljön.
Individer kan ta ansvar för att värna pauser och sömn, medan organisationer kan skapa strukturer och policys som främjar balans och återhämtning.

Genom att använda tallriksmodellen som utgångspunkt kan vi ställa frågor på olika nivåer och ta fram åtgärder som främjar en effektiv och hållbar arbetsmiljö. På individnivå så tycker jag att det viktigaste är att värna pauser och se till att sömnen inte blir påverkat av den digitala överstimulansen. Då är det bra att ställa in mobilen på ”stör ej”-läge efter en viss tid, ta bort notiser och ladda mobilen utanför sovrummet till exempel, förklarar Sissela.

På gruppnivå kan det handla om att se över möteskulturen på arbetet och se till att innehåll och tidsomfång ligger rätt så att man inte lockas till multitasking och ser till att ha mobilfria möten till exempel.

Och på en organisatorisk nivå handlar det om att se över standardinställningarna för kalenderns mötesfunktion och till exempel ändra till 45 minuter eller något som inbjuder till att ha paus mellan möten,
men även att forma normerna kring detta rent kulturellt. Hur ser vi till att reflektion blir en naturlig del av vardagen? Reser vi på oss i längre sittningar? Har vi en policy kring hur kontakten/tillgängligheten ser
utanför arbetstid? rekommenderas tidsinställda mejl när man skickar på kvällar och helger?

Man behöver sitta ner och se över uppmärksamhetshygienen och ta fram en plan, annars är vi lätt i händerna på den digitala tekniken i stället för i vår agenda, säger Sissela.

När digitalt arbete ger upphov till arbetsmiljöproblem

- Det digitala är tillgängligheten förstås både positiv och negativ. När det blir för lite paus och återhämtning blir vi lätt stillasittande och insugna i arbete. Får vi inte regelbunden återhämtning så bygger vi upp
stress som över tid lätt blir nedbrytande. Att ha kontakt primärt digitalt kan dessutom bli avskärmande och känslan av samhörighet kan lätt bli lidande. Att känna sig både överstimulerad, trött och ensam är vanligt när man har ett konstant brus från det digitala men för lite tid för reflektion, återhämtning och social närhet, påpekar Sissela.

Sisselas råd för att försätta ta del av möjligheter som digitalisering ger men utan att "offra" hälsan i längden på individnivå

Vi får bättre digitala verktyg som kan hjälpa oss att bygga lite staket kring våra hälsobeteenden både som individer och organisationer, och det finns en hel del som de flesta idag inte känner till eller använder.
Det handlar om att justera trösklar för vad vi vill göra mer respektive mindre av.

Det man kan göra är att inventera på en individuell nivå hur jag har det och hur jag vill ha det. Vad fastnar jag i? Har jag några tidstjuvar? Är det någonting som gör att jag inte mår bra? Är det ngt jag skulle vilja göra mer av?

Några tips:

• Ta bort notiser
• Rensa i flödet på sociala medier – följ sådant som ger energi, inspiration etc.
• Lägg bort den när ni ska fokusera/umgås
• Bestäm tider när ni inte är tillgängliga, till exempel efter 20.00
• Begränsa tillgången till jobbmejl och annat utanför arbetstid (morgon)
• Ladda mobilen utanför sovrummet (köp väckarklocka!) -skärmfri start
• Höj trösklarna för användande (köp armbandsur!) Så inställningar, möblera om på hemskärmen så att tidstjuvarna inte ligger där, så att det ligger i en mapp under en mapp, eller gråskala

Sisselas råd för att jobba på en organisatorisk nivå med det digitala arbetslivet

• Se över mejlkulturen, både i tid och hur man hanterar inkopiering och så vidare.
• Slack och andra Messenger-tjänster? När ska man ha dem på? När kan vi skapa staket kring fokus tid?
• Kan vi ha mobilfria zoner, mobilfria möten?
• Minimera "back to back" möten – 10 minuter mellan. Så att vi har tid för reflektion.
  Vi kan på organisation nivå ha ett standardläge så at det blir 45 minuter
• Bestämt tider när ni inte mejlar, kvällar och helger – "right to disconnect".

- Och prioritera och planera för återhämtning, regelbundet så att den kommer i kalendern. Så att det inte blir det som blir över, när allt annat måste blir gjort, avslutar Sissela