– Hur ska vi förhindra att få in smittan? Vad gör vi om intagna insjuknar? Vi behövde snabbt upprätta en krisplan för att skydda både våra intagna och vår personal. Vi jobbar nära våra klienter, där även hot- och våldssituationer kan uppkomma, säger Tobias Bjerman, HR-strateg på SiS.

Totalt har myndigheten 34 vårdinrättningar, institutioner, som fungerar som hem åt de boende med varierande målgrupper och förutsättningar. När coronakrisen intensifierades i början av mars påbörjades ett intensivt arbete för att hantera situationen och ta fram riktlinjer för hur de skulle arbeta.

– Vår generaldirektör Elisabet Åbjörnsson Hollmark sammansatte snabbt en stabsgrupp med olika kompetenser, såväl juridik som sjukvård, kommunikation och HR. Tillsammans med institutionerna gjorde vi riskbedömningar och handlingsplaner för varje institution och skapade en krisplan för hela myndigheten. En viktig åtgärd var att kunna hålla smittade och misstänkt smittade så isolerade som möjligt, men exakt hur det skulle gå till berodde på verksamheternas unika förutsättningar.

Grönt, gult och rött

Den första tiden präglades av osäkerhet och många frågor. Tobias Bjerman menar att en framgångsfaktor var att stabsgruppen upprättade täta möten med alla institutioner, skyddsorganisationen och arbetstagarorganisationerna där frågor kunde ställas och diskuteras. Särskilt svåra frågor tog stabsgruppen vidare till bland annat Folkhälsomyndigheten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

– Vi målade upp scenarier för värsta tänkbara situation för våra boenden. Det innebar att vi räknade ut bristningsgränser baserat på antal sjuka, inflöde av intagna, tillgång på skyddsutrustning med mera. Vi gjorde en färgkodning där grönt betyder att allt var under kontroll, gult innebar vissa risker och rött innebar att gränsen passerats för att verksamheten ska kunna fungera. Med hjälp av denna kartbild kunde vi fördela och omlokalisera resurser utifrån hur behovet såg ut.

Samarbete viktigt

Thomas Lindberg är huvudskyddsombud på SiS ungdomshem Fagared i Lindome, Göteborg. Han har tillsammans med arbetstagarorganisationen och arbetsgivaren varit högst delaktig i arbetet att starta upp en avdelning för konstaterat smittade ungdomar.

– Jag läste på överallt för att bilda mig en uppfattning om alla nödvändiga åtgärder. Vi var tvungna att föreställa oss alla tänkbara scenarier, med alltifrån transportbilar och besök. Mitt tips är att verkligen få kött på benen med mycket kunskap, det gjorde att vi tillsammans kunde landa i bra lösningar, säger Thomas Lindberg.

Tobias Bjerman instämmer i Thomas Lindbergs beskrivning och menar att arbetet som togs fram användes som mall för andra institutioner inom SiS. Han betonar också att mallen är ett levande dokument som fortsätter anpassas utefter verksamhetens förutsättningar och förändringar i riktlinjer från Folkhälsomyndigheten. Tobias menar att vissa åtgärder varit knepiga att genomföra, särskilt med hänsyn till klientgruppen som lider av psykiska problem och missbruksproblematik.

– Vi ser en risk att hot och våld ökar eftersom det riskerar att bli en ännu mer sluten miljö och begränsningar som innebär att vardagen blir mer långtråkig. Därför har vi till exempel ökat TV-utbudet, skaffat nya spel och möjlighet till Skypesamtal. Som en konsekvens av detta har vi sett hur vissa har börjat fejka symptom, eftersom vissa karantänavdelningar har större tillgång till och utbud av TV-spel och TV-kanaler. Det är en speciell situation.

Trots vissa svårigheter menar Tobias att SiS kan gå stärkt ur krisen på sikt.

– Det är ett gediget material vi tagit fram och dessutom riktigt bra rutiner för våra möten. Sättet vi kunnat samarbeta på har varit fantastiskt. Den kunskap vi nått är framtagen för vår verksamhet, men förmodligen skulle även andra myndigheter kunna ha nytta av detta. Det är onödigt att vi ska uppfinna hjulet igen, och där tror jag Partsrådet spelar en viktig roll att föra kunskapen vidare.

___________________________

Lärdomar

Tobias Bjerman, HR-strateg på Statens institutionsstyrelse, delar med sig av fyra tips under coronakrisen.

Samla skilda kompetenser
En nyckel har varit att samla olika kompetenser och bakgrunder i vår stabsgrupp. Detta eftersom personer på högsta chefsnivå inte har kunnat ägna mer tid och kraft åt uppgiften. Vi har också haft täta möten med alla institutioner, skyddsorganisationen, arbetstagarorganisationerna och externa myndigheter.

2. Lär av varandra internt och koordinera era frågor
Vi har samlat in och diskuterat frågor tillsammans på myndigheten. Särskilt svåra frågor har vi tagit vidare till Folkhälsomyndigheten, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Arbetsmiljöverket. Ibland har vi upplevt att deras råd överlappar varandra och att det inte alltid finns givna svar. Istället för att varje avdelning ska ringa runt till alla myndigheter är det bättre att det sköts centralt.

3. För en loggbok
Vi har fört loggbok sedan stabsgruppen bildades. Det är viktigt att efteråt kunna ta del av händelserna, samt vilka frågor som var aktuella under olika delar av förloppet. Det ger en överblick som jag tror är värdefull på sikt eftersom vi kan gå tillbaka och analysera vad som faktiskt hände.

4. Fråga andra myndigheter
Slutligen uppmanar jag även myndigheter att höra av sig till varandra. Kan någon ha nytta av det som vi redan har gjort? Kan våra krisplaner och rutiner vara nyttiga för exempelvis Kriminalvården eller andra verksamheter?