De flesta tjänsterna inom Partsrådets program Hållbart arbetsliv genomförs med hjälp av interaktiva workshoppar, intervjuer och besök hos myndigheterna. Inget har ställts in under våren, men mycket har ställts om. Daniel Brämhagen och Lisa Nyhav på konsultföretaget EY, som levererar många av tjänsterna, berättar om omställningen.

Har ni sett någon skillnad mot tidigare i hur myndigheterna förhåller sig till frågor som rör hållbarhet i arbetslivet?

– Intresset för arbetslivsfrågan har ökat. Det finns inga tydliga experter internt på myndigheterna på hur man arbetar hållbart digitalt eller i en krissituation. Då blir man öppensinnad och ställer frågan till Partsrådet, säger Daniel.

– Förändringsbenägenheten har varit stor och toleransen hög. Det finns en ”vi löser det här tillsammans”-känsla. Jag önskar att vi kan hitta sätt för att bibehålla det även när det inte är kris, säger Lisa.

Är det något med övergången till mer digitalt fokus som har överraskat er?

– Att det har gått så snabbt – i princip från en dag till en annan – och att det ändå har fungerat. Att skapa relation och få kontakt i ett forum som man inte är van vid, det har varit en spännande utvecklingsresa. Allt eftersom vi alla har blivit mer vana så öppnar man upp sig på ett sätt som man kanske inte brukar göra i en digital kanal. Vi går ur comfort zone, säger Lisa.

Hur har ni arbetat med att digitalisera tjänsterna inom Hållbart arbetsliv?

– En viktig del i tjänsterna som vi jobbar med är att finnas på plats och skapa rätt miljö för att samtalen ska bli goda. Det har vi försökt replikera i digital form. Vi har lagt stor vikt vid att få det interaktivt och att alla som deltar ska känna närhet till de som håller i mötet, säger Lisa.

Hur har ni gjort mer specifikt?

– Vi har bland annat jobbat med breakout rooms i de digitala plattformarna och på olika sätt försökt få deltagarna att vara aktiva. De som håller i en workshop har alltid funnits i en miljö som känns som en arbetsplats, och det är alltid två personer som håller i workshoppen. Deras samspel skapar ett klimat som uppmuntrar interaktion.

Vi uppmuntrar deltagarna att ha på bilddelning. Det finns forskning som visar att det blir uttröttande under längre tid, men i en workshop får man en dimension till med bild, säger Lisa. 

Vad har varit utmanande med omställningen?

– Det krävs mer arbete för att komma ner på djupet i en digital workshop. Det saknas en viss kreativitetsnivå digitalt, som går att uppnå när man träffas fysiskt, och det kan vara svårare att fånga någons skepsis. Man måste därför vara mer noggrann och vi försöker hitta övningar så man får till det digitalt. Som på alla områden är det utmanande att erövra ett nytt sätt att arbete. Om vi skulle fortsätta arbeta på det här sättet skulle man nog hitta nycklar men just omställningen kan bli tröttande, säger Daniel.

Hur ser ni på vägen framåt för arbetet med ett mer hållbart arbetsliv inom staten?

– Hittills har vi haft en krissituation som vi hanterat på kort sikt. Nu börjar vi gå över i något annat, nymodighetskänslan är borta. Då behöver vi hitta fler sätt att hantera det energitapp som vi får av att inte ses. Ibland vill jag bara stänga ner datorn och lägga mig på soffan, till exempel. Jag tänker på det ur ett arbetslivsperspektiv, hållbarhet i kris och digital hållbarhet måste bli jätteviktiga delar i att skapa ett hållbart arbetsliv på respektive myndighet. Nu måste vi orka ta diskussionen och fundera på hur vi ska hantera olika saker på lite längre sikt, säger Daniel.

– Den stora nackdelen generellt med hemarbete är att sånt som föder engagemang faller bort – det är det som är utmaningen. De lösningar som vi har nu fungerar bra, däremot är det i väntan på att få återgå till en normal situation. Sedan tror jag att det finns potential att även när den här situationen är över använda mer digitala forum än vi gjort tidigare, säger Lisa.

Lisa och Daniels tre tips för att hålla bra digitala möten och workshoppar 

1. Engagera alla. Hitta sätt att försöka knyta an till de som är med och se till att alla tar någon form av initiativ. Det är svårare att få överblick digitalt. Då måste man aktivt arbeta med detta. Att adressera de olika deltagarna direkt är ett sätt: ”Vilket av orden i molnet har du skrivit, Fatima?”
2. Hitta variation i rytmen. Se till att ha en bra fördelning mellan att lyssna, bidra och diskutera i smågrupper. Pauser är lika viktiga som i fysiska möten. Gemensamma pausövningar är ett bra sätt att höja energinivån och få sig ett skratt.
3. Ha tydliga förhållningsregler. Utnyttja räck upp handen, kommentarsfält och andra funktioner som finns i de digitala mötesverktygen. Gå igenom förhållningsreglerna i början av mötet – ha gärna en bild för detta i början av din presentation.