En som närmat sig området kollektiv intelligens är Andreas Werr, professor i företagande och ledning på Handelshögskolan. Tillsammans med tjänsteansvarige kollegan Gunnar Westling undervisar de bland annat myndigheter i ämnet. Vad kollektiv intelligens innebär tycks inte ha ett enkelt svar, men Gunnar räds inte utmaningen.

- Förenklat uttryckt handlar det om att lösa problem i sin vardag. Alla organisationer har kollektiv intelligens som går bortom det som skrivs ned i arbetsbeskrivningar och organisationsskisser.

Flera intressen kan finnas representerade i en grupp och vem som gör vad är inte alltid självklart. Ett intelligent team lyckas använda individernas olika kunskaper och erfarenheter. Struktur är en formell dimension av organiseringen, men vad som egentligen spelar störst roll är vad man faktiskt gör inom ramen för strukturen.

- För att lyckas krävs en bra organisering men också att alla medarbetare uttolkar sin roll och omsätter den i praktiken.

Andreas utvecklar Gunnars resonemang och menar att den här typen av arbetssätt inte passar alla organisationer eftersom de präglas av olika förutsättningar. Oavsett organiseringsmodell så är kollektivintelligens något som behövs för att lösa komplexa problem som inte har någon självklar lösning.

- Ett av de bästa sätten för att förbättra vilken grupp som helst är genom någon typ av debrief, alltså att gå igenom uppdraget och gruppens förutsättningar. Det är inte svårare än så. Det här är inte precis raketforskning – de flesta organisationer känner till detta, men ändå blir det inte av.

Mer fokus på möten

Andreas menar att ett vanligt misstag är att fokusera för mycket på antingen organisationen som helhet, vissa gruppers utveckling eller enskilda smarta individer. 

- Inom Kollektiv intelligens lägger vi oss någonstans mittemellan. Vi är vana att se organisationer som team eller grupper, men kan också välja att se dem utifrån de möten som uppstår. Vad finns det för mikrosystem och miljöer som vi rör oss i och hur förhåller de sig till varandra?

Gunnar och Andreas menar att fler borde se bortom hierarkiska scheman och snarare se organisationen som en stor uppsättning möten. Andras utvecklar.

- Fikarumsmöten kan leda till absolut ingenting men också lösa stora problem. Det är ögonblick i möten som avgör skillnaden; om någon ställer frågor, om kollegorna bryr sig och så vidare. Det påverkar hur människor presterar i arbetet men också hur de mår.

Myndigheter har mer komplexa utmaningar

Kollektiv intelligens handlar till stor del om vilka förutsättningar som präglar organisationen. Gunnar menar att statliga organisationer ibland jobbar i uppförsbacke eftersom de tenderar att ha komplexare uppdrag.

- Privata aktörer navigerar bort från de komplexa utmaningarna för att lösa enkla problem – det är på det viset man skapar lönsamhet. Ett mål som lönsamhet är på många sätt ett enklare mål än att exempelvis skapa trygghet i samhället.

Gunnar menar att myndigheterna rentav kan brottas med målbilder som ibland blir motsägelsefulla.

- Det ska vara effektivt, men också individanpassat. Det ska finnas valfrihet, men också vara likställt. Man ska vara lyhörd, men också långsiktig. Och vilka mål ska egentligen värderas högst? Det här gör onekligen uppdraget svårt. Till skillnad från privata aktörer så går inte myndigheter i konkurs vid sämre tider, men istället ser vi hur ohälsan ökar som en sorts feedback.

För att myndigheterna ska lyckas med sina uppdrag behövs en kollektiv förmåga att navigera rätt. Tjänsten som erbjuds av Hållbart arbetsliv ska försöka svara upp mot liknande problemställningar.

Tjänstens pedagogiska upplägg

Tjänsten Kollektiv intelligens bygger på nätverksträffar för myndigheterna och leds av Handelshögskolans sakkunniga. Första mötet är en och en halv dag där det handlar om att förstå vad kollektiv intelligens innebär och att hitta rätt perspektiv. Sedan följer sex träffar där myndigheterna även får med sig hemuppgifter att arbeta vidare med till nästa träff. Gunnar utvecklar.

- Tanken är att vi ska lära av varandra. Vad som är rätt för en myndighet är inte rätt för andra. Utifrån deltagarnas tankar växer det fram olika strategier. Det kan handla om saker som mikrosystem, ledarskapsprofiler och kvalitetsbedömning. Är styrsystemen i organisationen riggade på rätt sätt och finns det andra verktyg att tillgå?

Deltagarna som är med får använda en mobilapp som förberetts med frågor och hemuppgifter, vilket gör att de självständigt kan arbeta med sina organisationer. Konkret får deltagarna med sig en verktygslåda som de själv är med och tar fram. Vid slutet av piloten kommer myndigheterna partsgemensamt tagit fram eller påbörjat en strategi för att arbeta kollektivt intelligent inom den egna organisationen.