- Tjänsten hjälper framförallt till att svara på två frågor: Vilka utmaningar finns inom organisationen? Och vilka insatser kan bidra till ett hållbart arbetsliv? OMK ska hjälpa myndigheter att identifiera och prioritera kritiska utmaningar och ge stöd för att ta nästa steg i utvecklingsarbetet, förklarar Öyvind Näss-Holm.

Tjänstens arbetsprocess omfattar bland annat djupintervjuer med medarbetare, analys av kritiska verksamhetsdokument och lösningsorienterade workshops. Tjänstens omfattning beror till viss del på organisationens storlek, men vid större organisationer involveras totalt upp mot 45 medarbetare i intervjuer och fokusgrupper. Så vad är det egentligen för utmaningar som den omfattande tjänsten ska bidra till att lösa?

- Det kan exempelvis handla om arbetsbelastning, personalomsättning, uppgiftsförståelse, bristande stödfunktioner, motivationsproblem eller arbetsrelationer men även andra typer av problem. Genom OMK gör vi en omfattande undersökning av verksamheten, där vi kommer med ett objektivt utifrån-perspektiv för att identifiera både utmaningar och möjligheter, förklarar Sofia Karlsson.

Öyvind Näss-Holm.

Områdeschefen Naga Malkas på Försäkringskassan menar att nulägesbeskrivningen de fick blev ett användbart kommunikationsunderlag till medarbetare.

- Partsrådet gav oss en bild av våra styrkor och utmaningar, vilket gjorde att vi kunde skapa en samsyn och få förståelse. Det är bra, för vi vill skapa en kultur där vi känner till problemen istället för att låtsas som att de inte finns.

Gunnel Andersson, vice huvudskyddsombud, utvecklar Nagas resonemang:  

- När Partsrådet presenterade resultatet så fick vi se våra problem svart på vitt. Vi såg att det fanns en bred samstämmighet från både chefer och medarbetare om vad som var mindre bra. Framförallt var det vissa nyckelcitat som var jobbiga att läsa, eftersom de var så träffsäkra. Man kan säga att resultatet gjorde ont till en början, men gav oss en riktning att kunna jobba framåt.

För Försäkringskassan ledde rekommendationerna till att deras verksamhetsområdeschefer kunde ringa in de utmaningar som finns framöver. En åtgärdsplan har tagits fram, med ett tydligt fokus för alla chefer att ta vidare till sina respektive avdelningar. Planen sträcker sig till 2022. Tjänsten har givit ett tydligt ramverk för att arbeta vidare med verksamhetens utveckling och Försäkringskassan uppmuntrar fler myndigheter att ta del av den, inte minst i ljuset av ett hållbart arbetsliv. 

Steg för steg – så går tjänsten till:

1. Insatsen koordineras och planeras i ett partsgemensamt uppstartsmöte.
2. Därefter påbörjas en omfattande informationsinsamling, där material som årsredovisning och medarbetarundersökning bearbetas.
3. Efter det genomförs 20-25 djupintervjuer med chefer och medarbetare.
4. Materialet kokas ned i en nulägesbeskrivning med styrkor och svagheter.
5. En halvdagsworkshop baserat på nulägesbeskrivningen genomförs, i syfte att validera den bild som skapats. Här diskuteras även möjliga åtgärdsförslag.
6. En andra workshop genomförs tillsammans med referensgruppen, det vill säga chefer, HR och fack, där fokus primärt ligger på åtgärder.
7. Slutleveransen sker i form av en rapport med en nulägesbeskrivning samt åtgärdsförslag.