– Vi hade många diskussioner om hur vi såg på samverkan. Man måste reda ut ordentligt vad samverkan innebär så att man inte har olika tolkningar. Man måste veta vad man har avtalat om, säger Ulrika Owen, ordförande för Saco-S på myndigheten.

Parterna diskuterade också var samverkan ska ske och olika nivåer för samverkan – allt från enhetsnivån med samverkan mellan medarbetare och chefer till myndighetsnivån, där samverkan sker genom arbetsgivarföreträdare och fackliga företrädare.

– Det är svårt att samverka om man inte kan prata på enhetsnivå. Man måste ha en öppen kultur, det har vi pratat mycket om, säger Marcus Jönsson, personalchef på Folkhälsomyndigheten.

Parterna utgick från ett par olika fall och diskuterade hur samverkan skulle se ut vid bland annat rekrytering och för arbetsmiljöproblem som hög arbetsbelastning. Man tog fram ett frågor- och svardokument och gjorde ett första utkast på presentationsmaterial som beskrev hur samverkan skulle gå till. Fack och arbetsgivaren presenterade sedan förslaget ute i organisationen.

Mot slutet av förberedelsearbetet tog parterna fram det som kom att bli myndighetens samverkansavtal. Själva avtalet är på en A4-sida.

Trots det gedigna grundarbetet betonar Anita Ekner, ordförande för ST på myndigheten, att detta bara var början på samverkansarbetet.

– Att ta fram själva avtalet är det lilla. Det är därefter som det verkliga arbetet kommer, säger hon.

Under det första halvåret på den nya myndigheten fick alla delar av organisationen besök av fackliga företrädare och arbetsgivarföreträdare, som berättade om samverkansavtalet. När det kommer någon ny chef, eller bildas nya enheter, gör man nya besök.

Samverkansavtalet till trots händer det ibland att samverkan inte fungerar. Det finns chefer som har svårare att samverka än andra – och även medarbetare som har orealistiska förväntningar på samverkan.

– Man måste vara beredd på att det inte alltid funkar. Om man ser att samverkan inte fungerar på ett bra sätt pratar vi om vad som gick fel, säger Marcus Jönsson.

Han konstaterar att samverkan ställer stora krav på cheferna, och också ger cheferna ganska stort mandat att fatta beslut i frågor som myndigheten tidigare kanske tagit genom MBL. Att ha en stöttande generaldirektör är också avgörande för att samverkan ska fungera. På Folkhälsomyndigheten har samverkansgruppen fasta möten varannan vecka och generaldirektören är med när det behövs.

Anita Ekner konstaterar att man aldrig blir riktigt färdig med samverkansarbetet. Verksamheten utvecklas hela tiden, och samverkansarbetet med den.

– En viktig förutsättning för att man ska kunna lyckas med samverkan är att man tror på det själv. Annars kan man inte övertyga andra, säger hon.