Beslutsfattande på jobbet är inte bara något som rör arbetsgivaren. Alla fattar varje dag ett flertal olika beslut, konstaterade Mona Riabacke för partsföreträdarna på seminariet ”Klokare beslutsfattande i en komplex värld” som Partsrådets arbetsområde Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd stod bakom.

Mona Riabacke är doktor i risk- och beslutsanalys och har hjälpt ett flertal organisationer att förbättra sitt beslutsfattande.

Hon betonade vikten av att ha beslutsprocesser på myndigheterna och delade med sig av en metod i sex steg: Förtydliga, strukturera, analysera, besluta, genomföra och utvärdera.

– Inte minst det första steget är otroligt viktigt. Man borde lägga mer kraft på det första steget. Ofta skyndar man in i beslutsfattandet och tappar flera av de inledande stegen.

Beslutsunderlag

I förberedelsearbetet ingår att ta fram gedigna beslutsunderlag. Mona Riabacke tipsade om att man kan anpassa beslutsunderlaget efter vem det är som ska fatta beslutet.

Hon pratade om fyra typer av beslutsfattare. Pragmatikern vill ha en kortfattad, tydlig och faktabaserad förklaring om hur och när man når målen. Analytikernvill ha en gedigen faktabaserad förklaring som är systematisk och logisk. Visionären vill liksom pragmatikern ha en tydlig och kortfattad förklaring, men med mer känsla; tempo, fantasi och energi. Konsensussökaren vill ha ett tydligt underlag som visar fördelar för de olika intressenterna.

Det andra steget i beslutsprocessen handlar om att strukturera. Vad ska göras? Vem ska göra det? Och när ska det vara gjort?

Sedan är det dags att analysera de olika alternativen, fatta beslut, genomföra beslutet och, slutligen, utvärdera arbetet.

Foto: Dennis Ersöz.

Viktigt att utvärdera

– Jag har nästan aldrig träffat en organisation som har haft med utvärdering i beslutsprocessen. Ändå är det så otroligt viktigt att utvärdera vad man kan förbättra till nästa gång, sa Mona Riabacke. En beslutsprocess är inte statisk utan bör hållas levande och revideras när förutsättningarna förändras.

Partsföreträdarna på seminariet hade fått i uppdrag att svara på ett antal olika frågeställningar, bland annat om det finns beslutsprocesser på myndigheten. 65 procent svarade att det finns, vilket Mona Riabacke menade är ett bra resultat.

Något färre, knappa 40 procent av de tillfrågade partsföreträdarna, uppger att man följer upp och säkerställer att det man har beslutat om de facto verkställs. Drygt hälften uppger att det är tydligt vem eller vilka som beslutar om vad och hur ansvarsfördelningen ser ut på myndigheten. Mindre än hälften uppger däremot att man tar fram tydliga beslutsunderlag och alternativ inför viktiga beslut på myndigheten.

Stenåldershjärna

Även om vår omvärld förändras snabbt, har inte så mycket hänt med den mänskliga hjärnan. Vi har i stort sett samma hjärna idag som de första stenåldersmänniskorna.

Mona Riabacke menade att det finns två olika system i den mänskliga hjärnan. Det ena systemet går på känsla och fattar snabba (ofta kortsiktiga) beslut, på samma sätt som på stenåldern. Det andra systemet är långsammare, man resonerar sig fram till beslut, vilket också kräver mer av hjärnan.

– Om inte det snabba stenåldersperspektivet ska ta över måste man ladda batterierna. När man är trött uppfattar man lättare saker som hot och när man känner sig hotad är det stor risk att man inte fungerar optimalt. När man tar en paus hinner det mer avancerade systemet med.

Gå på känsla

Forskning visar att ju mer komplexa beslut vi står inför, desto mer går vi på känslan.

Att ställa sig frågorna ”Varför?” och ”Varför inte?” är viktiga verktyg i beslutsfattandet, menade Mona Riabacke. Om man går efter känslan när man fattar beslut vet man förvisso vad man ska välja, men inte varför.

– Det bästa beslutet är ett beslut som man tar och där man också är aktivt medveten om varför, sa hon.

Ändå menade Mona Riabacke att det ibland kan finnas anledning att gå efter känslan när man fattar beslut, bara man är medveten om att det är det man gör.