En av Partsrådets nya arbetsmiljöutbildningar handlar om hur man kan bygga robusta samarbetskulturer på myndigheter – och förhindra att konflikter uppstår. Vid ett av de första kurstillfällena deltog partsföreträdare från universitet och högskolor.

Föreläsaren Thomas Jordan, ekonomie doktor och docent vid Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet, har forskat kring arbetsplatskonflikter och problemlösningskulturer. Han har även låtit sina studenter göra fallstudier på svenska arbetsplatser.

– Totalt har det blivit 200 fallstudier så jag är lite stöddig. Jag tycker mig veta hur det går till på svenska och utländska arbetsplatser.

På Partsrådets utbildning lotsade han deltagarna genom en intensiv dag, med mycket grupparbeten kring frågeställningar anpassade efter deras egna arbetsplatser. Deltagarna fick med sig ett flertal verktyg och checklistor, att kunna använda i arbetet med att bygga robusta samarbetskulturer på sina myndigheter.

Förebygg konflikter

Thomas Jordan menade att det finns fyra komponenter som förklarar varför en konflikt uppstår på en arbetsplats. Det handlar om att minst en part har önskemål som han eller hon inte vill släppa, att denna person upplever att någon annan blockerar så att önskemålen inte går att tillgodose, att blockeringen kvarstår så länge att det uppstår frustration och denna frustration driver personen att agera på ett eller annat sätt mot motparten.

– Att hantera frustration är en viktig uppgift för organisationen och ledningen. Annars kan frustrationen ta uttryck som tar sig stora proportioner. Det är viktigt att förhindra att krafter löper amok, menade Thomas Jordan.

Han lyfte fram olika teman för konflikter och bad deltagarna att reflektera över vilka som är vanligt förekommande hos dem – och att sedan gå hem och göra en noggrann inventering. Exempel på teman är fördelningsfrågor, där till exempel pengar, arbetsbörda eller tid ska fördelas, positionsfrågor, när olika personer ska utses för specifika roller, och olika slags ordningsfrågor – allt ifrån ansvar, rutiner och regelverk till hur vi beter oss mot varandra och vilket eller vilka perspektiv som ska vara vägledande på arbetsplatsen.

– I vissa organisationer som grundar sig på djupa övertygelser handlar det i mångt och mycket om hur man bibehåller respekten och ser till att det går att hålla ihop verksamheten och härbärgera de spänningar som finns, sade Thomas Jordan.

Han menade att ett bra sätt att kunna rikta uppmärksamheten på en sak i taget är att göra en så kallad organisationsdiagnos. Det kan med fördel vara en årlig verksamhetsgenomgång där man involverar alla medarbetare i organisationen för att synliggöra om det finns svårförenliga eller ouppfyllda önskemål som kan skapa friktioner och konflikter på arbetsplatsen.

Viktigt stötta chefer

Thomas Jordan gav rådet att stötta chefer i besvärliga situationer och se till att de har någon att prata med.

– Det hör till det som är mest lönsamt att satsa på för att bygga robusta samarbetskulturer, sa han och menade att ett sätt kan vara att chefer på samma nivå träffas regelbundet, för att knyta kontakter och ha någon att ringa om det uppstår problem.

Han presenterade en modell för tidig problemlösning, med fem områden som är möjliga att arbeta med: Forum för dialog, medarbetarskap, ledarskap, kultur och organisation. Genom att göra en genomlysning av hur det de facto ser ut på arbetsplatsen, utifrån dessa områden, kan man se till att trösklarna är låga för att ta tag i de problem som uppstår. Exempel på frågeställningar i genomlysningen kan vara om man har de forum för dialog som krävs, om det finns möjligheter till fortbildning, handledning och tillfällen för återkoppling för såväl chefer som medarbetare, om det går att öva på problemlösande möten och om värdegrunden bör och kan utvecklas, om det finns relevanta policies och handlingsplaner och om man genomför regelbundna verksamhetsgenomgångar.

– De arbetsplatser som vi har studerat som har fungerar bra har ofta jobbat mycket med detta under flera år, vilket har skapat tydlighet i organisationen. Det blir en bra kartbild av vad vi har att jobba med på arbetsplatsen för att kunna bygga en robust samarbetskultur, sade Thomas Jordan.

Utbildningen kommer att genomföras vid flera tillfällen under hösten 2015 och våren 2016, i Stockholm, Göteborg och Sundsvall.