tisdag 18 februari 2020
År 2015 blev Livsmedelsverket en teambaserad organisation och HR-specialisterna Eva Andersson, Maria Wigenius Sjöberg och Krister Nordlund fick uppdraget att skapa välfungerande arbetsgrupper. Alla som arbetat i grupp inser att detta är lättare sagt än gjort – men resultatet blev så lyckat att framgångsreceptet spridit sig runtom på landets myndigheter. Sedan 2018 är Effektiva team en del i Hållbart arbetslivs utbud.
Eva och Maria pratar både fort och engagerat när de berättar om Livsmedelsverkets resa som började för drygt fem år sedan. HR-chefen Eva tar oss några år bakåt i tiden.
- Vi har jobbat i våra arbetsgrupper sedan 2012, men 2015 bildade vi en ny teambaserad organisation. Vi insåg då att det skulle krävas nya sätt för att utveckla teamen. För att få effekt i hela organisationen ville vi jobba med både kvalitet och kvantitet. Det skulle vara förankrat i forskning och samtidigt vara hanterbart för att vi skulle kunna nå ut till våra 17 team.
Under två och en halv månader genomgick totalt 170 medarbetare det program som idag kommit att kallas Effektiva team. Maria förklarar:
- När vi började mäta resultaten av vårt arbete såg vi goda resultat vilket ledde till att andra myndigheter blev nyfikna. Våren 2018 hade vi någon myndighet i veckan som var här. Då insåg vi att det blir för svårt att hjälpa alla myndigheter som behöver oss, så vi kom i kontakt med Partsrådets program Hållbart arbetsliv och tog fram tjänsten Effektiva team. I korthet innebär det ett metodstöd, där vi hjälper myndigheter att själva arbeta med teamutveckling.
Under våren kommer Hållbart arbetsliv att ta fram en e-utbildning om tjänsten Effektiva team – så att fler myndigheter och arbetsgrupper ska kunna ta del av tjänsten. När Maria nämner Effektiva team påpekar hon samtidigt att själva namnet ibland har skapat lite förvirring.
- När vissa hör begreppet så växer en klump i magen. ”Vadå – är vi inte effektiva som det är nu?” tänker vissa. Tjänsten handlar snarare om att prestera smartare och på ett sätt som är hållbart. Man ska må bra på jobbet och orka i längden. Effektiva team är hållbara arbetsgrupper.
Tjänsten Effektiva team bottnar i forskaren Susan A. Wheelans väletablerade teori om grupputveckling. Något förenklat utvecklas team i mognadsfaser som karaktäriseras av olika egenskaper och utmaningar. I den första fasen när gruppen är ny läggs ofta tid på att vara social och trevlig. I den andra fasen är ”smekmånaden” över och konflikter tenderar att uppstå när medlemmarna försöker hitta sina roller i gruppen. I den tredje fasen börjar tydligare strukturer etableras och viss tillit uppstår. Men det är inte alla grupper som når till fas tre – och ännu färre som når fas fyra som innebär ett högpresterande team.
- Utifrån teorin finns ett frågeformulär. Teamets medlemmar får svara på ett 60-tal frågor och utifrån detta återkopplar vi resultaten så att gruppen själva ser var de befinner sig. Ibland har medlemmarna helt olika upplevelser av hur de presterar och samarbetar, men oftast tänker de ungefär likadant.
Från början hade Eva och Maria enbart enkäten att jobba med. Snart insåg de att teamen behöver diskutera sina resultat för att kunna arbeta framåt och identifiera lösningar. Baserat på denna insikt togs en pyramidmodell fram som fungerar som ett praktiskt diskussionsunderlag.
För att bryta ned resultaten av Wheelans enkät utgår Eva och Maria från en triangelmodell som diskussionsunderlag. Idén är att gå igenom pyramidens olika steg tillsammans för att lägga en gemensam grund. Maria förklarar:
- Det mest grundläggande är hur gruppmedlemmarna ser på själva uppdraget, både som myndighet och som team. Det behövs för att sätta diskussionen i rätt sammanhang. Sedan kan man gå över till att se vilka strukturer och processer finns för att lyckas. Hur fungerar teamets samspel? Det här är några exempel på frågor man kan diskutera utifrån pyramiden. Längre ned i pyramiden handlar det om hur man kan jobba med utvecklingskultur och om det finns engagemang för det man arbetar med.
Genom Wheelans enkät förstår Eva och Maria var gruppen befinner sig, vilket i sin tur ger indikationer om huruvida man bör lägga krut i toppen eller botten på pyramiden. Eva beskriver hur pilen längst ned handlar om personligt ansvar, som också är en viktig del för att gruppen som helhet ska kunna prestera och må bra.
- Självledarskap är viktigt, det finns inte alltid en chef som kan säga allt som behöver göras. Ibland behöver man ta kommando över sin egen situation och inse vad som behöver göras. Här kan man lyfta exempel på sådana saker.
