Händelser med allvarliga konsekvenser ska utredas och dokumenteras av arbetsgivaren. Skyddsombudet ska alltid vara med. Syftet med utredningar är att alla i verksamheten ska ha möjlighet att lära utifrån händelsen och förebygga att det händer igen.
Samtliga nedladdningsbara arbetsblad som nämns i detta avsnitt finns samlade längst ner på sidan.
Ett viktigt syfte med att utreda en händelse är att lära av det som har hänt. Därför är det bra om arbetsgruppen är involverad i de olika stegen. Om arbetsgruppens medverkan är begränsad är det ändå viktigt att de får möjlighet att bidra till utredningen på något sätt. Se också till att återkoppla till arbetsgruppen, för att främja internt lärande.
När något har hänt behöver man bedöma hur troligt det är att det sker igen och om riskerna fortfarande är desamma eller förändrade.
EXEMPEL PÅ BEHOV AV RISKBEDÖMNING
En tjänsteman har fått upprepade hotfulla sms på sin privata mobiltelefon. Tjänstemannen misstänker att det är en person som denne har kontakt med i sitt jobb. Innebär det risker för individen eller för verksamheten? Hur stor är sannolikheten att något händer?
När något har hänt i verksamheten är det ett bra tillfälle att se över rutinerna. Gå tillbaka och reflektera över om en annan rutin hade varit hjälpsam. Det kan också vara ett steg i den större utredningen.
Här följer frågor som kan vara en hjälp när ni felsöker:
Om ni svarar ja på en eller flera av frågorna behöver ni jobba med rutinerna i verksamheten.
Det är vanligt att man fokuserar på brister och vad som kunde ha gjorts annorlunda. Kom ihåg att också fokusera på det som gick bra, eller på det som gjorde att det inte blev större skador. Det är också en källa till viktig information för det fortsatta arbetet.
Målet med en utredning är att förebygga att något liknande inte händer igen. Säkerställ att chef, skyddsombud och gärna hela arbetsgruppen är involverade. Det bidrar till viktiga insikter i arbetet.
Samla information om händelsen, och gör en så detaljerad beskrivning som möjligt. Vad fungerade bra – vad fungerade mindre bra?
2. ANALYSERA ORSAKERI det här steget är målet att förstå det inträffade och orsakerna bakom. Det handlar inte om att hitta skyldiga. I stället handlar det om att tillsammans förstå händelsen och orsakerna så bra som möjligt. Det är viktigt för att sen hitta åtgärder framåt.
3. BESKRIV AGERANDET EFTER HÄNDELSENI de här steget går ni igenom vad ni har gjort efter händelsen, och vilka reflektioner och lärdomar ni kan och vill dra av det. Vad har fungerat bra – vad har fungerat mindre bra?
4. FORMULERA DET ÖNSKADE LÄGET OCH SÄTT MÅLI punkterna ovan har ni beskrivit ert faktiska nuläge – vad ni gjorde i stunden och direkt efteråt. Ni har också analyserat orsakerna som låg bakom.
I det här steget reflekterar ni över det önskade läget och sätter mål.
5. ÅTGÄRDAUtgå från den analys som ni har gjort. Vad behöver ni göra för att händelsen inte ska äga rum igen, eller för att mildra negativa konsekvenser?
I det första steget är ni kreativa kring olika åtgärdsförslag. I det andra steget väljer ni ut de åtgärder som är mest prioriterade. Slutligen åtgärdar ni de viktigaste åtgärderna först.
Dokumentera i verksamhetens handlingsplan.
6. KONTROLLERA OCH FÖLJ UPPEtt viktigt steg i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att arbetsgivaren ska kontrollera om åtgärder har den effekt som det var tänkt. Gör en plan för när uppföljningen ska ske, hur, av vem och kom ihåg att dra lärdom av uppföljningen. Ofta behöver något justeras.
Ta gärna hjälp av det nedladdningsbara stöd-steg-för-steg-materialet Utredning av händelse (pdf).
Nu har du kommit till slutet av den Uppföljande delen av Hot på jobbet, vilket också innebär att du har kommit till slutet av arbetsmaterialet. Om du vill kika på tidigare delar i materialet gör du det från Hot på jobbets startsida.
