I sin forskning har Aram Seddigh tittat på sex olika kontorstyper: individuella rum, delade rum, små kontorslandskap (med 4–9 personer), medelstora kontorslandskap (10–24 personer), stora kontorslandskap (över 24 personer) samt flexkontor, där man inte har någon fast arbetsplats utan anpassar arbetsplatsen efter vad man jobbar med just den dagen.

I en av studierna samlade forskarna på Stressforskningsinstitutet in data från över 1.000 personer i olika kontorsmiljöer, och tog då även hänsyn till vilken typ av arbetsuppgift personerna hade.

– Det visade sig att det var högre grader av distraktion i öppna miljöer och i flexkontor. De personer som satt i individuella rum hade något lägre grad av kognitiv stress, det vill säga problem med minnet och förmågan att fatta beslut, säger Aram Seddigh.

Beteendet avgörande

En annan studie gick ut på att testa minnesförmågan hos tjänstemän som arbetade i olika miljöer. I studien fick testpersonerna memorera en lista med ord upprepade gånger. Testet genomfördes under två olika betingelser. Första gången fick testpersonerna information om testet i förväg och man genomförde det i en tyst miljö. Den andra gången gjordes testet när arbetet på kontoret var igång.

Ett något överraskande resultat av studien var att vid sidan av dem som satt i stora kontorslandskap var de personer som satt i egna rum de som försämrade sin prestation mest när de utförde testet i sin vanliga arbetsmiljö.

– När jag var ute på arbetsplatsen gick jag runt och stängde dörrarna till dem som satt i egna rum, men folk tyckte att det kändes obekvämt med stängda dörrar och gick och öppnade dörrarna igen. I Sverige är vi bra på att skapa öppna miljöer som fångar upp ljud, men korridorerna på kontor där man har egna rum är sällan gjorda så att de ska absorbera ljud. Vi blir också mindre påverkade när vi kan identifiera var ljudet kommer ifrån, säger Aram Seddigh.

Han betonar att vårt beteende, hur vi använder kontoren, har stor betydelse.

– Det är vad medarbetarna gör, deras beteenden som avgör om en organisation blir produktiv. Det handlar om att leda in medarbetare mot nya beteenden och att bevara beteenden som man tror gör en organisation framgångsrik.

Viktigt med inflytande

Aram Seddigh berättar om en amerikansk studie där man lät testpersoner genomföra en uppgift i fyra olika slags rum: ”lean”, där det bara fanns ett skrivbord, papper och penna, ”enriched”, där någon hade inrett rummet och gjort det trevligt, ”empowered”, där deltagaren själv fick inreda rummet och sedan fick beröm för detta och ”disempowered”, där deltagaren själv hade inrett rummet men sedan blev tillrättavisad.

Resultatet av studien blev att deltagarna i ”lean” och ”disempowered” presterade sämst, medan deltagarna i ”empowered” fick det bästa resultatet. När medarbetarna var engagerade och fick sin vilja igenom utan att bli överkörda förbättrades således arbetsprestationen.

– Det stämmer överens med min egen studie, där jag först lät medarbetare skatta hur delaktiga de varit i en förändring, och fem månader senare frågade hur de mådde. De som tyckte att de hade varit delaktiga fick bättre resultat för trivsel och produktivitet, medan de som inte hade känt sig delaktiga mådde sämre psykiskt och var mer kroppsligt trötta, berättar Aram Seddigh.

Fakta: Framgångsfaktorer för ett lyckat förändringsarbete

Aram Seddigh har genom sin forskning identifierat några framgångsfaktorer för ett lyckat förändringsarbete:

• Sätt upp delmål för förändringsresan.
• Visa förståelse för att det finns skillnader mellan olika grupper inom organisationen och att det kan vara en mer omständlig resa för vissa. Allokera resurserna där de behövs bäst och inte utifrån ett ”rättviseperspektiv” att alla ska ha lika mycket.
• Var medveten om att förändringsresan sker vid olika tidpunkter för olika grupper. De som har initierat förändringen ligger steget före, medan medarbetarna kommer sist.
• Hitta gemensamma vinster och få medarbetare och organisation att vilja gå åt samma riktning.
• Ha engagerade ledare.
• Skapa stöd och trygghet för dem som genomför förändringen.
• Sätt upp realistiska mål.
• Kartlägg hur organisationen fungerar innan ni planerar förändringen, vet ni inte var ni står blir det svårt att veta hur ni ska nå era mål!

Att diskutera på arbetsplatsen

• När man gör en ändring i verksamheten som till exempel en kontorsförändring ska det göras en riskbedömning enligt Systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1. Hur kan en sådan riskbedömning genomföras?
• Vilka för- och nackdelar finns med olika kontorstyper?
• Vilka framgångsfaktorer finns för lyckade kontorsförändringar?