Balans mellan krav och resurser kritiskt för hälsan

Ohälsosam arbetsbelastning är den största risken för att dö i förtid på grund av arbetet och också ett tecken på brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA). Arbetsbelastningen blir ohälsosam när det finns en obalans mellan arbetets krav och de resurser som finns tillgängliga för att hantera kraven.

Genom att identifiera vilka hinder som finns för att komma till rätta med ohälsosam arbetsbelastning blir det också tydligare vad som behöver göras för att få en positiv effekt på balansen mellan krav och resurser. I en färsk rapport beställd av Arbetsmiljöverket har forskarna Magnus Åkerström, Anna-Carin Fagerlind Ståhl och Henrik Eklund identifierat tio hinder för verksamma åtgärder. 

Vi träffade Magnus Åkerström, forskningsledare vid ISM och en av författarna till rapporten, för att få höra mer om forskningsresultaten. 

Genomföra åtgärder viktigt, men också kontexten

– Vi har identifierat tio hinder för verksamma åtgärder, berättar Magnus Åkerström.
– Vi har också sett att hindren finns på flera nivåer.

Möjligheten att genomföra verksamma åtgärder påverkas enligt forskarna av:

• Hinder i hur åtgärderna startas upp, utformas, införs och upprätthålls på arbetsplatsen (genomförandet av verksamma åtgärder).
• Vilka resurser som finns tillgängliga och vem som ska göra vad (förutsättningar på arbetsplatsen).
• Beslut, prioriteringar och förutsättningar som skapas på organisations- och ledningsnivå (organisering och ledning). 

Dessutom verkar organisationen i en omvärld där arbetsmarknad, konjunktur och trender också påverkar.

10 hindrande faktorer för verksamma åtgärder

På organisations- och ledningsnivå identifierade forskarna tre hindrande faktorer:

• Det finns en bristande förståelse för vad organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) innebär i praktiken.
• Arbetsmiljöarbetet sätts på paus vid förändringar, som ofta är mer eller mindre kontinuerliga.
• OSA prioriteras inte.

Hinder finns också i form av förutsättningar på arbetsplatsnivå, framför allt på operativ nivå. Förutsättningarna på den här nivån påverkar genomförandet av verksamma åtgärder. Förutsättningarna på arbetsplatsnivån påverkas också i sin tur av verksamhetens organisation och ledning.

• Det finns ingen tid att agera. I stället för ett förebyggande arbetsmiljöarbete agerar man först när ett problem redan uppstått.
• Första linjens chef har begränsat beslutsmandat eller handlingsutrymme i frågor som handlar om arbetets krav och resurser.
• En upplevd frånvaro av stöd gör att det förebyggande arbetsmiljöarbetet kommer i andra hand och äger rum vid sidan av det dagliga arbetet att hantera medarbetares oro och frustration.

Att undersöka, utforma och införa åtgärder som är verksamma hindras av fyra faktorer. De hänger nära samman med hinder i arbetsplatsens förutsättningar och hos organisation och ledning:

• Bristande incitament att förändra arbetets organisering.
• Organisering av OSA-arbetet så att strategisk och operativ nivå inte kommunicerar. Till exempel förväntas första linjens chefer ofta hantera stora delar av sitt systematiska arbetsmiljöarbete inklusive OSA-frågor på arbetsplatsträffar.
• Upplevd brist på effektiva arbetssätt för arbetsmiljöarbetet.
• Bristande förståelse för hur OSA ska genomföras i praktiken. Fokus hamnar på att genomföra aktiviteter i det systematiska arbetsmiljöarbetet snarare än att åtgärda bristande förutsättningar.

Figuren hittar du även i A4-storlek i en pdf-fil bland länkarna längst ner.

Magnus Åkerström poängterar att när hindren finns på olika nivåer behöver de också hanteras på respektive nivå:
– Hinder behöver hanteras på den nivå där förutsättningarna avgörs eller skapas, snarare än på den nivå där de upptäcks. Om vi inte hanterar hindren på den nivå där de finns riskerar vi att fokusera mer på individerna än på utmaningarna som finns i organisationen.

– Insatser på organisationsnivå som påverkar obalans mellan krav och resurser möjliggör förbättringar i arbetsbelastningen för fler.

Det behövs kunskap, men ännu mer förståelse

– Utmaningen med kunskap är att se till att den finns på den nivå där den ska användas och utöver kunskap är förståelsen central. Att förstå hur vi ska nyttja kunskapen och göra att den kommer till nytta i praktiken, säger Magnus Åkerström.
– Vi ska inte låta behovet av mer kunskap stå i vägen för att ”börja göra”.

Magnus Åkerström och forskarkollegorna menar att det måste finnas förståelse och en fungerande kommunikation mellan strategisk nivå och de som ska genomföra arbetsmiljöarbetet för att resurssättning ska förändras och kunna bidra till en bättre balans mellan krav och resurser. Om det inte finns förståelse för relationen mellan det strategiska och det operativa arbetet blir det heller ingen förändring.

– Vi kan se att finns förbättringspotential när det kommer till grundläggande förståelse för organisatorisk och social arbetsmiljö på högre ledningsnivå. För vad det är, hur man ska arbeta med det och den nytta OSA-arbetet har på lång sikt för både anställdas hälsa och organisationens ekonomi.

Forskarna menar att det går hand i hand med att frågor som rör OSA inte prioriteras, vilket i sin tur leder till bristande förutsättningar på arbetsplatserna för att genomföra verksamma åtgärder i praktiken. Hindren behöver alltså elimineras eller överbryggas genom förändringar på alla nivåer.

Forskarna rekommenderar

– Hindren som vi identifierat har sina rötter på olika nivåer i en organisations arbetsmiljöarbete, säger Magnus Åkerström.

– Även om ett antal hinder identifieras i själva genomförandeprocessen och i arbetsplatsens förutsättningar, så skapas hindren på en högre nivå. Den högre ledningen behöver därför säkerställa att förutsättningarna finns på arbetsplatserna.

– Regelverk och myndigheter behöver, förutom att se till att regelverket efterlevs, också visa på fördelarna med arbetsmiljöarbete och skapa incitament för att arbetsgivare ska genomföra verksamma åtgärder.

Rekommendationer från forskarna är dels att regelverk, tillsyn och annan myndighetsutövning liksom kommunikation från myndigheter och beslutsfattare anpassas och utvecklas, eftersom förståelsen för OSA och hur man arbetar med att minska obalansen mellan krav och resurser brister.

På arbetsplatsnivå behöver högre ledning enligt forskarteamet prioritera resurser för arbetsmiljöarbete och säkerställa att alla involverade aktörer har de förutsättningar som krävs, exempelvis tid.

Forskarna ser att högre ledning också behöver säkerställa att det finns relevant och tillgänglig kunskap om OSA och arbetssätt för att både identifiera och åtgärda obalans mellan krav och resurser längre ut i organisationen. Förståelsen för varför resurser, rutiner och arbetssätt är nödvändiga för att åtgärda obalans mellan krav och resurser är en nyckel.

– För att kunna genomföra verksamma åtgärder behöver arbetsmiljöarbetet organiseras så att kunskap kommer till nytta i praktiken, både för att identifiera, utforma och genomföra åtgärder, säger Magnus Åkerström och avslutar:

– Vår förhoppning är att rapporten ska bidra med en fördjupad förståelse på samtliga nivåer. En förståelse som verkligen kan vara till hjälp i det förebyggande arbetsmiljöarbetet.

Figuren hittar du även i A4-storlek i en pdf-fil bland länkarna längst ner. 

Ny arbetsmiljöutbildning ska ge kunskap och omsätta den i handling

På Partsrådet pågår just nu ett intensivt arbete med att färdigställa en helt ny grundläggande arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud i statlig sektor. Utbildningen ska förstås bidra till ökad kunskap om det systematiska arbetsmiljöarbetet inklusive organisatorisk och social arbetsmiljö. Den ska också öka förståelsen för hur viktigt arbetet är och dessutom vara till stöd i det dagliga arbetsmiljöarbetet.  

Tarja Nevala, arbetsmiljöexpert på Arbetsgivarverket, kommenterar:  
–   Vi är näst intill omättliga när det gäller kunskap. Med den här arbetsmiljöutbildningen vill vi ge fler grundläggande kunskap, men framför allt ett kunskapsmaterial som ska kunna omsättas i handling. Så kan vi få en ännu bättre arbetsmiljö i staten och därigenom också en ännu bättre verksamhet.  

– En av målsättningarna med den nya utbildningen är att chefer och skyddsombud ska känna sig stärkta och trygga i sina roller så att de tillsammans omsätter både ny och tidigare kunskap om arbetsmiljöområdet i sitt dagliga arbete. Så hoppas vi kunna bidra till att förbättra arbetsmiljön ytterligare på organisatorisk nivå i statlig sektor, säger Anders Lindström, Saco-S.

Den nya arbetsmiljöutbildningen kommer att lanseras den 21 oktober i Stockholm.