Arbetsmiljö

Obs!

Den 5 mars genomgår Partsrådets webbplats en större uppdatering och är därför inte tillgänglig mellan 7.00 och 10.00 på morgonen.

Arbetsbelastning: Olika kravnivåer är mest lagom

den 2 februari 2024

Mats Eklöf, som forskat länge inom området arbetsbelastning, är tydlig. Lagom är bäst. Men hur bedömer man om arbetsbelastningen för en individ, grupp eller verksamhet är lagom? Det finns enkla modeller baserade på forskning. Ett bra sätt att börja är att se på de krav som ingår i arbetet.

Arbetsbelastning består av allt i ett arbete som förbrukar psykiska och fysiologiska resurser och skapar återhämtningsbehov. Störst påverkan på arbetsbelastningen har arbetsuppgifterna och deras egenskaper.
– Uppgifternas mängd och svårighetsgrad. Det är där man ska börja när man ska analysera arbetsbelastningen, menar Mats Eklöf.


För att förstå vår arbetsbelastning behöver vi tänka igenom vilka faktiska arbetsuppgifter vi har och vilka fysiska respektive psykiska krav de arbetsuppgifterna ställer. De fysiska kraven har vi ofta ganska bra koll på, men Mats Eklöf menar att det är centralt att förstå vilka psykiska krav som ställs på arbetet för att också förstå vad som skapar arbetsbelastningen.

Vilka psykiska krav ställs på oss?

De psykiska krav som arbetsuppgifter ställer på oss kan delas in i kvantitativa, emotionella och kognitiva krav. Kvantitativa krav är det som forskningen sysslat mest med och som är vanligast att man pratar om när man pratar om höga krav eller hög arbetsbelastning. Hur mycket måste du hinna med?
Emotionella krav handlar om att hantera relationer och samarbete, något som i bästa fall bidrar till att man sparar egna krafter, men också kan förbruka energi.
De kognitiva kraven är krav som arbetsuppgifterna ställer på vår problemlösningsförmåga.
– Det är där skon klämmer väldigt ofta i tjänstearbete. Den enklaste modellen för bedömning av kognitiva krav är ”lagom är bäst”, säger Mats Eklöf.

Enkla bedömningsmodeller

Det finns enkla forskningsbaserade modeller för att bedöma både kvantitativa och kognitiva krav. De kan användas av både chef, skyddsombud och medarbetare. Du hittar dem sist i artikeln.

Ett bra arbete har uppgifter med olika kravnivåer

Vad är då lagom när det gäller kognitiv eller emotionell kravnivå? Vi människor behöver en variation i svårighetsgrad mellan olika typer av arbetsuppgifter. Inte bara över en längre tid utan också variation under en arbetsdag. Mats Eklöf delar in de kognitiva kraven i tre nivåer.

- Den högsta kravnivån är aktiv problemlösning, alltså komplicerad och sammansatt informationsbearbetning hela tiden som också kräver att man håller huvudet kallt hela tiden, beskriver Mats Eklöf.
- Ingen kan jobba på den nivån en hel arbetsdag. Forskning visar att det inte går.
Mellannivån kräver någon form av kognitivt tankearbete, men för det mesta på rutinnivå, alltså något man känner igen och vet hur det ska hanteras. På den lägsta nivån är arbetet sådant att man inte behöver tänka.

- När jobbet har en bra blandning av de tre kravnivåerna har man en lagom arbetsbelastning.

Lika lagom för alla?

En lagom blandning ser inte lika ut för alla. Den som har en bra rutin på sitt jobb och utan större besvär kan hantera situationerna på mellannivån kommer att ha mer resurser och energi att gripa sig an problem på den övre nivån och hantera dem under en längre period än den som saknar rutin i sitt jobb och därmed nästan hela tiden hamnar på den, för sig, högre nivån.

Vilken blandning som är lagom beror alltså på en persons yrkesskicklighet, problemlösningsförmåga och erfarenhet. Även akut stresspåverkan påverkar förstås. Akut stress gör att vi fungerar sämre på den högre nivån. Att jäkta på och ha ett för komplext arbete försämrar också, paradoxalt nog, förmågan att lösa komplexa uppgifter.

Var ska man börja?

Luft och tid är receptet menar Mats Eklöf. Det är svårt att sätta i gång ett utvecklingsarbete om inte de som är berörda på en arbetsplats, inklusive cheferna, har tid och arbetskapacitet över att gripa sig an frågorna.

En gruppaktivitet, till exempel en arbetsplatsträff, är inte rätt tillfälle att påbörja en analys av arbetsbelastningen enligt Mats Eklöf. Det ger inte ett bra resultat om verksamheten redan är stresspåverkad. Mats råd är i stället att börja hos sig själv, att börja analysera det egna arbetet, genom att göra en enkel bedömning av de kvantitativa och kognitiva kraven.

Hur kan lokala parter samverka för en lagom arbetsbelastning?

Mats Eklöf menar att det är viktigt att få till ett samarbete mellan lokala parter som bygger på gemensamt tänkande. En nyckelfaktor är att utveckla ett gemensamt språk så att det blir lättare att prata om ämnet. Det är också bra att träna sig på att identifiera om det handlar om kvantitativa krav eller om kognitiva och emotionella krav när individer berättar om situationer.
–När man använder och analyserar utifrån en begreppsapparat som är grundad i empirisk forskning blir det lättare att se saker och ting på ett sakligt, korrekt sätt, beskriver Mats Eklöf.
–Gör man det så har man också förbättrat den organisatoriska rättvisan, eftersom man fått fram ett underlag som man som lokala parter kan vara något så när överens om och som är heltäckande.

Var ska vi börja? Undersök roller!

  • Vilka arbetsmoment ingår i jobbet? Var detaljerad!
  • Hur ofta och hur länge förekommer de?
  • Hur höga kvantitativa krav medför respektive moment?
  • Hur höga kognitiva och emotionella krav medför respektive moment?
  • Behövs praktiskt, kognitivt eller emotionellt stöd för att hantera dem?
  • Finns stödet när det behövs?

Exempel på frågor att ställa sig

  • Har jag tillräckligt med tid under arbetsdagen för att utföra mina uppgifter med rätt kvalitet?
  • Samlas uppgifter på hög för mig och uppstår köer?
  • Behöver jag hoppa över raster för att hinna med?
  • Behöver jag arbeta övertid eller göra extra arbetspass för att hinna med mina arbetsuppgifter?
  • Tar jag med mig arbete hem för att hinna med mina arbetsuppgifter?
  • Hinner jag hjälpa kollegor eller underställda som behöver det för att klara sina jobb?

Hur bedömer du arbetsbelastningen?


Enkel bedömning av kvantitativa psykiska krav

  • Lagom​
    Man är oftast eller alltid sysselsatt, men utan jäkt. Kan ta och tar raster och ​pauser.
  • För höga
    Det råder ofta eller alltid tidsbrist, man hinner inte med, måste jäkta och hinner inte återhämta sig. Medför psykisk funktionsnedsättning och ökad risk för sjukdom.​
  • Låga​
    Ofta eller alltid så lite att göra att man hinner ta synnerligen generösa lunch- och fikapauser samt kan utföra privata ärenden på arbetstid. Risk för uttråkning.

Enkel bedömning av kognitiva krav 

  • Uppgifter med höga kognitiva krav
    Kan hanteras endast under kortare perioder under dagen. Däremellan krävs enklare arbetsmoment som medger återhämtning.
    För stor del av tiden medför risk för överbelastning och misstag.
  • Uppgifter med medelhöga kognitiva krav
    Kan välja bland väl inlärda handlingsalternativ och rutiner.
    Utan tillräcklig kunskap och erfarenhet finns risk att hamna på den höga nivån i för hög utsträckning.
  • Uppgifter med låga kognitiva krav
    Enkelt rutinarbete. Går att tänka på annat medan uppgifterna utförs.
    För stor del av tiden medför risk för monotoni och uttråkning.

Faktaruta:

Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA, förtydligar vad arbetsgivare och arbetstagare ska göra inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) som alla arbetsgivare ska driva.
Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka och bedöma vilka risker som kan förekomma i verksamheten, och också vidta åtgärder för att komma till rätta med riskerna. Det gäller till exempel hur verksamheten ska förebygga och hantera en ohälsosam arbetsbelastning.

Relaterat innehåll