Maral Babapour Chafi och Annemarie Hultberg från ISM har tillsammans med Nina Bozic Yams, senior forskare och ledare för Framtidens hållbara arbete, gjort fokusintervjuer med 53 deltagare i två kommuner och en region under pandemin. Under ett av Partsrådets webbinarier presenterade de sina resultat, som bland annat finns publicerade i artikeln Post-Pandemic Office Work: Perceived Challenges and Opportunities for a Sustainable Work Environment. Se filmen från webbinariet nedan och läs artikeln som följer direkt under filmfönstret.

– En tanke med hybridarbete är att man vill välja det bästa av båda världar. Men man behöver komma fram till vilka typer av möten och samarbeten som passar i de olika formerna (fysiskt, digitalt, en hybrid), sa Annemarie Hultberg.

Hennes och ISM:s uppdrag är att vara en brygga mellan teori och praktik och se till att deras och andras forskning kommer till nytta. Till exempel genom att fungera som ett stöd när man utformar en hållbar arbetsmiljö i den nya arbetsmodellen.

Två begrepp som forskarna återkom till under webbinariet var olika former av synkron och asynkron kommunikation. Det vill säga kommunikation där utbytet sker samtidigt, till exempel under ett möte (synkront), respektive när det sker med fördröjning, som vid mejlande (asynkront).

Från framtidsvision till storskalig adaption

Redan på 70-talet förutspåddes att teknikutvecklingen skulle leda till förändrade arbetsformer – vi skulle inte längre behöva samlas på en och samma plats för att arbeta tillsammans. Nu är vi där. Många hade provat på distansarbete tidigare, men först i samband med pandemin skedde en adaption i stor skala. En viktig del har varit att definiera vad hybridarbete är, berättade Maral Babapour Chafi under webbinariet, både utifrån litteraturen och deras egna studier. Hon beskrev hur man kan se det hybrida arbetet på tre nivåer:

• Det är ett sätt att organisera och planera arbetet. Till exempel flexibelt, roterande schema, bestämda dagar, uppgiftsanpassat, individanpassat.
• Detta kommer att kräva hybrida samarbeten. Synkront och asynkront samarbete som sträcker sig över tid.
• Detta samarbete kräver hybrida möten. Synkroniserat sammanträde mellan samlokaliserade och utspridda deltagare.

Utmaningar och möjligheter för individ, grupp och ledare

Forskarna har sett ett antal återkommande teman, möjligheter och utmaningar i sina studier, både på individnivå, gruppnivå och för ledare. Bland annat följande:

På individnivå

• Ökad autonomi – möjlighet att själv planera och anpassa sitt arbete. Detta ses som positivt, men ställer krav på självledarskap, vilket kan vara svårt om man inte får resurser och stöd.
• Mötesrum är inte anpassade för hybrida möten. De som sitter på distans blir exkluderade om man inte har bra mikrofoner eller kameror. Det kan också vara belastande för de som sitter i samma rum om till exempel ljudet inte kommer från samma håll som videon.
• Många är fundersamma kring hur man ska hantera att många fortsatt har en stor del digitala möten när man är tillbaka på kontoren. Det blir konkurrens om små mötesrum, och det är ofta dålig ergonomi i de rum som finns.

På gruppnivå

• Distans- och hybridarbete kan leda till ökad asynkron kommunikation, vilket passar bra för viss typ av kommunikation men inte all.
• Det finns risk för att det sociala och kollegiala stödet minskar. Detta är extra viktigt att vara vaksam på, kopplat till nya medarbetare.
• Det finns risk att det skapas olika lag och att man jobbar i stuprör, och därmed tappar helheten.

För ledare

• Komplexiteten för ledare har ökat – några vill jobba på kvällar och mycket hemifrån, några vill vara hela tiden på kontoret. Detta kräver mer av chefer, för att förstå de olika behoven och anpassa ledarskapet till dem.
• Svårt att känna in hur folk mår.
• Svårt att skapa ”vi”-känsla – gemensamt syfte och kultur.
• Det finns en tendens att kvinnor vill jobba mer hemifrån, och vara mer närvarande med sina familjer. Detta kan hämma karriärutveckling, och det är då viktigt att som chef vara proaktiv för att skapa förutsättningar för inkludering och jämställdhet.

Tips för självledarskap och ledarskap

Nina Bozic Yams gav under webbinariet tips på hur man praktiserar självledarskap. Hon framhöll att ett första viktigt steg är att gå från reaktivt till proaktivt läge.

– Om vi svarar direkt på allt som kommer i olika digitala kanaler kan det svälja hela vår arbetstid. Att prioritera rätt saker är svårt, och något vi alla måste öva på.
En annan viktig del är att tydliggöra personliga värderingar och syften med vårt arbete, och sedan koppla det till organisationens syften. Detta kan hjälpa oss att svara på frågan om vad som är viktigt att prioritera.

– Det handlar om att få en bra balans mellan leverans (som haft mycket fokus under pandemin) och återhämtning samt lärande och utveckling. Designa ritualer för välbefinnande, kreativitet och lärande, sa Nina Bozic Yams.

Nina Bozic Yams gav även tips på hur man praktiserar ledarskap i hybridarbete. Tre av hennes tips var följande:

• Hitta balans mellan individuella behov och det man ska göra som team eller organisation.
• Våga testa! Våga visa andra att man inte vet det bästa sättet, men att man måste prova.
• Stöd utvecklingen av nya kompetenser och teknik som behövs.

Webbinariet sändes den 27 april 2022.