Lunds universitet är inte bara ett av landets största lärosäten med cirka 47 000 studenter. Det är också en stor arbetsgivare. 8 800 medarbetare finns i Lund, men även i Helsingborg, Malmö och Ljungbyhed.
Anna Sjösten är hr-specialist med arbetsmiljö som särskilt sakkunnigområde och knuten till den centrala hr-avdelningen inom universitetsförvaltningen. Att hon har ett stort hjärta och högt engagemang för sitt område blir snabbt tydligt. Det har hon också fått Lunds universitets administrativa pris för i år.
Två andra med ett starkt intresse för arbetsmiljöområdet är Agneta SanMartin och Bengt Meuller, båda överskyddsombud (ÖSO) på universitetet. Agneta för Saco-S och Bengt för OFR/S. De har också en tredje kollega, Benny Mårtensson, som representerar Seko. 
–    Överskyddsombud är ett rektorsbeslut, en speciell konstruktion för Lunds universitet, berättar Bengt.  
–    Vi sammankallar huvudskyddsombuden, ser till att de får informationen som vi får centralt, vi diskuterar och fångar upp problem, fyller Agneta i. 
Det är ingen liten skyddsorganisation de är en del av. Det finns cirka 300 skyddsombud och ett 30-tal huvudskyddsombud på Lunds universitet i 28 huvudskyddsområden. De tre överskyddsombuden ingår i den centrala skyddskommittén, där Anna Sjösten är sekreterare. 
–    Det är en superkraft brukar vi säga, ler Anna Sjösten. 
–    Tänk så många som jobbar med arbetsmiljöfrågor på LU när vi alla samlas.
–    Därför tänker jag också att den här konstruktionen med överskyddsombud är väldigt bra. Rektor behöver inte samverka med 30 huvudskyddsombud utan kan göra det med er tre, säger Anna till Bengt och Agneta.

Ett ”före” och ett ”efter” systemstödet

Sedan ett par år använder Lunds universitet IA-systemet som digitalt systemstöd i delar av sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Men hur gjorde de före införandet? 
–    Det var pappersexercis, ler Bengt.
Anna fortsätter:
-    Känslan var nog både hos chefen och kanske framför allt hos medarbetaren, som rapporterade sitt tillbud, att det här försvann in i ett svart hål. Alltså vart tar den här blanketten vägen? Risken var ju också att folk struntade i att rapportera tillbud.
-    Det här var en önskan från chefer och från er skyddsombud också. Kan vi göra det här smidigare och IA-systemet kom in i våra tankar på lite olika sätt, berättar Anna.
Lunds universitet har undersökt olika system genom åren. En av forskningsanläggningarna, MAX4, var tidigt intresserade av IA-systemet. Så tidigt att IA inte var tillgängligt för statlig verksamhet ännu.
Under pandemiåren kom en internrevisionsrapport om det systematiska arbetsmiljöarbetet där man bland annat tittade på tillbudsrapporteringen, statistiken och liknande.  
-    Det gav en extra skjuts och 2020 tillsatte vi ett projekt för att se om IA-systemet gick att använda i vår verksamhet med tanke på vårt lönesystem, vår organisation och så vidare, berättar Anna.

Implementeringen fick ta tid

-    Projektet var en resa i sig. Det höll på i ett och ett halvt år med en projektledare som jobbade 50 %, säger Anna och fortsätter: 
-    Det var ju en massa saker som behövde utredas. Arkivering. Vi pratade med juristerna och framför allt med vår IT-avdelning så klart. 
-    Och skyddsorganisationen, fyller Bengt i.
Risk- och konsekvensbedömningar gjordes på olika nivåer, med huvudskyddsombud och överskyddsombud. Från början hade man tänkt att hålla OSA, den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, utanför.
–    Vi målade upp ett ganska mörkt scenario, berättar Bengt.
–    Vi hade det som en jätterisk. Hur ska folk våga? Så visade det sig att folk hade inte något som helst problem med att använda ett system även för sånt som känns lite känsligt.
–    Men så fort IA släpptes på så började det dyka upp fler ärenden kopplade till OSA än fysiska ärenden. 
–    Vilken hjälp riskbedömningarna som vi gjorde tillsammans var, tänker Anna. 
–    När vi gemensamt funderade över vad vi kan råka ut för. Och det tror jag att vi har igen nu.
–    Det var mycket tankeverksamhet innan vi fick ett beslut på att – jo, vi kör.

Flera framgångsfaktorer

Införandet av IA-systemet flöt på smidigt på Lunds universitet. En framgångsfaktor var att låta ett litet avgränsat verksamhetsområde testa systemet, så utvärdera erfarenheter för att därefter börja släppa på andra verksamheter en efter en. 
En annan framgångsfaktor var att man lät det ta tid. Från rektorsbeslutet bestämdes att alla verksamheter vara med som skarpa användare inom ett och ett halvt år.
Varje fakultet fick sätta sin egen tidsplan inom den beslutade tidsramen. Då kunde de planera sin egen informationskampanj, till exempel prata på arbetsplatsträffar om vad tillbud och arbetsskada är för att sedan berätta om det nya systemet och hur hanteringen ser ut framöver. 
-    I slutet av den här perioden var det ju många fakulteter som bad om att få bli påsläppta också, berättar Bengt.
-    Man ville in i systemet.

Ökad rapportering och nya riskobservationer

Bengt lyfter också den för Lunds universitet nya nivån ”riskobservation”, som i början kunde vara lite förvirrande för vissa, men som snabbt blev ett sätt att få in fler händelser: 
-    Man tänkte att det här inte var ett faktiskt tillbud, men det kunde har blivit ett och då rapporterar vi in det.
Agneta beskriver kränkande särbehandling som en utmaning att arbeta vidare med. Den typen av händelser behöver inte läggas in i systemet utan kan även rapporteras på andra sätt. Hon menar att det är viktigt att tidigt gå in och stävja eventuella missbruk i systemet, till exempel att kränkningar upprepas genom att de sker i själva rapporteringen:
-    Man behöver vara medveten om att det finns avarter. De är inte många, men de finns. 
Anna påpekar att det är så häftigt med tillgången till all statistik, som självklart även rapporteras till den centrala skyddskommittén.
-    Rapporteringen överlag har absolut ökat och det var ju ett av målen. 
Man ser också höga staplar gällande både tillbudsrapportering och riskobservationsrapporeringen, som alltså är ett nytt begrepp i organisationen.
-    Och det är ju det fina, att man kan fånga något innan det blir farligt eller ohälsa.

Koll på ärenden viktigt

– Som överskyddsombud ser vi alla ärenden och kan hålla koll och den kollen är guld värd, berättar Agneta. Tidigare var det betydligt svårare. 
Hon poängterar vikten av att också formalisera hur ärenden följs upp så att de inte blir liggande i systemet och får medhåll av Bengt, som menar att många inte vant sig vid den uppföljningsprocess som nu är tydlig och synlig. 
–    Om ärendet blir liggande för att chefen inte vet hur det ska hanteras så blir det ett bra tillfälle att prata om det tillsammans med hr, säger han.
–    Det är något systemet kan hjälpa till med. Nu går det inte att gömma ett ärende i en byrålåda längre utan det är många instanser som kan komma och puffa på dig.
–    Något som gör systemet väldigt användbart för skyddsorganisationen, är att skyddsombuden är de som ska kryssa i sist att ett ärende är klart, säger Bengt.

– Då är vi verkligen överens om att ett ärende är klart, inte bara att chefen anser det. 
Bengt lyfter vikten av att kommunicera en implementering i just skyddsorganisationen: 
–    Vi tänker kanske inte på det så mycket för att vi har en så väl fungerande samverkan, men att involvera skyddsorganisationen på ett klart och tydligt sätt, att skyddsombuden får information om hur det här kommer att hjälpa dem i deras arbete och att de får en stärkt roll i det hela är framgångsfaktorer. 
–    På andra ställen kanske inte den samverkan fungerar och är det (IA-systemet) bara ett arbetsgivarverktyg blir motståndet större.

Det finns utmaningar

Många ärenden innebär en ökad arbetsbörda för cheferna, konstaterar Agneta. 
–    Det är en ytterligare faktor som läggs ovanpå. Vem ska utreda, vem ska avgöra och vem ska slutföra så att ärenden inte bara ligger? Vem följer upp vad och hur, så att det verkligen görs? Det blir farligt om någon känt sig utsatt på sitt jobb, rapporterat och sedan inget händer. 
Hon berättar att man på medicinska fakulteten gjort en liten lathund som beskriver vem som följer upp var och hur. 
–    En utmaning som inte har att göra med IA-systemet, men är verklighet är att chefer byts ut, säger Anna. 
–    Vi kommer aldrig att kunna sluta tjata om tillbudsrapportering och liknande. En person som inte har tidigare chefserfarenhet kan bli prefekt med ansvar för både x antal medarbetare och studenter. Det är den kontexten vi har.
Hon får medhåll av Agneta:
-    Vissa skyddsombud byts ut vart tredje år. Det är också en utmaning när de ska in i systemet.

Ett självspelande piano

Nu har systemet varit i gång ett par år. I dag handlar det om att komma vidare. 
-    Nu måste vi lyfta det, från att bara ösa in rapporteringar till att se vad gör vi med dem. Hur drar vi lärdomar och får in det i SAM-hjulet, säger Anna. Bengt och Agneta håller med. 
-    IA-systemet är bara ett stöd, fortsätter Anna. 
-    Och det är ett superstöd. Men det gör inte samverkan åt dig. Som chef måste du fortfarande prata med din medarbetare. Du måste prata med skyddsombudet. Det gör inte systemet åt dig. IA är inte frälsningen i det.
Riskbedömningsmodulen och skyddsrondsmodulen, som båda finns i IA-systemet som standard, har Lunds universitet medvetet valt att inte pusha för än, men vissa har ändå hittat och börjat använda dem. 
–    Det blir lite av ett självspelande piano, ler Bengt. 
–    Nu har vi ett verktyg och då använder vi det. Oj! Här finns mer i verktygslådan, då använder vi det också.
-    Det är så himla kul att se, fyller Anna på. 
-    Det kom en fråga från Medfak (Medicinska fakulteten) och vi sa att vi har ju modulen. Varför ska de inte kunna använda den? Då går de ju före och pilotar den delen.
-    Vi var faktiskt beredda på att det skulle bli ett motstånd mot ett ännu ett nytt system.
Men man har inte hört någon säga att det skulle vara jobbigt. I stället har det kommit spontana positiva kommentarer om att systemet faktiskt hjälper dem så som man vill att ett system ska göra.
-    Och att folk på egen hand hittar nya delar att använda är ju ett jättebra betyg.

En spännande framtid

Framöver vill Anna även göra den årliga SAM-uppföljningen i systemet. Hon håller för närvarande på att testa sig fram för att se hur det ska gå. 
Och 47 000 studenter ska kopplas på under hösten. 

– De får ett annat flöde, berättar Anna. – De rapporterar in och ärenden samlas på en central funktion, som sedan fördelar ut till rätt fakultet och rätt verksamhet. Det blir både en teknisk utmaning och en informationsutmaning att rapportera på ett nytt sätt. 

Historiskt är det väldigt få rapporteringar som kommit in från studenter och man hoppas på samma effekt som för medarbetare, att det nu kommer att komma in fler händelser. De båda överskyddsombuden ser möjliga risker med att släppa på studenterna:

– Utmaningen vi ser när det gäller arbetsmiljö är om det blir väldigt många händelser att fördela ut för de som har den funktionen, säger Bengt. 

– Det har vi diskuterat och riskbedömt. Så finns en risk för avarter även här, med möjliga personangrepp till exempel, och det är något vi kommer att behöva hantera.

Agneta håller med:

– Det är en balansgång mellan att se till studenternas arbetsmiljö och till medarbetarnas när det kommer in så många studenter som är vana vid digitala system. Det blir ju en möjlig ökad arbetsbörda, som blir en viktig fråga för HR centralt och ute på fakulteterna. 

Arbetsmiljön högt på agendan

När vi ska summera samtalet är det tydligt vilket engagemang som finns i arbetsmiljöfrågorna. 

–    Arbetsmiljö finns konstant i våra tankar i organisationen, berättar Agneta. 
–    Vi har en ledning som fattar arbetsmiljö. Det sätter en viss agenda, beskriver Anna.
–    Sen är det vi som gör det med vår samverkan, vi gör det tillsammans.