Sjöfartsverket ansvarar för tillgänglighet, framkomlighet och säkerhet till sjöss på uppdrag av regeringen. 
De 1 700 medarbetarna jobbar ute till sjöss, men också på kontor och i verkstäder. På myndigheten finns över 270 yrkeskategorier inom områden som lotsning, farledshållning, isbrytning, sjötrafikinformation, sjögeografisk verksamhet, sjömansservice och sjö- och flygräddning. Den stora variationen i arbetsuppgifter betyder att även arbetsmiljöutmaningarna varierar.

Sedan en tid använder Sjöfartsverket IA-systemet som stöd för sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Valet föll på IA efter bland annat säkerhetsprövning och önskemål från medarbetare. 
–    Vi valde IA-systemet eftersom det var ett önskemål från verksamheten. Flera hade god erfarenhet från  IA-systemet i tidigare anställningar, säger Jerry Johansson, arbetsmiljöspecialist på HR. 
–    En annan viktig del är att det är ett system som via Partsrådet kommer från just parterna, så vi fick direkt en förankring både från arbetsgivarsidan och arbetstagarsidan, vilket gav en större tillit till systemet. Det här var ingen HR-produkt.

Systemet, som är webbaserat med en tillhörande mobilapp, är uppbyggt av ett antal olika moduler och bygger på SAM-hjulet.
–    Vi kan rapportera, utreda, åtgärda och följa upp, säger Jerry Johansson. 
Jan-Åke Sköld är befälhavare på lotsbåt och huvudarbetsmiljöombud på Sjöfartsverket, som sammanlagt har ett sjuttiotal arbetsmiljöombud i sju geografiska områden. 
–    De moduler vi kopplat på är olyckor, tillbud, riskobservationer, kränkande särbehandling, miljö, så vi har kopplat på ganska mycket, berättar han. 
–    Vi började med olyckor och tillbud och så har vi låtit systemet växa. Vi tog det pö om pö.

Appen viktig för arbetet ute i fält

– Vår arbetsmiljö präglas av väldigt utmanande delar. Vi har hantverkare, båtar, helikoptrar. En väldigt mobil miljö, berättar Jan-Åke Sköld.
Både Jerry och Jan-Åke är överens om att det är i fält som mobilappen fyller en särskilt viktig funktion. Många medarbetare jobbar ute till sjöss, vilket gör att IA-systemet och framför allt mobilappen är ett viktigt stöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 
Medarbetare kan med hjälp av appen fotografera, göra en iakttagelse och lägga in i systemet.
–    De kliver iland på en ö och har ingen annan uppkoppling än sin mobiltelefon, berättar Jan-Åke Sköld. 
–    Redan innan de klättrat upp i fyren kan de lägga in hur rostiga trappstegen är och lägga in i systemet.
Före avfärd kan medarbetare också ta hjälp av geotaggning. Med hjälp platsens GPS-koordinater kan de se om det finns en tidigare observation. Då kan de ta med sig utrustning för att reparera eventuell rapporterad skada eller förbereda sin egen säkerhet genom att vara särskilt försiktiga eller ta med utrustning som kan behövas.

Ökad rapportering och ökat förtroende

Men det är inte bara medarbetare till sjöss som har tillgång till IA.  
–    När du får ut din mobiltelefon, som 90 % av medarbetarna på Sjöfartsverket har, då ligger appen färdig i telefonen, berättar Jan-Åke. 
Det är vanligt att använda systemet för att rapportera tillbud och riskobservationer, men det finns också andra smarta sätt att underlätta det systematiska arbetsmiljöarbetet med stöd av IA.
–    Systemet används också för att skicka ut kallelser till arbetsmiljökommittéer och vi skriver protokollet direkt i kallelsen, så det blir också vårt diarieföringssystem, berättar Jan-Åke Sköld.

Medarbetarna har ökat rapporteringen. De har sett att det ger resultat genom att ärenden hamnar i chefens handlingsplan och följs upp. Då ökar också förtroendet för systemet menar Jan-Åke. Det blir en god spiral.

Inspireras av andra och hitta på egna

Inne i systemet finns andra användarorganisationers checklistor att inspireras av.
–    Vi har aktiverat checklistor för riskanalyser och arbetsmiljöronder så vi kan använda båda de funktionerna inte minst ute i fält, berättar Jerry Johansson. 
Ofta vill man göra egna anpassningar av checklistorna. 
–    Vi har tagit fram 70 stycken checklistor, säger Jan-Åke Sköld. 
–    Till exempel ska jag åka ut till en fyr, vad ska jag ha med mig, vad ska jag göra innan jag åker ut så att jag är beredd på de eventualiteter som jag möter därute.

Det partsgemensamma arbetet har underlättats

–    IA-systemet har skapat mycket bättre förutsättningar för samarbete mellan parterna hos oss, menar Jerry. 
–    Samarbetet mellan arbetsmiljöombuden och arbetsgivarsidan är rent strukturellt påtvingat i systemet, fortsätter han. 
–    Vi har lagt in en funktion som gör att arbetsmiljöombud ligger som obligatoriskt att följa upp ärenden, vilket gör att de blir automatiskt aktiva. Det är inte bara en chefsaktivitet att handskas med ett arbetsmiljöärende utan här jobbar vi från början med både chefer och arbetsmiljöombud tillsammans. Jag skulle säga att det här har skapat ett bättre fundament för att det här samarbetet ska kunna utvecklas.  

Jan-Åke Sköld bekräftar att samarbetet mellan fack och arbetsgivare och arbetsmiljöombud blivit bättre. 
Han lyfter också transparensen.
–    Det har blivit lättare att hitta alla chefers arbetsmiljöplaner. Jag kan se vilka riskbedömningar som är gjorda, jag kan påminna chefen om att koppla en åtgärd. Det har förändrat mitt sätt att arbeta.

Implementeringen är ständigt pågående

Jerry berättar att man kontrollerade inköpsprocessen, men att upphandling inte var nödvändigt. Det gick alltså utmärkt att bara aktivera IA-systemet genom Partsrådet.

Stödet från Afa och Partsrådet har varit en viktig pusselbit i att implementeringen har gått så pass bra, menar Jerry. Men det är inget som är avslutat.
–    Implementeringen av IA-systemet var en resa och är en resa, för vi håller 
fortfarande på att pröva oss fram, säger Jerry Johansson. 
–    Vi jobbar ständigt med förbättringar och utbildning.
–    IA-systemet har förändrat och förbättrat hur vi arbetar med arbetsmiljöfrågorna avslutar Jerry. 
–    Det har skapat en infrastruktur och en grundplåt för att överhuvudtaget kunna förbättra säkerhetskulturen.