Partsrådet, arbetsområde Förändring och utveckling – ett konstant tillstånd, bjöd lokala parter på ett seminarium på temat ”Benchmarking och digitalisering – hjälper det eller stjälper det våra myndigheter?”.

Urban Karlström, ordförande för Benchmarkingutredningen, berättade om arbetet med utredningen och vilka förslag man kommit fram till. Därefter tog Pelle Sommansson från EY över och inspirerade med en föreläsning om digitala trenders påverkan. (Läs mer om Pelle Sommanssons föreläsning och se video).

Urban Karlström vittnade om ett intensivt arbete med Benchmarkingutredningen. Han fick uppdraget på sensommaren 2014 och utredningen överlämnade sitt betänkande till civilminister Ardalan Shekarabi under påskveckan.

– Det hade gjorts mycket innan. Jag tog stafettpinnen och körde en sträcka och lämnade sedan vidare till andra. Det påverkade vad vi tog upp i utredningen, vi var tvungna att prioritera hårt, förklarade han för partsföreträdarna.

Utredningens direktiv handlade bland annat om att analysera betydelsen av en ökad användning av systematiska jämförelser inom staten och att föreslå åtgärder som kan främja systematiska jämförelser inom staten.

Systematiska jämförelser kan förenklat förklaras som en jämförelse mellan organisationer och verksamheter, där syftet kan vara erfarenhetsutbyte, lärande och utveckling – men även uppföljning, kontroll och bedömning.

Mer än nyckeltal

Urban Karlström betonade att systematiska jämförelser är mer än nyckeltal. Han betonade vikten av själva lärprocessen.

Exempel på systematiska jämförelser inom staten som utredningen tittat på är Fortifikationsverkets förvaltning av försvarsfastigheter, där man har gjort jämförelser med andra nordiska länder bland annat i fråga om energiförbrukning i fastigheterna. Ett annat exempel handlar om ett erfarenhetsutbyte mellan Sveriges Domstolar, i syfte att få ett mer enhetligt arbetssätt i fråga om processer och mål.

– Systematiska jämförelser ger regeringen bra underlag. Det är ett sätt att tydliggöra hur effektiv man är och skapa ett förändringstryck. Men det är också en del i en lärprocess som myndigheterna själva drar igång, sa Urban Karlström.

Utredningens slutsatser…

Utredningen konstaterar att det finns en stor potential i systematiska jämförelser och att lärandet är ett viktigt skäl att jämföra systematiskt.

– Lärandeprocessen ska vara huvudsyftet och det ska man vara tydlig med, menade Urban Karlström.

Utredningen konstaterar även att systematiska jämförelser är en metod som kan användas av regeringen för att styra statsförvaltningen. Vidare menar utredningen att man behöver ta tillvara på erfarenheter och kunskaper utanför staten, snarare än att uppfinna hjulet på nytt.

… och förslag

Mot bakgrund av detta föreslår utredningen att systematiska jämförelser ska vara en del av styrningen av statsförvaltningen och att detta ska vara tydligt uttalat från regeringen. Därför bör man ändra myndighetsförordningen så att det blir ett generellt krav att myndigheter ska använda sig av systematiska jämförelser för att utveckla verksamheten.

Utredningen föreslår även att man inrättar ett permanent program för systematiska jämförelser, med syftet att få igång lärandeprocesser.

– Detta ska inte vara ett program för uppföljning och kontroll utan för lärande, betonade Urban Karlström.

Utredningen föreslår att Ekonomistyrningsverket och Statskontoret får ett gemensamt uppdrag att utveckla, genomföra och förvalta programmet och att regeringen avsätter 10 miljoner kronor årligen för att myndigheterna ska kunna inrätta ett programråd som styr arbetet.

– Vi vill lägga det som ett generellt program för hela statsförvaltningen och att man sedan kan välja kluster fritt. Programrådet får avgöra vilka områden man vill gå in i och myndigheterna erbjuds att gå med, berättade Urban Karlström.

Utredningen föreslår fem områden där det kan vara intressant med systematiska jämförelser: Tillsynsverksamhet inom staten, där det finns ett 90-tal myndigheter med olika slags tillsynsuppdrag och varierande system för tillsynen; Statens lokalförsörjning; Arbetssätt för ökad integration; Statens upphandlingsverksamhet, som omsätter cirka 650 miljarder kronor per år och där det finns stor potential att spara pengar samt Statens stöd till forskning och innovation, bland annat i fråga om hur forskningsresultat kan implementeras i verksamheten.