– Sluta fantisera om bästa läget. Man måste hitta en metod för konstant utveckling. Vi är den första generationen som har teknologierna och kunskapen som gör det möjligt, uppmanade hon deltagarna.

Vinnovas förvaltningschef Leif Callenholm och Peter Lindelöf, direktör och avdelningschef för Innovationsledning, berättade sedan om Vinnovas arbete med att ta fram ett aktivitetsbaserat kontor.

2013 påbörjades arbetet med att se över vilka fördelar och nackdelar som kunde finnas med en aktivitetsbaserad arbetsplats och 2015 blev det nya arbetssättet verklighet. Medarbetarna blev av med sina skrivbord – och ägnade veckor innan till att bära hem, slänga och skanna in papper.

Ökad kreativitet

Idag har Vinnova en färgstark och kreativ miljö, där man kan välja mellan att jobba i en tyst zon, i mindre rum eller på en plats där det är liv och rörelse. Det finns även ett innovationstorg där man kan ta emot externa besök. Att jämföra med det ganska trista kontorslandskap med skrivbord övertäckta med papper och pärmar, som präglade arbetsmiljön tidigare.

Trots detta fanns det initialt en oro hos många inför förändringen.

Utvärderingar som har gjorts visar dock att såväl kreativiteten som trivseln och välmåendet har ökat på Vinnova. Dessutom har myndigheten stärkt sin attraktivitet som arbetsgivare.

– När vi påbörjade arbetet 2013 tänkte vi inte på att vi skulle stärka vårt varumärke. Men vi är ju Sveriges innovationsmyndighet, vi ska inte se ut som en vanlig myndighet, menade Leif Callenholm.

Tysta zoner

Idag finns det någon enstaka person på myndigheten med särskilda skäl som har en fast arbetsplats. Alla andra sätter sig där de vill – eller där det finns plats. Det är ok att sätta sig på samma plats varje dag – bara man tar bort sina saker innan man går hem på kvällen.

När Vinnova gick över till en aktivitetsbaserad arbetsmiljö la man stor vikt vid ljudmiljön. En tjock matta i fikarummet och ljuddämpning i väggarna håller nere ljudnivån.

– Det var många som längtade efter tysta zoner. Tidigare blev alla störda, sa Leif Callenholm och berättade att medarbetare som kommer tillbaka från sjukskrivningar får börja med att arbeta i en tyst zon.

Det finns dock utmaningar med det nya arbetssättet. Peter Lindelöf nämnde en av dem:

– Hur märker man att folk slutar? I vanliga fall ser man när någon tömmer skrivbordet, men nu kan det gå veckor innan man märker att någon är borta.

Han tipsade om en lösning på problemet som Microsoft använder sig av:

– De har en ”Wall of fame” och sätter upp bilder på dem som slutar på väggen.

Viktiga insikter

Sanja Lesic, projektledare på Jordbruksverket och Hanne Konradsen, ordförande för ST på Kammarkollegiet, var två av partsföreträdarna på studiebesöket. Båda myndigheterna ska själva införa aktivitetsbaserade arbetsplatser. Förutsättningarna och utmaningarna skiljer sig dock mellan myndigheterna. Medan Jordbruksverket har cirka 800 medarbetare på huvudkontoret i Jönköping, är Kammarkollegiet en betydligt mindre myndighet med totalt 270 medarbetare.

– Vi har ett jättespännande projekt där alla medarbetare på huvudkontoret ska flytta in i nya lokaler 2021 och få möjlighet att arbeta aktivitetsbaserat, sa Sanja Lesic och berättade att medarbetarna kommer att sitta utspridda på nio våningar, vilket gör att man inte har samma förutsättningar som Vinnova att bygga upp en överblickbar kontorsmiljö.

Hon menade att en av de viktigaste insikterna som hon fått av studiebesöket var att det är viktigt att inte vara rädd för förändring.

– Man ska våga testa nytt. Våga börja ta små steg och utvärdera sedan.

Hanne Konradsen menade att det kändes lugnande att höra att det funnits ett motstånd mot förändringen på Vinnova, men att man trots detta lyckats genomföra förändringen med gott resultat.

– Vi står inför samma resa. Det finns ett motstånd även hos oss inför en så stor förändring.

Så väl Jordbruksverket som Kammarkollegiet deltog partsgemensamt i studiebesöket.

– Det är jätteviktigt att vi gör saker tillsammans. Jag tror att det betyder mycket att vi hör samma saker och talar samma språk i en sådan process som vi står inför, sa Hanne Konradsen.