söndag 16 mars 2025
Hur får man samverkan att fungera genom hela samverkansstrukturen? Lösningen finns i den egna organisationen och kan se olika ut beroende på förutsättningarna. Vi besökte tre myndigheter med varierande uppdrag, storlek och geografisk spridning för att höra hur samverkan fungerar i deras organisationer. Hur har de organiserat sin samverkan för att det ska fungera, inte bara i centrala samverkansgruppen utan även mellan chef och medarbetare?
Det centrala samverkansavtalet ger lokala parter förutsättningar att anpassa och organisera samverkan utifrån den egna organisationens behov. Struktur och tydlighet är två nyckelfaktorer för att få samverkan att fungera. Det behöver vara tydligt på vilken samverkansnivå en fråga hör hemma. Då blir det också tydligt var ett beslut ska fattas.
– Ett syfte med samverkansavtalet i min mening är ju att medarbetarna ska känna en delaktighet i verksamheten, säger Håkan Bodin, avdelningsordförande för ST (OFR/S) på Patent- och registreringsverket (PRV).
– De ska känna att jag har möjlighet att föra fram mina åsikter om hur verksamheten bedrivs och förhoppningsvis, när man känner en sådan delaktig, mår verksamheten bra av det i slutändan.
Det är viktigt att både chefer och medarbetare har en förståelse för när frågor behöver lyftas i samverkanstrappan, till exempel från en arbetsplatsträff till avdelningssamverkan, menar Håkan Bodin. Det gäller till exempel när en fråga kan komma att påverka en annan arbetsgrupp eller enhet.
Jeanette Norman är avdelningsordförande för ST (OFR/S) i Lantmäteriet. Hon håller med:
– Det viktiga är att man samverkar där besluten tas.
– Det kan ju vara så att ett beslut tas någonstans, men får följdverkan där andra jobbar. Då behöver de också lyfta frågan, ta upp det på sin samverkan och se vad betyder det för oss och vad behöver vi göra utifrån det här beslutet.
På FastighetsmäkIarinspektionen (FMI) med trettiotalet medarbetare sker myndighetssamverkan i personalmötet. Elin Häggeborn är lokalt ombud för Saco-S och menar att det ger en helt annan möjlighet för medarbetare att diskutera frågor och komma med inspel. Att slippa mellannivån i samverkanstrappan ger ett mer aktivt deltagande bland de anställda.
– Parterna och även chef och medarbetare känner att om vi gör det här tillsammans så blir det bättre än om arbetsgivaren själv hade suttit och tänkt, säger Anna Ekholm, enhetschef för stöd, utveckling och kommunikation på FMI, som har jobbat med både MBL och samverkan i flera statliga organisationer.
– Och som arbetsgivare och HR känner jag ett omåttligt behov av att få bearbeta frågor med de som kan dem bäst.
– Det genomsyrar hela vår verksamhet, säger Mari Gremlin, arbetsplatsombud för ST(OFR/S) på FMI.
– Så jobbar vi med samverkan även när det gäller arbetsformer, fokusarbetsgrupper med blandade funktioner, som vi använder när vi jobbar fram nya arbetssätt eller frågor som vi behöver jobba vidare med inom myndigheten.
Jacob Bucht är kommunikatör och medarbetare på FMI. Hur tycker han att samverkan i myndigheten fungerar?
– Idag har vi flera forum där vi kan ta upp frågor, förslag och idéer. Framför allt är det de formella mötestillfällen som vi har, enhetsmöten och personalmöten.
Enhetsmöten har man mer frekvent och de har ett format som enligt Jacob Bucht är mer utformat för diskussion.
– Sedan har vi en massa andra tillfällen, inte minst verksamhetsplaneringen. Det är ett jättebra tillfälle att faktiskt påverka myndigheten på sikt. Vi har även månatliga avstämningar mellan chef och olika funktioner. Där finns det ju också tillfälle att ta upp frågor och idéer som vi har.
Lantmäteriet har kontor på ett femtiotal platser och 2 200 medarbetare. Här finns samverkansgrupper på central nivå och på verksamhetsområdesnivå. Om verksamhetsområdet är stort kan man enligt samverkansavtalet besluta om samverkansgrupper på ytterligare nivåer.
– Då är det oftast på enhetsnivå, berättar Jeanette Norman.
– På något ställe med större kontor har vi också kontorssamverkan för att få ett bra medinflytande på just det kontoret.
Om kontoret består av olika verksamhetsområden blir det ett bra sätt att knyta samman hela kontoret.
– Det vi har försökt göra är att anpassa strukturen efter den verksamhet vi har, säger Katarina Zetterqvist, verksamhetsområdeschef för HR och Hållbarhet på Lantmäteriet.
– Vi har skilda verksamhetsområden som jobbar lite olika och det gör att vi har behövt skapa förutsättningar för alla att faktiskt kunna jobba med samverkan på ett bra sätt.
– Att våga lyssna är en viktig framgångsfaktor, säger Katarina, som också framhåller vikten av att hjälpa organisationen, till exempel genom olika former av tips och råd på intranätet. Det kan handla om fast agenda eller hur man gör ett möte eller ett samtal bra och konstruktivt.
Andra tips som lokala parter på Lantmäteriet menar bidrar till engagemang är material på lärplattformen för både parter, skyddsombud och nyanställda.
På Fastighetsmäklarinspektionen har rekryteringsprocesser en arbetsgivarstation och en medarbetarstation som gör att kandidaten får träffa olika roller och arbetsgivaren får kompetens belyst från olika perspektiv. Anna Ekholm, enhetschef på FMI, framhåller det som en väldigt enkel samverkansmodell, som fungerar utmärkt.
– En nyckelfaktor och en framgångsfaktor är att samverkan är så mycket mer än de formella mötena, säger Patrik Rönnkvist, avdelningschef på design- och varumärkesavdelningen på PRV.
– Samverkan är hela tiden för mig. Det är när du står vid kaffeautomaten. Det är när du går in till någon och pratar. Det är att man vågar gå in till sin chef och säga så här tycker jag, så här känner jag, det här är bra och det här är mindre bra.
Det finns förstås en formell struktur och ordning för samverkan och för att ta beslut.
– Men jag tycker att man måste ha samverkan i vardagen, säger Patrik Rönnkvist.
– Jag tror att vi samverkar hela tiden utan att vi ens tänker på att vi samverkar, säger Anders Astonsson, som är digital strateg och medarbetare på FMI.
– Det kanske är den bästa formen av samverkan tycker jag, fortsätter han.
– Det är inte så att vi tänder den röda lampan och säger ”nu samverkar vi”, utan vi har hittat alla de här sätten att få in det i vardagen i stället. Då blir det samverkan på ett väldigt naturligt sätt med stöd av rutiner och andra typer av dokument som hjälper oss längs vägen.
Verktyget innehåller dialogdukar, filmer och annat stöd för att ta fram ett nytt eller utveckla ett befintligt lokalt samverkansavtal.
I dialogdukarna finns frågor som är viktiga att samtala om, till exempel frågor om delaktighet och engagemang:
Erfarenhet visar att förtroende och tillit är grundläggande för samverkan och en förutsättning för delaktighet och engagemang.
Nu kan du se kortare omklippta versioner av filmade samtal mellan lokala parter på tre myndigheter. Filmerna har tre teman:
Filmen om roller och mandat kan du se i spelaren här ovanför. Intervjuerna ingår i filmserien Samtal om samverkan och finns att se i sin helhet här.
En väl fungerande dialog på alla nivåer i samverkansstrukturen är grunden för samverkan. Då kan fler i organisationen bidra med sina perspektiv och erfarenheter. Det ger förutsättningar för en effektivare verksamhet och en bättre arbetsmiljö.
Samverkan kan organiseras efter den egna organisationens behov och se olika ut beroende på uppdrag, storlek och geografisk spridning.
Verktyget för utveckling av lokala samverkansavtal ger lokala parter stöd i processen att utveckla ett eget samverkansavtal utifrån de egna förutsättningarna. Här finns dialogdukar och filmer som tar er igenom hela processen eller de delar där ni behöver stöd och inspiration.
När ni ska börja samverka eller utveckla er samverkan dyker det ofta upp flera frågeställningar. Om frågorna hopar sig kan det vara bra med stöd för att komma vidare. Då kan ni använda er av Processtöd för nystart eller omstart av samverkan.
Det ger er möjlighet att på ett strukturerat sätt processa de frågor och utmaningar ni har lokalt kring att teckna ett lokalt samverkansavtal eller utveckla samverkansarbetet.
Processtödet kan användas under ett eller flera av stegen i verktyget för utveckling av lokala samverkansavtal.
